Zukunftsaufgabe: IT-Welten verbinden

März 2011 Zukunftsaufgabe: IT-Welten verbinden Projektmanagement und Prozessoptimierung 2011 Die Eröffnung ihrer Hamburger Niederlassung haben die Geschäftsführer von Campana & Schott zum Anlass genommen, in einem Executive Briefing 2011 aktuelle Entwicklungen im Projektmanan- gement und der Prozessoptimierung zu beleuchten. Ihr Fazit: Die allseits diskutierten Trend-Themen Cloud Computing, Social Media, mobile Workforce und BI werden sich auch erheblich auf Projekt- management und Prozessoptimierung auswirken. Beste Voraussetzungen dafür schaffen die neuesten Microsoft-Produkte Project 2010 und SharePoint 2010. Aber nach wie vor gilt: Basis für erfolgreiches Projektmanagement und Prozessoptimierung bleibt das solide Know-how in der Konzeption von Projekten und das Wissen um Prozesse und Technologien. „Unterm Strich geht es Abbildung 1: Eindrücke des Executive Briefings in der neuen Niederlassung vis-à-vis der Hamburger Speicherstadt immer um das gleiche Ziel: Mit innovativen Technologien und opti- mierten Prozessen den größtmöglichen Nutzen für den Anwender zu realisieren.“ Dr. Christophe Campana Seit über 15 Jahren ist Campana & Schott im Bereich Projektmanagement (PM) und Prozessopti- mierung tätig. Geschäftsführer Eric Schott blickt auf mehr als 750 erfolgreich abgeschlossene Kundenprojekte rund um Microsoft Project zurück – und hat sein Ohr am Puls des Projektge- schäfts: „Wir beobachten bei den Anwendern heute ein besseres Verständnis und eine professio- nellere Herangehensweise, wenn es um die Einführung von Projektmanagement und die Einführung von Lösungen auf Basis Microsoft Project geht“, hat der Geschäftsführer beobachtet. „Zu Recht erwarten die Kunden von uns, dass wir mit jeder Lösung einen echten Mehrwert schaffen“, sagt Eric Schott. © Campana & Schott 2011 | Alle Rechte vorbehalten Aktuelle Trends Aus seiner intimen Kenntnis des Marktes und den spezifischen Anforderungen der Anwender liest er vier aktuelle Trends ab, die einen wesentlichen Einfluss auf die erfolgreiche Implementierung von MS Project haben: Trend 1: Auswahl des passenden Einführungsszenarios Nicht selten kam es hier in der Vergangenheit zu Problemen: Entweder waren die Konzeptionen für neue PM-Systeme derart ausgefeilt – „over-engineered“ –, dass ein Großteil der Funktionen nicht genutzt wurden. Oder es wurde nach dem Ansatz „one fits all“ mit einem Standard gearbeitet, der den spezifischen Ausprägungen des Kundenunternehmens nicht gerecht wurde. „Heute arbeiten wir mit flexiblen, meist iterativen Einführungsmodellen, mit denen wir auf die Kultur und Organi- sation des Kunden wesentlich besser eingehen können“, sagt Eric Schott. Trend 2: Die Abbildung kundenspezifischer PM-Prozesse in MS SharePoint Das neue Project basiert auf SharePoint. Damit lassen sich jetzt sowohl spezielle unternehmens- spezifische Prozesse wie Beantragung und Freigabe von Vorhaben abbilden, als auch weit über die Projektplanung hinaus Funktionen wie BI- und Analyse-Tools, Kollaborationsumgebungen, Social Media, mobiler Zugriff oder Content-Management integrieren. Dabei entfalten die Funktionen für Collaboration, Social Media und mobilen Zugriff besonders bei räumlich verteilten Projektteams eine neue Qualität der Projektarbeit. Trend 3: Die Bewältigung der Abhängigkeiten zwischen Projekten durch konsequentes und intelligentes Program Management Die Erfahrung von C&S zeigt, dass isolierte Einzelprojekte zunehmend eine Ausnahme sind. Nicht selten sind es zehn und mehr Projekte, die inhaltlich stark verbunden sind, parallel laufen und sich gegenseitig beeinflussen. Das Managen der Cross-Project-Abhängigkeiten wird deshalb zu einem wichtigen Erfolgsfaktor. Ein übergeordnetes Program Management ist bei komplexen Projekten eine zwingende Voraussetzung, um den Erfolg der Einzelprojekte zu gewährleisten. Trend 4: Die schnelle und bedarfsgerechte Umsetzung von Projektportfoliomanagement (PPM) „Vor einigen Jahren war PPM ein Hype-Thema; es gab vielfach überzogene Erwartungen – die dann natürlich oft enttäuscht wurden“, blickt Geschäftsführer Schott zurück. Inzwischen seien die Ansprüche an ein PPM auf einem realistischen Niveau. Als Instrument zur Priorisierung von Projekten, für die Ressourcenplanung und zum Steuern von Abhängigkeiten im Portfolio (s.o.) ist PPM in Unternehmen unverzichtbar. „Die Frage beim PPM lautet nicht, wie mache ich die Projekte richtig, sondern wie mache ich die richtigen Projekte“, formuliert Eric Schott den zentralen Ansatz von PPM. Die Lücke zwischen Systemwelten schließen Die Kluft zwischen Sowohl beim Projektmanagement als auch bei der Prozessoptimierung spielen für Campana & Schott die neuen Programmversionen Project 2010 und SharePoint 2010 eine zentrale Rolle. Denn ERP- und Office-Syste- in fast allen Unternehmen mit historisch gewachsener IT-Landschaft klafft eine große Lücke men ist kein tech- zwischen Enterprise-Systemen wie ERP oder CRM auf der einen und Office-Systemen wie Microsoft Word oder Microsoft Excel auf der anderen Seite. „Dabei handelt es sich nicht um ein technisches, nisches, sondern ein sondern ein strukturelles Problem“, erklärt Geschäftsführer Dr. Christophe Campana. Denn den strukturelles Problem vergleichsweise starren Enterprise-System stehen die Office-Systeme mit ihrer geringen Prozes- stiefe und nur ansatzweiser Integration in die LoB-Systeme (Line of Business) entgegen: „Die Poten- ziale einer IT-Unterstützung und -Automatisierung dieser Prozesse sind in den meisten Unter- nehmen kaum ausgeschöpft“, resümiert Dr. Campana. (Vgl. auch: Prozessautomatisierung zwischen ERP- und Office-Systemen). Nur etwa 20 Prozent der Geschäftsdaten liegen heute in strukturierter Form in den Enterprise- Systemen der Unternehmen vor. Demgegenüber stehen die semi-strukturierten Daten der Office- © Campana & Schott 2011 | Alle Rechte vorbehalten 2 Programme: Geschäftskorrespondenz, Verträge und Vereinbarungen mit MS Word, Tabellen, Listen und Kalkulationen mit MS Excel und der Austausch und die Verwaltung von E-Mails mit Microsoft Outlook. Nur zwanzig Prozent der Um diese beiden IT-Welten zu verbinden, bedarf es einer besonderen Art von Brücken-Technologie: Semi-strukurierte Prozesse.