Zehn Kriterien für ERP-Systeme, die das Online-Business
unterstützen sollen
Dynamics-NAV-Spezialist prisma informatik definiert in einer
Checkliste die Anforderungen, wie ein ERP-System mit dem
angebundenen Webshop reibungslos zusammenarbeitet.
Nürnberg, 23. Mai 2011. Online-Shops ohne eine Anbindung an ein ERPSystem
sind heute nicht mehr denkbar. Die prisma informatik GmbH,
Nürnberg, hat jetzt in einer Checkliste zusammengestellt, welche zehn
wesentlichen Anforderungen bei der Integration von Webshop und
Warenwirtschaft gegeben sein müssen, damit die Prozesse von der
Bestellung bis zur Auslieferung reibungslos ablaufen. Zusatzvorteil für den
Shop-Betreiber: Bei gutem Service und schneller Lieferung werden aus
Einmal-Kunden im Shop überzeugte Stammkunden.
„Die Betreiber von Webshops benötigen in hohem Maße
Prozessunterstützung, angefangen bei den organisatorischen Abläufen,
die eine Bestellung im Shop auslöst über die Finanzverwaltung bis hin zur
logistischen Abwicklung des Auftrags. Weil jeder Shop individuell ist, muss
das angebundene ERP-System hohe Flexibilität aufweisen. Es sollten
zudem neben unterschiedlichen Shop-Systemen auch
Verkaufsplattformen wie Ebay oder Amazon als Frontend genutzt werden
können“, rät Claudius Malue, Geschäftsführer von prisma informatik.
In folgenden zehn Punkten muss ein ERP-System den Online-Handel
unterstützen:
1. Prozesse müssen nahtlos ineinander greifen. Wichtig für
reibungslose Abläufe sind eine professionelle Steuerung sowie eine
abteilungsübergreifende und einheitliche Informationsbasis. Vertrieb,
Lager, Logistik, Einkauf und Rechnungswesen arbeiten somit sehr effizient zusammen. Die Prozessschritte folgen ohne Zeitverlust
aufeinander.
2. Nur ein System stellt die Daten bereit. Das ERP-System ist das
führende System für die Aktualisierung von Artikeldaten. Spezielle
Katalogtexte, Preise und Fotos können hier gepflegt und für das jeweilige
Frontend ausgewählt werden. Dies stellt eine saubere Abwicklung im
Hintergrund sicher und vermeidet Fehler.
3. Die Bestellverarbeitung erfolgt weitestgehend automatisiert.
Soll die Abwicklung von Online-Bestellungen möglichst automatisiert
ablaufen, lassen sich Workflows definieren, die bei bestimmten
Ereignissen den nachfolgenden Schritt ausführen. Etwa kann ein Versand
angestoßen werden, wenn die Zahlung des Kunden eingetroffen ist. Auch
eine integrierte Gutscheinverwaltung erleichtert den automatisierten
Prozess. Immer dann, wenn manuelle Eingriffe oder ausdrückliche
Freigaben erforderlich sind, zeigt das System diese an.
4. Das ERP-System hat Lager und Logistik im Griff. Damit der
Online-Shop mit schnellen Lieferzeiten punkten kann, ist eine permanente
Bestands- und Verfügbarkeitsprüfung im ERP-System notwendig.
Kommissionier- und Versandprozesse können automatisiert starten. Ein
zusätzlicher wertvoller Kundenservice ist die Sendungsverfolgung. Diese
setzt eine einfache Anbindung von Dienstleistern wie Paketversender und
Spediteure voraus.
5. Das ERP-System unterstützt Einkauf und Disposition. Die
Abverkäufe im Shop reduzieren den Lagerbestand. Das ERP-System
ermöglicht durch die Vernetzung der Abteilungen und die Automatisierung
von Bestellvorschlägen eine termingerechte Disposition. Dabei werden
auch die Kosten niedrig gehalten, denn das ERP-System verwaltet
Rabatte, Lieferfristen, Alternativ-Artikel und sonstige Konditionen für die
gelisteten Lieferanten.
6. Online-Shop und ERP erfüllen auch Kunden-Sonderwünsche.
Mit kundenindividuellen Varianten – zum Beispiel spezielle Aufdrucke,
Gravuren und ähnliches – sowie auch Sonderbeschaffungen oder
individuelle Konfigurationen erweitern Online-Shops ihr Sortiment und
können ihre Umsätze ausbauen. Das ERP-System muss solche
komplexen Prozesse unterstützen und entsprechende Aufträge generieren
bzw. die individuellen Besonderheiten abbilden.
7. Ein Auftragscockpit verschafft den Überblick. Die Aufträge aus
dem Online-Shop durchlaufen in der Regel automatisiert die Prozesskette
anhand von zuvor definierten Kriterien und Freigabe-Informationen. Damit
die zuständigen Anwender wissen, ob aktuell bestimmte Aufträge im
System „haken“ oder die Bestellungen lückenlos verarbeitet werden,
zeigen spezifische Cockpits den jeweiligen Ausschnitt der Prozesskette
an. Der jeweiligen Anwendergruppe wird auf einfache Weise die
Bearbeitung ermöglicht. Störungen und definierte Ausnahmebedingungen
müssen schnell zu erkennen und zu beheben sein.
8. Das ERP-System schützt vor unangenehmen Überraschungen.
Online-Shops sind häufig Opfer von Betrugsversuchen. Das ERP-System
filtert daher Adressdubletten heraus, meldet Betragsüberschreitungen
sowie auch den Versuch von Nutzern, durch Serienbestellungen Mengen oder
Betragsgrenzen zu umgehen. Entsprechende Aufträge werden
automatisch anhand flexibler Kriterien ausgesteuert.
9. Kennzahlen aus allen Unternehmensbereichen werden
bereitgestellt. Ob das Online-Business wirklich wirtschaftlich ist, zeigen
nicht allein die Umsätze. Das ERP-System stellt nicht nur Kennzahlen
einer Kosten- und Leistungsrechnung zur Verfügung. Darüber hinaus
sollten sich auch Bestellungen den jeweiligen Plattformen zuordnen, die
ertragreichsten Verkaufsplattformen ermitteln und Auswertungen in der
Finanzbuchhaltung erledigen lassen.
10. Informationen fürs Management liefern
Entscheidungsgrundlagen. Tagesaktuelle Informationen müssen die
Basis sein, um im schnelllebigen Online-Business die richtigen Entscheidungen zu treffen. Dabei sind Auswertungen über sämtliche
Unternehmensbereiche unverzichtbar. Sie liefern maximale Transparenz,
mit deren Hilfe die Vergangenheit beurteilt und die Zukunft geplant werden
kann. Ein optimales System stellt auch Informationen auf Artikel- und
Kundenebene bereit. Zudem sollten Warnmeldungen für bestimmte
Ereignisse definiert werden können, so dass im Bedarfsfall schnell reagiert
werden kann.
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