Mit kleinen Schritten in Richtung elektronisches Archiv

In: Bekavac, Bernard; Herget, Josef; Rittberger, Marc (Hg.): Informationen zwischen Kultur und Marktwirtschaft. Proceedings des 9. InternationalenSymposiums fur Informationswissenschaft (ISI 2004), Chur, 6.-8.Oktober2004. Konstanz: UVK Verlagsgesellschaft mbH, 2004. S. 93 – 99 Mit kleinen Schritten in Richtung elektronisches Archiv Werkstattbericht aus dem Staatsarchiv St. Gallen Stefan Gemperli Staatsarchiv des Kantons St. Gallen Regierungsgebäude CH-9001 St. Gallen stefan.gemperli@sg.ch Zusammenfassung Die Langzeitarchivierung "elektronischer Akten" ist weitgehend ungelöst. Die 2002 erschienene Studie "Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von Unterlagen aus elektronischen Systemen" präsentiert einen Katalog von entsprechenden Sicherungsmassnahmen. Daran soll sich auch die Politik der einzelnen Archive ausrichten. Ausgehend von dieser Studie hat das Staatsarchiv St.Gallen den Versuch unternommen, auf die eigene Situation angepasste erste Lösungsschritte vorzulegen. Abstract The problem of the long-term preservation of electronic records is largely still unresolved. The 2002 study entitled "Swiss Strategy for Long Time Archiving of Electronic Records" puts forward a catalogue of appropriate measures for preserving digital data, which are also of relevance for informing the policies of individual archives. Taking this study as a basis, the State Archives of St. Gallen has made an initial attempt to set out the first steps towards a solution to this problem, tailored to its own situation. 1 Elektronische Langzeitarchivierung: Ausgangslage Archive sind sich im Klaren, dass elektronische Unterlagen ebenso wie konventionelle (in erster Linie Papier) analysiert, bewertet und – falls für archivwürdig befunden - erschlossen sowie dauernd zugänglich erhalten Dieses Dokument wird unter folgender creative commons Lizenz veröffentlicht: http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.0/de/ 93 Stefan Gemperli werden müssen. Allmählich fasst diese Erkenntnis auch ausserhalb der Archivwelt Fuss. Trotzdem wird in der Praxis noch selten entsprechend gehandelt: Die digitalisierte Gesellschaft setzt wegen des zu erwartenden Datenverlusts nach wie vor ihre Rechtssicherheit und ihr kollektives Gedächtnis (historisches Bewusstsein) aufs Spiel. Die Gründe dafür sind vielfältig. Da ist zunächst ein weitgehendes Fehlen von Knowhow oder Best Practices und von technischen oder organisatorischen Standards festzustellen. Hinzu kommen unterschiedliche, bisweilen sogar gegensätzliche Vorstellungen und Bedürfnisse von EDV-Anbietern, EDV-Anwendern, Informatikdiensten und Archiven. Deren Zusammenarbeit steckt bestenfalls in den Kinderschuhen. Auch ist die Position der Archive in den Verwaltungen üblicherweise eher schwach. Und nicht zuletzt sind die Kostenfolgen einer elektronischen Langzeitarchivierung schlecht abschätzbar. Sicherlich werden die Mittel, die für die traditionelle Archivierung aufgewendet werden, für eine elektronische Langzeitarchivierung nicht ausreichen. Dies beispielsweise deshalb, weil sich das Archivieren vom einmaligen, abschliessbaren Prozess zu einer Aufgabe, die dauernde Migrationen erfordert, wandeln muss. Der Verein Schweizerischer Archivarinnen und Archivare befasst sich seit einigen Jahren intensiv mit dieser Thematik. Zunächst galt es, sich auf die Wissenserweiterung der Vereinsmitglieder zu konzentrieren. Darauf aufbauend konnte die Konferenz der leitenden Archivarinnen und Archivare auf Kantons- und Bundesebene sowie des Fürstentums Liechtenstein (KLA) 2002 die Studie "Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von Unterlagen aus elektronischen Systemen" (Bericht KLA) vorlegen. Dieser Bericht schlägt einen Katalog von Massnahmen zur Sicherung elektronischer Unterlagen vor. Daran soll sich die Politik der einzelnen Archive, der Archivträger und der verantwortlichen Informatikdienste in Zukunft ausrichten. Der Bericht weist der interarchivischen Zusammenarbeit eine massgebende Rolle zu. Eine derartige Kooperation soll ihren Ausdruck unter anderem durch den Betrieb einer gesamtschweizerischen Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) finden. Mit der Schaffung einer derartigen Stelle beschreiten die Schweizer Archive – auch im internationalen Vergleich - eigentliches Neuland1. Die KOST wird ihren Betrieb aller Voraussicht nach auf Ende 2004 aufnehmen können. 1 Die Studie „Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von Unterlagen aus elektronischen Systemen“ bietet einen guten Überblick über den (internationalen) Forschungsstand und die entsprechende Literatur. 