Verteilte Datenerfassung - Rettende Technologie die in Sachen Datenzuverlässigkeit, Sicherheit und Nachprüfbarkeit sehr hilfreich sein kann

Kofax White Paper Verteilte Datenerfassung Rettende Technologie In der heutigen globalen Wirtschaft ist Informationsaustausch unerlässlich. Unternehmen, die schnell, zuverlässig und möglichst kostengünstig zusammenarbeiten und Informationen austauschen können, haben Wettbewerbsvorteile. Wenn man zudem die heutigen gesetzlichen Anforderungen in Sachen Datenzuverlässigkeit, Sicherheit und Nachprüfbarkeit bedenkt, kommt man zu dem Schluss, dass die Datenthematik für ein Unternehmen sogar lebenswichtig ist. Die korrekte, rasche und effiziente Datenerfassung ist schnell zu einem Topthema für praktisch jedes größere Unternehmen geworden. Wichtige Daten können in Schriftstücken enthalten sein, die an irgendeiner Stelle des Unternehmens erstellt worden sind. Da 80 % aller Geschäftsdaten unstrukturiert sind, ist es umso schwieriger, sie zu integrieren. Wie kann man diese Daten unabhängig von ihrer Form (Papierform oder elektronische Form) zugänglich machen und den Erfordernissen eines jeden gerecht werden? Die klassische Lösung besteht darin, mehr Personal für die manuelle Datenerfassung bereitzustellen. Man kann Personal zum Scannen und Konvertieren von Kundenaufträgen, Lieferantenrechnungen oder Steuerunterlagen (um nur einige Beispiele zu nennen) einstellen. Diese Lösung ist aber unflexibel, erhöht die Kosten und beeinträchtigt die weltweite Wettbewerbsfähigkeit. Manuelle Datenverarbeitung ist nicht nur unökonomisch (die meisten Dokumente werden bis zu 19-mal White Paper • Verteilte Datenerfassung • Seite 2 nachgedruckt oder kopiert), sondern auch langsam Nichtskalierbarkeit und fehleranfällig. Werfen wir einen Blick auf die Im Durchschnitt wächst die Menge der von einem Arbeits- und Materialkosten im Zusammenhang mit typischen Unternehmen produzierten Informationen der Datenerfassung und -verarbeitung innerhalb eines jährlich um 50 %. Heutzutage erzeugt ein typischen Unternehmens: Wissensarbeiter im Jahr über 800 Megabyte an • Kosten für Dokumentenarchivierung: € 16 Dateninhalten, und diese Zahl wird weiter zunehmen. • Suche nach einem falsch abgelegten oder falsch Gleichzeitig verlangen gesetzliche Vorschriften, kategorisierten Dokument: € 93 dass die Sicherheit, Richtigkeit und Nachprüfbarkeit • Reproduktion eines verloren gegangenen Dokuments: dieser Informationen gewährleistet wird. Dies € 170 betrifft papiergestützte Informationen sowie E-Mail- • Rechnungsverarbeitung (wichtig für die Erzeugung Mitteilungen, Instant Messages und andere von Einnahmen): bis zu € 63 elektronische Daten, die tagtäglich im Unternehmen ein- und ausgehen. Diese Aktivitäten und die damit verbundenen Aufwendungen steigern die Kosten für jeden Verkauf Alle diese Daten (strukturiert, unstrukturiert, und schmälern unmittelbar die Gewinnspannen des papiergestützt oder elektronisch) müssen umgehend Unternehmens. Die Senkung oder Beseitigung dieser verarbeitet, integriert, gespeichert und abgerufen Kosten sollte ein vorrangiges Ziel sein, denn das dafür werden können, unabhängig davon, wo sie sich aufgewendete Geld kann für neue, ertragbringende befinden. Der Einsatz von Arbeitskräften, die diese Tätigkeiten verwendet werden. Tatsächlich Arbeit manuell durchführen, stellt global einen ständig führen die manuelle Dokumentenerfassung und wachsenden Kostenaufwand dar. Datenverarbeitung zu weiteren ausufernden Kosten für ein Unternehmen. Betrachten wir diese Problematik Post oder Eilbote etwas genauer. Das relativ einfache Verfahren, wichtige Unterlagen per Post zu versenden, ist langsam und mit Risiken Probleme der manuellen Datenerfassung verbunden. Die Unterlagen verlassen die relativ Heutzutage lagern Unternehmen zunehmend Teile sicheren Geschäftsräume und sind für eine Weile nicht ihrer Hauptgeschäftsprozesse aus. Es ist ein Trend zu in der Obhut des Unternehmens. Sie können sogar erkennen, dass Unternehmen weltweit mehr auslagern verloren gehen. Übernacht- und Expresszustellung und für diese Dienstleistungen auf mehr Bezugsquellen bieten eine bessere Verfolgbarkeit und mehr Service, zurückgreifen. Der Einsatz von Arbeitskräften zur sind aber wesentlich teurer und mit den gleichen manuellen Erfassung von Daten und zur Integration Sicherheitsrisiken