Public Electronic Procurement - Eine empirische Untersuchung

TECHNISCHE UNIVERSITÄT DRESDEN Fakultät Wirtschaftswissenschaften Public Electronic Procurement Eine empirische Untersuchung Abstract Ernest Kosilek/Wolfgang Uhr Inhaltsverzeichnis II Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis............................................................................................................II 1 Ausgangsbetrachtung .............................................................................................1 1.1 Projektziele ......................................................................................................2 1.2 Forschungsmethodik .....................................................................................3 1.3 Statistische Auswertung ................................................................................5 2 Theoretisches Rahmenmodell...............................................................................6 2.1 Strukturierungsansatz....................................................................................6 3 Zusammenfassung der Ergebnisse......................................................................9 Anlage ............................................................................................................................16 Ausgangsbetrachtung 1 1 Ausgangsbetrachtung Während die Anzahl der Aufgaben, welche durch die Kommunen1 wahrzune h- men sind, in den letzten Jahren kontinuierlich erweitert wurden (so z. B. die Pflicht der Kommunen jedem Kind einen Kindergartenplatz zur Verfügung zu stellen (§ 24 KJHG) oder die Sicherstellung der Flüchtlingsunterbringung ent- sprechend dem Asylbewerberleistungsgesetz (§ 10 AsylbLG)), wird ihnen durch den Bund und die Länder ein vollständiger Kostenausgleich bei Sach- und Ver- waltungsausgaben jedoch verweigert. Im Gegenteil, die bisher den Gemeinden zuerkannten finanziellen Mittel sollen in Zukunft sogar noch weiter gekürzt wer- den (z. B. durch die Erhöhung des Anteils von Bund und Ländern am Gewerbe- steueraufkommen von 23 auf 30 Prozent in den alten und von 15 auf 22 Pro- zent in den neuen Bundesländern bis zum Jahr 2004) 2. Die von den Gemeinden zur Lösung ihrer Finanzlücken erarbeiteten Vorschläge – Leistungsabbau bei freiwilligen Selbstverwaltungsaufgaben und Gebührene r- höhungen – stoßen jedoch zunehmend an die Grenzen ihrer sozialen Vertret- barkeit und politischen Durchsetzbarkeit. Die Bewältigung dieser Herausforde- rungen allein durch (Re-)Aktionen, die zu einer kurzfristigen Haushaltskonsoli- dierung führen, ist nicht länger tragbar. Ein Rahmen, der ein mögliches Lö- sungspotenzial bietet, ist die Transformation der „Verwaltungsinstitution Stadt“ hin zu einem „Dienstleistungsunternehmen Stadt“, das unter Berücksichtigung innovativer IT-Lösungen/-Konzepte und aufbauend auf tragfähigen Geschäfts- modellen3 seine Leistungsstrategie optimiert und unter einer stärkeren Beach- tung des Wirtschaftlichkeitsprinzips am Markt agiert. 1 Der deutsche Ausdruck „Gemeinde“ und der aus dem lateinischen stammende Begriff „Kommune“ sollen in der vorliegenden Arbeit synonym verwendet werden. Umschrieben werden sollen damit organisatorische Einheiten (kreisfreie Städte sowie kreisangehörige Städte und Gemeinden), die „ landesunmittelbare, von ihren Bürgern getragene einfache kommunale Gebietskörperschaften mit Gebietshochheit zur autonomen Selbstverwaltung universal überlassener oder speziell zugewiesener örtlicher (integraler und summativer) eigener Angelegenheiten des Gemeinwesens sowie zur weisungsabhängigen Verwaltung enumerativ, speziell oder generell zugewiesener fremder öffentlicher (Landes- oder Bun- des-)Angelegenheiten“ repräsentieren (Wolff;Bachof1987). 2 Bedingt durch die steigende Verschuldung der Bundesländer haben auch die Zuweisun- gen der Länder an die Kommunen kontinuierlich abgenommen. In den neuen Bundeslän- dern wurden diese seit 1992 um über ein Drittel und in den alten Ländern um über ein Viertel gekürzt. Die Investitionen der Kommunen lagen im Jahr 2001 um über 19 Mrd. DM (fast 30 Prozent) unter denen des Jahres 1992. 3 Ein Geschäftsmodell charakterisiert die im Rahmen einer Geschäftsbeziehung ausge- tauschten Produkte und Leistungen sowie die daran beteiligten Marktteilnehmer und deren 2 Ausgangsbetrachtung Einen deutlichen Anteil an den Ausgaben der Gemeinden stellen die Sachaus- gaben dar, die mit ca. 33 Mrd. EUR im Jahr 2000 die entsprechenden Ausga- ben des Bundes und der Länder deutlich übersteigen. Unterstellt man, dass durch eine elektronische Abwicklung der Beschaffungsprozesse 3 Prozent der Beschaffungsausgaben eingespart werden könnten, so entspräche dies fast den gesamten Mehrausgaben aller deutscher Kommunen für soziale Leistun- gen im Jahr 2000 gegenüber dem Vorjahr. Eine kommunale elektronische Be- schaffung kann daher als ein bedeutender Lösungsansatz für die oben gefor- derte Transformation der Kommunen zu Dienstleistungsunternehmen betrachtet werden. 