Geschäftsführung

3 Geschäftsführung KAPITEL 3 Geschäftsführung Büroorganisation und Geschäftsabläufe verbessern Ihre Tätigkeit im Büro lässt sich effizienter organisieren, wenn Sie sich von »Zeitfressern« tren nen. Hier erfahren Sie, wie Sie es anstellen, die anstehende Tagesplanung zu vereinfachen. Im Anschluss zeigen wir Ihnen die Vorteile digitaler Geschäftsabläufe im Vergleich zu traditionellen Abläufen in Papierform. So helfen Ihnen im Onlinehandel verschiedene IT Systeme bei der Abwicklung Ihrer Aufträge. Damit schöpfen Sie das Unternehmenspotenzial voll aus und Ihre Auftragsabwicklung läuft schneller, besser und günstiger. Controlling – planen, kontrollieren, lenken Das Controlling plant, kontrolliert und steuert Aktivitäten. Als innovatives Führungsinstrument eignet es sich dazu, langfristige Unternehmensziele voranzutreiben. Sie benötigen einen Über blick über den Unternehmerlohn und alle anfallenden betrieblichen Kosten und Umsätze. Wir bringen Ihnen bei, wie Sie sich mit den richtigen Informationen rüsten. Ziel ist es, Rentabilität planbar zu machen. Wir haben für Sie einen Leitfaden entworfen, mit dem Sie strategische Ziele entwickeln und vorantreiben. Risiken kennen und absichern Jede Selbstständigkeit birgt ein unternehmerisches Risiko. Wer sein Unternehmen gut genug kennt, kann Krisen rechtzeitig bemerken. Wir zeigen, wer Ihnen hilft, falls Sie das Unternehmen sanieren oder liquidieren. Wer alles im Griff hat, kann sich mit der persönlichen und betriebli chen Absicherung beschäftigen. Als letzten Punkt betrachten wir das betriebliche Mahnwesen und den Ablauf des außergerichtlichen und gerichtlichen Mahnverfahrens. >>> Kapitel 3 Geschäftsführung 3.1 Büroorganisation und Geschäftsabläufe Gerade in der Startphase Ihres Unternehmens wissen Sie oft nicht, was Sie als Erstes machen sollen. Jede Menge Aufgaben und Termine liegen vor Ihnen. Die verfügbare Zeit ist aber leider begrenzt, egal wie viele Stunden Sie auch arbeiten. Und dann kommt noch alles Mögliche an einem Tag zusammen. Da wartet z.B. die Umsatzsteuervoranmeldung, wichtige E-Mails müssen beantwortet und Bestellungen mit Lieferanten geklärt wer- den, und persönliche Gesprächstermine stehen auch noch an. Verfallen Sie jetzt bloß nicht in panische Arbeitswut, das bringt nichts. Mit einem guten Zeitmanagement hält sich Ihr Stress in Grenzen. Dann geht die Arbeit besser von der Hand und Sie bringen geplante Aufgaben leichter zu einem positiven Ergebnis. Das steckt hinter dem Sprichwort »Eile mit Weile« oder managementorientiert ausgedrückt: »Wenn Du es eilig hast, gehe langsam.« Effektives Zeitmanagement bedeutet mehr als das bloße Sortieren der täg- lichen Arbeit nach Prioritäten. Weitaus wichtiger ist ein sinnvolles Selbst- management. Ihre Nerven und Ihre Familie werden es Ihnen danken. Zwei Begriffe sind für Sie in dieser Arbeitssituation ausschlaggebend: >> Effektivität, d.h., zielorientiert »das Richtige tun« (doing the right things) >> Effizienz, d.h., tätigkeitsorientiert »etwas richtig tun« (doing things right) Kleine Arbeits Effizienz ist optimierte Effektivität! Sie werden jetzt vermutlich leise vor sich pakete helfen hinmurmeln: Wenn das so einfach wäre. Nun, die Sache ist einfacher, als Sie vermuten. Rationell arbeiten Sie immer dann, wenn Sie sich an diese Vor- gehensweise halten: 1. Formulieren Sie die Aufgabenstellung schriftlich! 2. Zerlegen Sie die Gesamtaufgabe in übersichtliche Arbeitspakete! 3. Ordnen Sie einzelne Arbeitspakete nach Prioritäten und Terminen! 4. Erledigen Sie wichtige Aktivitäten und kontrollieren Sie das Ergebnis! Sie sind effektiv, wenn Sie Ihr täglich vorgegebenes Ziel erreichen. Wobei nur Sie selbst den dazu benötigten Aufwand einschätzen können, den Sie anhand des Kriteriums Effizienz beurteilen. Wir arbeiteten immer dann sehr effizient an diesem Buch, wenn wir trotzdem noch genug Zeit mit unseren Kindern verbringen konnten. Beim Schreiben dieses Kapitels haben uns Albert Pschera und Rosali Ziller mit fachlichen Tipps und Anregungen unterstützt. 