verbunden. Außerdem ist bei vielen der Daten in verteilte Geschäftsprozesse ist Geschäftsvorgängen selbst eine Verzögerung der kostenaufwändig. So müssen beispielsweise an jedem Geschäftsprozesse um nur einen Tag unakzeptabel. externen Standort wichtige Workflow-Entscheidungen Die Fähigkeit, alle erforderlichen Informationen getroffen werden. Dies führt überall zu doppelter Arbeit von verschiedenen Standorten zu dem Zeitpunkt und kann auch zu Fehlern, unrichtigen Daten und einzuholen, zu dem die Informationen benötigt Verlust von Daten führen. All dies kostet Geld. werden, kann entscheidend sein, um die Konkurrenz zu schlagen. White Paper • Verteilte Datenerfassung • Seite 3 Die Aufwendungen, Sicherheitsrisiken und Lösung für Zwecke der Informationsübermittlung sein. Zeitverzögerungen, die mit dem Postversand Die Übermittlung erfolgt zwar fast augenblicklich, es umfangreicher Unterlagen (die manchmal Hunderte bleiben aber Sicherheitsfragen und andere Probleme. von Seiten umfassen) verbunden sind, kosten Beispielsweise erfordert FTP die Authentifizierung Geld und künftige Kunden, weil sie sich negativ außerhalb der aktuellen Computersitzung des auf die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens Anwenders. Die Notwendigkeit eines sekundären auswirken. Beim Versand von Daten via CD oder DVD Passworts führt oft dazu, dass das Passwort entfallen zwar diese Kosten, aber es bestehen die gemeinsam benutzt, auf Papier notiert oder gleichen Risiken und es sind zusätzliche manuelle gänzlich ausgeschaltet wird. Ohne Rücksicht auf die Prozessschritte erforderlich. Passwortstärke ist die FTP-Datenübertragung nicht verschlüsselt und ist leicht abzufangen. Fax- und Multifunktionsgeräte Viele Unternehmen verwenden für die Übermittlung FTP und andere Filesharing-Verfahren haben auch den von Daten immer noch Fax- oder Multifunktionsgeräte. Nachteil, dass die Übermittlung nicht bestätigt wird. Es Zwar ist die Datenübermittlung hier viel schneller gibt kein zuverlässiges, integriertes Verfahren, durch als beim physischen Versand von Dokumenten, aber das der fehlerfreie Empfang der Daten bestätigt wird. dennoch bleiben viele Probleme. Zum Beispiel muss Wegen dieser beiden Risiken sind viele Lieferanten, jemand die zu übermittelnden Seiten manuell in das Kunden und staatlichen Stellen schwer davon zu Faxgerät einlegen oder das Multifunktionsgerät bei überzeugen, auf dieser Basis Geschäfte zu machen. der Übertragung der Seiten eines umfangreichen Dokuments überwachen. Sicherheit ist nach wie vor Bedarf an niedrig qualifizierten, manuellen ein Thema, denn man weiß nie, wer die Daten beim Arbeitskräften Empfänger oder unterwegs abfängt (die falsche Person Alle Probleme im Rahmen der oben dargestellten nimmt das Dokument aus dem Multifunktionsgerät, Aufgaben werden umso gravierender, als für die oder jemand beschafft sich die Daten via Ausführung dieser Aufgaben sehr viel manuelle Datenabzweigung). Arbeit erforderlich ist. Mit zunehmenden Geschäftsansprüchen wird auch der Personal- und Weitere Probleme sind die Unmöglichkeit, die Büroraumbedarf zunehmen. Dies führt nicht nur Dokumente und die damit verbundenen Prozesse zu höheren Kosten, sondern behindert auch die nachzuverfolgen bzw. einer Prüfung zu unterziehen, Wachstumsfähigkeit des Unternehmens. Außerdem sowie die Telekommunikationskosten, die mühsame führen die Kosten, die mit der ständigen Einstellung manuelle Arbeit, die für das Ausführen der Aufgabe und Schulung von Mitarbeitern für solche Aufgaben erforderlich ist, und – beim Fax – die schlechte verbunden sind, zu Rentabilitätseinbußen. Qualität der empfangenen Dokumente. Deshalb ist es schwierig, das Übermitteln von Dokumenten per Fax in Das Unternehmen läuft Gefahr, auch in späteren einen sicheren, automatisierten Prozess zu integrieren. Phasen mit niedrigerem Arbeitsaufkommen mit dem gleichen hohen Personalstand zu arbeiten. Wenn FTP und andere dateibasierte Protokolle aber das Arbeitsaufkommen plötzlich zunimmt, wird FTP (File Transfer Protocol) und Network-Share-basierte die Fähigkeit des Unternehmens, neue Aufträge File-Swapping-Protokolle können eine verlockende zu übernehmen, unmittelbar davon abhängen, ob White Paper • Verteilte Datenerfassung • Seite 4 es in der Lage ist, mehr Mitarbeiter einzustellen falsche Nummer gefaxt werden, Seiten können und auszubilden.