1.1 Projektziele Ziel des Projektes war es festzustellen, ob und wenn ja in welchem Umfang sich Gemeinden bisher mit dem Themenfeld der elektronischen Beschaffung auseinandergesetzt haben. Dazu galt es: § eine Bestandsaufnahme der Charakteristika der kommunalen Beschaffung vorzunehmen, § die von den Gemeinden verfolgten politischen und leistungsspezifischen Strategien sowie die aktuellen Defizite der kommunalen Beschaffung her- auszuarbeiten, § festzustellen, in welchem Umfang von den Kommunen bereits Strategien (Implementierung, Finanzierung etc.) zur Nutzung des Internet im Rahmen von Beschaffungsmaßna hmen erarbeitet wurden, § die Anforderungen an die Funktionalität einer Electronic-Procurement- Software zu präzisieren, § die Erwartungen der Verwaltungen hinsichtlich der Unterstützungspotenziale durch Electronic-Procurement-Lösungen festzuhalten, § die Hindernisse bezüglich einer zeitnahen Implementierung/Umsetzung ent- sprechender Electronic-Procurement-Lösungen zu identifizieren und Rollen, es beschreibt den Vorteil, den die einzelnen Beteiligten aus der Teilnahme an einer Markttransaktion gewinnen und zeigt die dem Modell zu Grunde liegenden Erlösquellen auf. Ausgangsbetrachtung 3 § bereits am Markt verfügbare Procurement-Lösungen hinsichtlich ihrer Eig- nung zum Einsatz im Rahmen kommunaler Beschaffungsprozesse zu durchleuchten. Die Ergebnisse der Untersuchung sind sicher in erster Linie für die Kommunen selbst und ihre Lieferanten von Interesse, darüber hinaus aber auch für pote n- zielle Dienstleister/Mittler im Prozess der kommunalen elektronischen Be- schaffung und nicht zuletzt für Wissenschaftler und Studierende mit Interesse an einem Themenkomplex, der in Zukunft sicher an Bedeutung gewinnen wird. 1.2 Forschungsmethodik Die Grundgesamtheit der im Rahmen der Primärerhebung zu befragenden Ge- meinden bildeten alle deutschen Kommunen mit über 10.000 Einwohnern. Auf eine Berücksichtigung noch kleinerer Verwaltungsorganisationen wurde auf Grund eines sonst kaum zu vertretenden Kosten-Nutzen-Verhältnisses ve r- zichtet. Im Stichprobenrahmen wurden in einem nächsten Schritt all die Ge- meinden mit mehr als 10.000 Bürgern zusammengefasst, die mittels verfügba- rer Quellen und mit vertretbarem Aufwand ermittelt werden konnten. Als Quellen zur Auswahl der Zielobjekte dienten die Mitgliederverzeichnisse des Deutschen Städtetages und des Deutschen Städte- und Gemeindebundes, das Statistische Jahrbuch Deutscher Gemeinden 1999, das Statistische Jahrbuch für die Bundesrepublik Deutschland 1999, die Internetangebote der Landesre- gierungen der einzelnen Bundesländer sowie die Internetseiten einzelner G e- meinden. Durch die gewählte Vorgehensweise konnten 1.562 potenzielle Un- tersuchungsobjekte identifiziert werden4. Trotz der sorgfältigen Vorgehensweise kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass die tatsächliche Anzahl rele - vanter Kommunen von der ermittelten Zahl abweicht. Mögliche Gründe sind die kontinuierliche Bevölkerungsmigration, zeitliche Verzögerungen in der Verar- beitung und Publikation der relevanten Daten durch die verantwortlichen statis- tischen Ämter der Städte und der Länder, aber auch die in einigen Bundeslä n- dern verfolgte Neugliederung der Kreise und kreisfreien Städte im Zuge der kommunalen Gebietsreformen5. 4 Nicht berücksichtigt wurde auf Grund der besonderen Verwaltungsstrukturen und Bezie- hungen zwischen dem Land und dessen Bezirken die Bundeshauptstadt Berlin. 5 Als Ergebnis freiwilliger Reformschritte ist die Anzahl der sächsischen Kommunen im Zeit - raum 1990-1998 von 1.626 auf 773 kreisangehörige Gemeinden und 7 kreisfreie Städte 4 Ausgangsbetrachtung Der Erhebungsbogen besteht weitestgehend aus geschlossenen Fragen, wel- che die Befragten auf einer fünfstufigen Likert-Skala beantworten konnten. In seiner Endfassung hat der Fragebogen einen Umfang von 10 Seiten, auf einer weiteren Seite wurde den Befragten die Möglichkeit gegeben, ihre Anschrift zu hinterlassen. Dadurch sollte sichergestellt werden, dass Gemeinden, welche Interesse an den Ergebnissen der Studie gezeigt haben, die Resultate der ano- nymisiert durchgeführten Auswertung zur Verfügung gestellt werden können. Im Anschluss an die durchgeführten Pre-Tests wurde die gedruckte Fassung ab dem 12. Juni 2001 an 1.