Sicherheit für sensible Daten bei Fujitsu Technology Solutions

CASE STUDy Fujitsu Technology Solutions GmbH Sicherheit für sensible Daten bei Fujitsu Technology Solutions Personalabteilungen stecken in vertrauliche Dokumente ausge- einem Dilemma: Auf der einen tauscht”, erläutert Semmler. „Das FAST FACTS Seite müssen sie sicherstellen, dass muss auf eine Weise geschehen, die Kunde.............. Fujitsu Technology Solutions GmbH die Daten von Mitarbeitern keinem schnell, zuverlässig und vor allem Branche ........... IT Unbefugten in die Hände fallen. sicher ist.” Mitarbeiter ..... 10.500 Auf der anderen Seite sollen auch andere Abteilungen oder externe Datentransfer früher: mittels HERAUSFORDERUNG Dienstleister auf solche Informationen CD-ROM oder E-Mail Schutz personenbezogener Daten bei schnellem zugreifen können. Die Human- Der Transport der sensiblen Daten Austausch von Mitarbeiterdaten mit anderen Resources-Abteilung von Fujitsu erfolgte jahrelang auf eine Weise, Abteilungen und externen Dienstleistern Technology Solutions fand eine die in vielen Unternehmen üblich LÖSUNG Lösung: Sie setzt den elektronischen ist: Entweder wurden Dokumente Brainloop Secure Dataroom als hochsichere Datentresor der Münchner Firma auf CD-ROMs gebrannt und von Kommunikations- und Kollaborationsplattform Brainloop ein. einem Kurier zu den Empfängern transportiert, oder die Mitarbeiter NUTZEN „Der Schutz personenbezogener der HR-Abteilung hängten die › Hohes Maß an Sicherheit durch Zwei-Faktoren- Daten hat für uns oberste Priorität”, Dateien mit einfacher Dokumenten- Authentifizierung sagt Hartmut Semmler, Senior verschlüsselung an eine unverschlüs- › Web-basiert und somit innerhalb kürzester Zeit zu implementieren Director und Head of HR Payroll selte E-Mail an und verschickten sie › Integrierte Rechteverwaltung and Expert Services bei Fujitsu an die entsprechenden Adressaten. › Lückenlose Dokumentation aller Kommu- Technology Solutions (FTS). Das nikationsvorgänge Unternehmen zählt zu den größten Elektronischer Datenraum › Intuitive Benutzeroberfläche Anbietern von IT-Lösungen in für vertrauliche Dokumente Europa. FTS, das am 1. April 2009 Bei der Suche nach einer Alternative aus Fujitsu Computers hervorging, wurde FTS bei der Brainloop AG unterhält in Deutschland 14 Stand- fündig. Die Münchner Firma bietet Datenraum liegt, können Einblick orte. „Zwischen der Zentrale, den mit dem Brainloop Secure Dataroom nehmen. Bevor ein Anwender Zu- Niederlassungen und Externen einen elektronischen Dokumen- gang zu den Informationen erhält, werden häufig Personalunterlagen, tentresor an, in dem sich alle Arten muss er sich „ausweisen”: mit seiner Arbeitsverträge und andere von Daten aufbewahren lassen, E-Mail-Adresse und einem Passwort. ähnlich wie Papierdokumente in Alternativ dazu kann der registrierte einem Safe. Nicht einmal die Anwender auf eine Smartcard oder Systemadministratoren, die den ein Hardware-Token zurückgreifen, Server betreiben, auf dem der also ein Gerät, das Einmal-Passwörter erzeugt. Hauptsitz der Fujitsu Technology Solutions GmbH in München Case Study – Fujitsu Technology Solutions GmbH 2/2 Derzeit haben etwa 70 Mitarbeiter „Das erleichtert und beschleunigt von FTS – davon 25 aus der Zentral- in übergreifenden Projekten die abteilung Personal- sowie einige Zusammenarbeit mit Kollegen