148 Büroorganisation und Geschäftsabläufe Kapitel 3 3.1.1 Büroarbeit effizient organisieren Deutsche Manager arbeiten im Durchschnitt etwa elf Stunden täglich. Zeit einteilen baut Lothar Seiwert, ein anerkannter Experte für Organisationsmanagement, ist Stress ab davon überzeugt: »Mit optimalem Zeitmanagement könnten sie deutlich weniger arbeiten und mehr erreichen.« Nicht nur alleine mit einer effektiven und effizienten Arbeitsweise schaffen Sie Ihr tägliches Päckchen, Sie müssen Ihre kostbare Zeit auch richtig einteilen. Wie mein Selbst- und Zeitmanage- ment-Dozent Hans-Georg Wurm zu sagen pflegte: »Mit Zeitmanagement beherrschen Sie Ihre Zeit und Arbeit, anstatt sich von Ihrer Zeit und Arbeit beherrschen zu lassen«. www.seiwert.de Seiwert- Institut GmbH (Zeit- und Selbstmanagement) Zeitmanagement ist ein sehr weiter Begriff. Darunter fallen eine ganze Reihe Zeitplanung erfor nützlicher Strategien und Methoden, mit denen Sie Ihre private und berufli- dert Selbstdiszi plin che Zeiteinteilung organisieren. Ein konsequentes Zeitmanagement schafft mehr Übersicht, hilft beim Stressabbau, gibt Freiräume für neue Kreativität, schult den Blick für das Wesentliche und ermöglicht Ihnen mehr freie Zeit. Diese eingesparte Zeit soll Ihnen allerdings nicht dazu dienen, noch mehr Termine in Ihren Arbeitstag hineinzuquetschen. Ziel ist es, die Zeit optimal auszunutzen, indem Sie quasi sich selbst und Ihren Erfolg managen. Aktives Zeitmanagement erfordert dazu hauptsächlich eines: Selbstdisziplin. Zeitmanagement trennt Wichtiges vom Unwichtigen Planen bedeutet, zukünftige Handlungen bereits heute für morgen geistig Planen spart Zeit vorwegzunehmen. Durch eine konsequente und vor allen Dingen zielorien- tierte Zeitplanung organisieren Sie Ihre Aufgaben für den Tag oder für ein Projekt strukturierter. Gleichzeitig erhöhen Sie Ihre Leistungsfähigkeit. Pla- nen Sie genügend Freizeit zur Entspannung ein. Doch bevor Sie jetzt anfan- gen, Ihre gesamte verfügbare Zeit zu verplanen, denken Sie daran, dass nicht alle Aufgaben gleich wichtig sind. Einige Angelegenheiten sind wichtiger als die anderen. Doch welche genau Pareto Prinzip das sind, erkennen Sie nicht immer auf Anhieb. Eine allgemein gültige Regel besagt: Verschwende keine knappen und teuren Ressourcen. Dieses Erfolgs- rezept basiert wohl auf dem Pareto-Prinzip (80:20-Regel), dass ein deut- liches Missverhältnis zwischen Ursache und Wirkung feststellt: >> 80% der Umsätze werden durch 20% der Kunden generiert. >> 80% aller Nachrichten finden Sie in 20% aller Zeitungen. >> 80% des Ergebnisses wird in 20% der Zeit erstellt. 149 Kapitel 3 Geschäftsführung 20% 80% 80% 20% Abbildung 3.1: Pareto Prinzip – mehr Erfolg mit wenig Aufwand Prioritäten setzen Wenn mit nur 20% des Aufwands bereits 80% der Wirkung erreicht wer- den, dann bedeutet das anders formuliert: Mehr Erfolg mit weniger Auf- wand. Im Umkehrschluss heißt das leider auch, es wird eine große Menge Ressourcen nicht effizient eingesetzt bzw. sogar verschwendet. Wir müssen also lernen, wichtige Aufgaben von unwichtigen zu unterscheiden. Den gezielten Umgang mit Ihren Ressourcen können Sie sich mit einer simplen Methodik aneignen, indem Sie Prioritäten setzen. Wichtige und Dazu räumen Sie bestimmten Aufgaben Vorrang gegenüber anderen ein. dringliche Dafür stellen wir Ihnen das klassische Eisenhower-Prinzip in Abbildung 3.2 Aufgaben vor, das verschiedene Prioritätsklassen unterscheidet. Sie erfassen viel schneller, welche Aufgaben Sie an Mitarbeiter delegieren können. Falls Sie Ihre Aufgaben in ein Raster aus Dringlichkeit und Wichtigkeit einordnen, beschleunigt das Ihre Entscheidungen: >> A-Aufgaben: Vormittags einplanen und sofort erledigen. Beispiel: Kurzfristiges Angebot für Ihren wichtigsten Kunden. >> B-Aufgaben: Als Termin einplanen oder teilweise delegieren. Beispiel: Umsatzsteuervoranmeldung termingerecht erstellen. >> C-Aufgaben: Umfang reduzieren oder Aufgabe delegieren. Beispiel: Ablage sortieren und Schreibtisch aufräumen. >> D-Aufgaben: Ab in den Papierkorb damit und löschen.