94 Mit kleinen Schritten in Richtung elektronisches Archiv Obwohl diese Entwicklungen an sich erfreulich sind, dürfen sie nicht darüber hinwegtäuschen, dass das Gros der Archive nach wie vor in einer zuwartenden Rolle verharrt: Weder die theoretische Wissenserweiterung noch der Aufbau einer Koordinationsstelle können die einzelnen Archive aber von der Notwendigkeit entbinden, in ihrem Verantwortungsrayon die Umsetzung von Massnahmen des Berichts KLA selber an die Hand zu nehmen. Jedes einzelne Archiv ist deshalb auch gefordert, den Versuchungen der Trägheit und des „Kopf-in-den-Sand-steckens“ zu widerstehen. 2 Elektronische Langzeitarchivierung im Kanton St. Gallen Das Staatsarchiv St.Gallen stellte hinsichtlich eines derartigen passiven Verhaltens keine Ausnahme dar. Die Gründe dafür waren durchwegs verständlich: Bereits die herkömmlichen Aufgaben beanspruchen die bescheidenen Ressourcen über Gebühr, und ein für die Problembewältigung ausreichendes Knowhow fand sich unter den Mitarbeitenden erst ansatzweise. Nur, auf die „Fitness“ des Archivs nehmen weder Aktenproduzenten noch IT- Politik des Kantons Rücksicht: Geschäfte werden nun einmal vermehrt mittels elektronischer Hilfsmittel erzeugt, bearbeitet und verwaltet. Bei der Einführung neuer elektronischer Fachanwendungen findet höchstens eine kurzzeitige Archivierung Berücksichtigung (je nach Zweck ein bis zehn Jahre). Auf der anderen Seite spürte das Staatsarchiv seit einigen Jahren Druck, „in der Sache doch vorwärts zu machen“ und „Lösungen anzubieten“. Beispielsweise hielt die Staatswirtschaftliche Kommission 2002 fest: "Digitale Daten können nach wie vor nicht archiviert werden. Die Staatswirtschaftliche Kommission erwartet, dass sich die neue Leitung des Staatsarchivs dieser Pendenz annimmt und alles daran setzt, sie einer Lösung zuzuführen.". Die Frage nach der Langzeitarchivierung elektronischer Unterlagen stiess glücklicherweise auch auf reges Interesse beim kantonalen Dienst für Informatikplanung (DIP). Auf dessen Initiative hin erarbeiteten er und das Staatsarchiv, zusammen mit einer für Informations- und Kommunikationssysteme führenden Consulting- und Engineering-Firma, im Frühjahr 2003 die Studie "Elektronische Langzeitarchivierung (ELAR) im Kanton St.Gallen". Ziel der Studie sollte es sein, die Erkenntnisse des gesamtschweizerischen Berichts KLA und vor allem dessen Empfehlungen auf die st.gallische Situation zu übertragen. Die Fragen: 95 Stefan Gemperli • Wo werden in der Staatsverwaltung bereits elektronische Daten produziert, denen mutmasslich Langzeitarchivwürdigkeit zukommt? Welche Vorhaben sind geplant? • Wie müsste die Rolle des Staatsarchivs bei der Sicherung, Bewertung, Übernahme und Vermittlung solcher Daten aussehen? • Welche Bedürfnisse und Anforderungen ergeben sich dadurch von Seiten des Staatsarchivs? • Welche kurz- und mittelfristigen Massnahmen müssten zu welchem Zeitpunkt durchgeführt werden? Welche Mittel wären zu ihrer Durchführung nötig? standen am Ausgangspunkt der Studie. 3 Resultate der Studie „Elektronische Langzeitarchivierung im Kanton St. Gallen“ Die Studie ermittelte bezüglich aller mit einer Langzeitarchivierung verbundenen Problemkreise erheblichen strategischen Klärungs- und Handlungsbedarf. Dieser beschlägt technische, vornehmlich und vordringlich jedoch organisatorische und rechtliche Aspekte. Als Verwaltungseinheiten davon betroffen sind das Staatsarchiv selber, der Dienst für Informatikplanung (d.h. die kantonale Informatikplanung (vor allem hinsichtlich des Vorgehens bei der Beschaffung neuer Systeme)) und die Dienststellen mit ihrer konventionellen oder elektronischen Aktenführung. Dem Handlungsbedarf soll durch Umsetzen eines Masterplans, bestehend aus einem Paket von Massnahmen unterschiedlicher Prioritäten, begegnet werden. Zusammenfassend empfiehlt der Masterplan: 1. Das Erarbeiten einer gesetzlichen Grundlage für das Staatsarchiv bzw. für die Archivierung im Kanton St.Gallen, die dem Einsatz der Elektronik in der Verwaltung Rechnung trägt. Die aktuelle Verordnung über das Staatsarchiv vom 26. Juni 1984 ist diesbezüglich obsolet, heisst es doch in Art. 4.2: Erhaltungswürdige Akten dürfen nicht durch magnetische oder andere beschränkt haltbare Informationsträger ersetzt werden. Das Staatsarchiv kann Ausnahmen bewilligen mit der Auflage, dass regelmässige Ausdrucke erstellt werden. 2. Die Neukonzeption der vorarchivischen Dienstleistungen des Staatsarchivs: Das bedeutet zunächst und vor allem, dass das Staatsarchiv anwendbare Bewertungsmodelle entwerfen und damit auch Bewertungsabläufe neu zu gestalten hat.