BRAICONN Studie: Lösungsansatz Document Shared Services

Document Shared Services Dokumentenbasierte Prozesse im Spannungsfeld von Komplexität, Compliance und Kosten. • Eine top-aktuelle Befragung beleuchtet erstmalig das Thema der Document Shared Services in Deutschland. Befragt wurden 118 Unternehmen im Zeitraum Mai-Juni 2008. • Document Shared Services werden unabhängig von der Unternehmensgröße immer beliebter. Noch existieren aber große Unterschiede in den jeweiligen Unternehmensbereichen und Einsatzfeldern. • Die befragten Unternehmen stellen fest: Der richtige Einsatz von dokumentenbasierten Prozessen verhilft zu mehr Umsetzungsflexibilität, zu einer verbesserten Daten- und Informationsqualität und verkürzt nachhaltig die Prozessdurchlaufzeiten im Unternehmen. Unter Document Shared Services versteht die BRAICONN Deutschland konsolidierte dokumentenbasierte Informationsprozesse im Sinne einer zentral angebotenen innerbetrieblichen Dienstleistung, die auf der Basis einer einheitlichen technologischen Umgebung voll integriert sind und bedarfsgerecht (flexibel) angepasst werden können. Hierbei kommt den Themen der Komplexitätsbeherrschung, der Einhaltung von Compliance-Vorgaben, dem Zielerreichungsgrad sowie letztendlich auch den Kosten eine besondere Bedeutung zu. Die erst vor wenigen Wochen abgeschlossene Interview-Phase mit insgesamt 118 Managern in Deutschland tätiger Unternehmen hat das Ziel verfolgt, auf der Basis neuester Untersuchungsergebnisse den Status Quo dafür zu bekommen, inwieweit sich moderne Formen dokumentenbasierter Geschäftsprozesse (Elektronisch, Papier) in den Unternehmen – und insbesondere in welchen Unternehmensbereichen – durchgesetzt haben. Inwieweit eignen sich Document Shared Services, eine flexible und kostengünstige Prozessorganisation im Unternehmen sicherzustellen? Wie ist der Status Quo in Deutschland? Wohin geht die weitere Entwicklung? Die vorab veröffentlichten Studienergebnisse fließen derzeit in einen eigenständigen Analysten-Report ein, der in Kürze auf www.adobe-solutions.de zur Verfügung stehen wird. Hierbei handelt es sich um ein Gemeinschaftsprojekt der Adobe Systems und der BRAICONN Deutschland. Grafik: Befragte Unternehmen nach Branchenzugehörigkeit, Gesamt = 118 Unternehmen Document Shared Services sind als eine Chance zu verstehen, ganze Prozessketten bei gleichzeitiger hoher Anwenderakzeptanz und Prozessflexibilität zu verbessern. Wurden früher mit dem Begriff der „Shared Services“ immer auch Themen wie Outsourcing und Ausgliederung verbunden, so haben immer mehr Unternehmen für sich erkannt, dass man auf der Basis innerbetrieblicher, zentraler dokumentenbasierter Prozessketten erhebliche Kosteneinsparungen und Effizienzzugewinne erzielen kann. Diese Unternehmen bauen immer intensiver neue Formen einer prozessunterstützenden Service-Organisation auf, die als interner Dienstleister für die Bereitstellung, die Pflege und den Betrieb dokumentenbasierter Geschäftsprozesse verantwortlich ist. Grafik: Derzeitiger Einsatz von Shared Services im Unternehmen im Sinne von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen nach Bereichen. Gesamt = 118 Unternehmen Unternehmen befassen sich verstärkt mit der unternehmensbereichs-bezogenen Einführung von zentral angebotenen und dokumentenbasierten Geschäftsprozessen. Schaut man sich die Situation in den befragten Unternehmen hinsichtlich ihrer derzeitigen und in Planung befindlichen Aktivitäten an, so ergeben sich über fast alle Unternehmensbereiche hinweg positive Veränderungen in Bezug auf die Einrichtung von Document Shared Service Center. In einem solchen „Center“ werden mehrere dokumentenbasierte Prozesse zentral im Unternehmen bereitgestellt. Dies betrifft vor allem die Unternehmensbereiche Personal, Controlling und Projektmanagement, die sich u.a. durch eine hohe Anzahl an wiederkehrenden und standardisierten Prozessen auszeichnen. Grafik: Bewertungsdimensionen im Controlling von Shared Service Centern, Gesamt = 118 Unternehmen Unternehmen wollen verstärkt zu einer Steigerung der Daten- und Informationsqualität im Geschäftsprozess kommen und gleichzeitig auch Ihre Prozessdurchlaufzeiten verringern. In den meisten Unternehmen wird es zukünftig mehr denn je erfolgsentscheidend sein, inwieweit neben modernen IT-Lösungen zur Prozessunterstützung auch die individuell passenden innerbetrieblichen Services vorhanden sind. Die mit der Einführung von Document Shared Service Centern verfolgten Ziele sind in den Unternehmen relativ einheitlich in Ihrer Ausrichtung und lassen erwarten, dass mit der Einführung von Document Shared Services eine neue Qualität und Flexibilität der dokumentenbasierten Prozessunterstützung erreicht werden kann. Grafik: Bewertungsdimensionen im Controlling von Shared Service Centern, Gesamt = 118 Unternehmen