"Kollaborieren oder Kollabieren?" Team Collaboration in der Enterprise 2.0

„Kollaborieren oder Kollabieren?“ Team Collaboration in der Enterprise 2.0 Sebastian Paulke, Stefan Simons, Bernhard Steimel Wort + Welt Media Consulting, Development & Operations Impressum: Autoren: Sebastian Paulke, Stefan Simons, Bernhard Steimel Schlussredaktion: Wort+Welt Media Consulting, Development & Operations Layout, Grafik & Druckvorbereitung: Projektkomplex.net Kontakt: MIND Business Consultants Hauptstr. 105 40668 Meerbusch Telefon: +49 (0) 2150 70554-0 Fax: +49 (0) 2150 70554-11 info@mind-consult.de www.mind-consult.net Copyright: Mind, Meerbusch, Dezember 2008 Alle Rechte vorbehalten Dieses Werk ist einschließlich seiner Teile urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die über die engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes hinausgeht, ist ohne schriftliche Zustimmung von m i n d Business Consultants unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen sowie die Speicherung in elektronischen Systemen. „Kollaborieren oder Kollabieren?“ Team Collaboration in der Enterprise 2.0 Autoren Sebastian Paulke, Stefan Simons, Bernhard Steimel Eine Studie der Business Consultants Mit freundlicher Unterstützung von ENTERPRISE TEAM COLLABORATION  MIND Über die Studie Vorwort: Team Collaboration in der Enterprise 2.0 Kooperationsfähigkeit gilt zunehmend als Schlüsselfaktor für erfolgreiches Wirtschaften. Unternehmen brechen zunehmend die traditionellen Unternehmensgrenzen auf und verzeichnen nach ersten Studien auch die erhofften Performanceverbesserungen. Mit der zunehmenden Verbreitung des Kooperationsgedankens haben sich zugleich die Anforderungen an das Management der Zusammenarbeit erhöht: Manager müssen sicherstellen, dass alle in ihren Projekten anfallenden Aufgaben stets "in Time", "in Budget" und "in Quality" erledigt werden. Die Steuerung und Umsetzung dieser Aufgaben sowie die Dokumentation des Erreichten hinsichtlich der inneren wie äußeren Anforderungen (Stichwort: Compliance) fällt vielen Organisationen immer schwerer: Der Aufwand für die Organisation einer anforderungsgerechten Aufgabenbewältigung nimmt stetig zu – während die verbleibende Zeit zur Erledigung von Aufgaben durch den hohen Kommunikations-, Koordinations- und Dokumentationsbedarf in gleichem Maße abnimmt. Die organisatorische Komplexität des Projektgeschäfts setzt Organisationen zunehmend „unter Druck“! Um Kooperation zum Wettbewerbsvorteil zu machen, suchen Unternehmen neben dem geeigneten Organisationsmodell adäquate Methoden und Werkzeuge, die schon auf der Infrastrukturebene dazu beitragen, die möglichen Vorteile einer Kollaboration auch ausschöpfen zu können: Informations- und Kommunikationstechnologie soll die organisationsübergreifende Kooperation erleichtern und neue Wege schaffen, den geänderten Anforderungen der Projektbeteiligten in und außerhalb des Unternehmens gerecht zu werden, frei nach dem Motto: Nur wenn es gelingt, die Kommunikation und Dateiverwaltung zu vereinfachen und die Aufgabenlösung optimal zu steuern und dokumentieren, werden die Potenziale echter Kollaboration gehoben. Unternehmen brauchen also Werkzeuge, die schnell aufzusetzen, flexibel anpassbar und gegebenenfalls auch schnell wieder aufzulösen sind. Die Vorreiter unter den kooperativ aufgestellten Unternehmen setzen daher auf die „neuen“ Webservices, wie sie aus dem Web 2.0 und dem Social Web bekannt sind. Auf dem Anbietermarkt versuchen immer mehr Softwareanbieter diesem Trend mit dem Angebot von Enterprise Team Collaboration Software wie (z.B. Microsoft Office Server Software), Aufgabenportalen (wie z.B. eXsolut) oder Unternehmenswikis (wie z.B. PBwiki) zu begegnen. Dabei geht es häufig auch darum, bestehende Systeme wie z.B. SAP-ERP oder -CRM und vergleichbare Monolithen mit Funktionalitäten zu versehen, die diese selber nicht bieten. Doch wie lassen sich diese Systeme in die Unternehmenskollaborationsprozesse integrieren? Wie werden sie von ihren Nutzern verstanden – als zusätzliches Tool, das zusätzlichen Aufwand bedeutet oder als Alternative, die die Zusammenarbeit vereinfacht? Was bedeutet die Einführung von Web 2.0 Technologien für das Management von Unternehmen und Projekten? Und was sind jenseits aller Erwartungen und Hoffnungen die tatsächlichen, nachweislichen Vorteile der Web 2.0 Kollaborationswerkzeuge? Diese Fragestellungen sollen die vorliegende Untersuchung beleuchten – und Unternehmen Ansätze aufzeigen, mit denen sie sicherstellen können, trotz des steigenden Kollaborationsbedarfes nicht zu kollabieren. Ich wünsche Ihnen viel Vergnügen bei der Lektüre. Karl-Heinz Land Chairmain, Mind Business