an Partnerunternehmen Zugriff auf anderen Standorten oder mit den Datentresor. „Von diesen 25 Personaldienstleistern und externen Mitarbeitern sind etwa 50 Prozent Prüfern.” Zudem ist ein asynchrones Externe”, sagt HR-Leiter Hartmut Bearbeiten von Dokumenten möglich. Semmler. Über den Dokumen- tentresor werden überwiegend Dokumente im Web-Browser Hartmut Semmler, personenbezogene Daten zwischen anzeigen HR-Leiter der Zentralabteilung Personal und „Ein Pluspunkt des sicheren Daten- externen Firmen ausgetauscht. raums ist die einfache Bedienung”, „In einem Verzeichnis im Secure spricht Hartmut Semmler einen und beschleunigt. Der Secure Data- Dataroom legt beispielsweise ein weiteren Faktor an. Dokumente im room ist schnell, sicher und einfach Dienstleister die erstellten Konto- elektronischen Dokumententresor zu bedienen. Was will man mehr?” auszüge zur Altersversorgung ab” können im Web-Browser „Internet erläutert Hartmut Semmler. Explorer” oder mit dem „Windows- Der Lösungsanbieter: Brainloop AG Explorer” angezeigt werden. Im Die Brainloop AG mit Firmensitz in Integrierte Rechteverwaltung letzteren Fall können Mitarbeiter München und Boston ist der führende Ein Grund, weshalb sich FTS für die Dokumente einstellen, indem sie Anbieter einer Document Compliance Lösung von Brainloop entschied, ist die entsprechenden Dateien in das Management Lösung. Der Brainloop der hohe Sicherheitsstandard bei Explorer-Fenster verschieben. „Das Secure Dataroom, ein web-basierter jedem Bearbeitungsschritt. So ver- beschleunigt das Kopieren von Dokumententresor, sichert die wendet der Brainloop Secure Data- Massendateien wie etwa der Ablage, Bearbeitung und Verteilung room eine „starke” Verschlüsselung. Kontoauszüge der Altersversorgung streng vertraulicher Dokumente im Dabei kommt das Verfahren AES von allen Mitarbeitern und das Unternehmen und über Unter- (Advanced Encryption Standard) nachfolgende Bearbeiten der Doku- nehmensgrenzen hinweg entschei- zum Einsatz – die derzeit beste Ver- mente erheblich”, sagt Semmler. dend ab. Dabei entsteht ein hoher schlüsselungstechnik auf dem Markt. Schutz vor internen und externen Insgesamt ist der Leiter der HR Angreifern bei gleichzeitiger Ebenso wichtig ist für Fujitsu Payroll & Expert Services von FTS Wahrung der gesetzlich vorgeschrie- Technology Solutions die integrierte mit der Brainloop-Lösung zufrieden: benen Nachvollziehbarkeit durch Rechteverwaltung. Sie regelt, „Mit dem Secure Dataroom haben Protokollierung aller Zugriffe und welche Person oder Personengruppe wir eine Möglichkeit gefunden, die Aktionen. was wann mit welchen Daten oder den Austausch von personenbezogen Dokumenten tun darf: lesen, Daten und anderen vertraulichen editieren, ausdrucken, kopieren Dokumenten deutlich vereinfacht oder weitergeben. „Dank der Versionskontrolle ist jederzeit nachvollziehbar, welche KONTAKT Änderungen an Unterlagen, insbe- sondere Verträgen, vorgenommen Weitere Informationen zur Brainloop AG finden Sie im Internet unter www.brainloop.de werden”, sagt Hartmut Semmler. Brainloop AG Fujitsu Technology Solutions GmbH Franziskanerstr. 14 Mies-van-der-Rohe-Str. 8 Copyright © 2009 81669 München · Deutschland 80807 München · Deutschland T: +49 (89) 444 699 0 T: +49 (89) 620 60 12 10 info@brainloop.de info@de.ts.fujitsu.com www.brainloop.de www.de.ts.fujitsu.com