Consultants Seite 2 von 86 ENTERPRISE TEAM COLLABORATION  MIND Studienfokus Die vorliegende Studie betrachtet, wie Unternehmen den aktuellen Herausforderungen vernetzter, kooperativer Organisationen (Team Collaboration) begegnen, wie Manager und Knowledge-Worker die aktuellen Instrumente zur Arbeitsorganisation beurteilen und ob die vielfach geforderte Transformation zur Enterprise 2.0 die erhoffte Lösung ist. Im Einzelnen werden folgende Fragestellungen adressiert: » Wie versuchen Unternehmen heute, "in Time", "in Budget" und "in Quality" den Anforderungen vernetzter, kooperativer Organisationen gerecht zu werden? » Wie wird derzeit Team Collaboration in der aktuellen Managementtheorie diskutiert? » Wie nehmen Manager und Knowledge-Worker die Arbeitsorganisation wahr? Entsprechen die Arbeitsmittel ihren Anforderungen und was sollte sich ändern? » Was kann man von ersten Beispielen aus der Unternehmenspraxis lernen, die auf webbasierte Enterprise Team Collaboration-Lösungen (kurz ETC) setzen? » Welche ETC-Plattformen und Lösungen bietet der Markt und welche Anforderungen erfüllen sie? » Welche Trends lassen sich für deren Einsatz bis 2010 erkennen? Methodologie: Auf welchen Grundlagen beruhen die Ergebnisse dieser Studie? » Desk Research und Auswertung von Sekundärstudien » Online-Befragung von Managern und Wissensarbeitern (n=152) » Experteninterviews mit Marktteilnehmern und Kunden - Erhebung und Analyse von ETC-Plattformen, Lösungen und Tools - Erhebung und Analyse von ETC-Fallstudien - Trendprojektionen Wer muss diese Studie lesen? Die vorliegende Studie richtet sich an die Führungskräfte aller Unternehmen, in denen Projektarbeit zunehmend zum Normalfall wird. Darunter sind ausdrücklich auch IKT-Entscheider verstanden, die sich neu mit dem Thema Enterprise Team Collaboration befassen müssen. Seite 3 von 86 ENTERPRISE TEAM COLLABORATION  MIND Über die Herausgeber und die Unterstützer M I N D Business Consultants MIND ist eine Unternehmensberatung für Strategie und Management mit Sitz in Meerbusch. MIND ist das Management- Netzwerk in den T.I.M.E.S Märkten mit ausgezeichneter Kontaktinfrastruktur und der relevanten Expertise, um alle Fragen des Business Developments mit Sachverstand professionell zu beantworten. Wir bieten Marktexperten mit konzeptionellem Know-how und nachweislich erfolgreicher Executive-Erfahrung. MIND berät Technologie-Unternehmen, Dienstleister, Investoren und öffentliche Auftraggeber in den wertschöpfungskritischen Bereichen Strategieanalyse und - planung, Dienstentwicklung und Vermarktung sowie Kundenprozessoptimierung. MIND bündelt langjährige Managementerfahrung in Marketing, Vertrieb und Kundenmanagement. Weitere Informationen unter www.mind-consult.net eXsolut eXsolut Produkte und Dienstleistungen sorgen für mehr Wertschöpfung durch ein "Mehr an Qualität": Qualität, die letztlich über die Wandlungs-, Innovations- und damit Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens entscheidet. Durch kundenzentrierte, anwenderorientierte, konsequente, zügige und zuverlässige Umsetzung und Weiterentwicklung des technischen Fortschritts in unseren Produkten und Dienstleistungen ist eXsolut der Wirtschaft und Verwaltung ein dauerhaft verlässlicher Partner. eXsolut wird in führenden Unternehmen und von zig-Tausenden von Benutzern bereits heute eingesetzt. Zu den Kunden des Aachener Unternehmens gehören z.B. Aixtron, Continental, FEV Motorentechnik, Hoesch, Philips, ThyssenKrupp und Saint-Gobain sowie viele andere Unternehmen. Weitere Informationen unter www.exsolut.com OPITZ CONSULTING OPITZ CONSULTING wurde 1990 als Gesellschaft für Organisationsberatung und Projektabwicklung gegründet. Das Unternehmen verfügt heute über eine Zentrale in Gummersbach und Standorte in Bad Homburg, Berlin, Essen, Gummersbach, Hamburg, Kraków (Krakau), München und Zürich. Die Gründungsidee bestand darin, Kunden im Bereich Organisation und Informationstechnologie so zu unterstützen, dass sie sich besser entwickeln als ihr Wettbewerb. Hierzu hat das Unternehmen ein breit gefächertes Leistungsangebot erarbeitet, das bei Business Process Consulting beginnt und mit der Unterstützung des IT-Systembetriebs endet. Weitere Informationen unter www.opitz-consulting.de RICOH Die RICOH DEUTSCHLAND GmbH mit Hauptsitz in Hannover ist die deutsche Tochter des japanischen Global Players Ricoh. Das Unternehmen Ricoh ist mit über 83.000 Mitarbeitern und einem Umsatz von 13,4 Mrd. Euro ein weltweit führender Hersteller für digitale Bürokommunikation. Ricoh Deutschland ist neben seiner Hauptverwaltung in Hannover bundesweit mit zehn Business & Service Centern vertreten und beschäftigt rund 1.600 Mitarbeiter.