Case Study: Hamburg wickelt seine Vergaben elektronisch ab ‑ über die erste zertifizierte und auditierte Vergabelösung Deutschlands

Healy Hudson Success Story Hamburg wickelt seine Vergaben elektronisch ab – über die erste zertifizierte und auditierte Vergabelösung Deutschlands Wie jedes Unternehmen kauft die Freie und Hansestadt eingesetzte Lösung vorweisen. Der übersichtliche Aufbau Hamburg Waren und Dienstleistungen ein, um ihre Auf- von Healy Hudsons Procurement Suite sowie die Komplett- gaben zu erfüllen. Die Finanzbehörde Hamburg ist dabei abdeckung der gesamten Bandbreite öffentlichen Beschaf- verantwortlich für die Organisation und den Haushalt fens waren weitere wichtige Zuschlagskriterien. der gesamten Hamburger Verwaltung ohne öffentliche Unternehmen. 80 % des Gesamtbeschaffungsvolumen der Im Anschluss folgte ein über zweijähriger Entwicklungs- Hamburger Verwaltung werden über die Finanzbehörde und Pilotprozess. „Die Integration der Vergabearten waren abgewickelt. dabei der Knackpunkt“, fasst Heidrun Iwen, Projektleiterin eVergabe bei der Finanzbehörde, Schnell und einfach online ausschrei- die Herausforderung des Projektes ben – das wünschte sich die Finanz- „Mit eVergabe können unsere zusammen. Ein Glück, dass es eine behörde Hamburg schon lange. User die Vergabeprozesse sicher konstante, sehr enge und partner- Genau wie in der freien Wirtschaft, schaftliche Zusammenarbeit zwi- und transparent abwickeln. wo elektronische Ausschreibungs- schen Healy Hudson und der Finanz- lösungen schon seit geraumer Zeit Zudem wird der Bieterwettbe- behörde gab, so dass das einzig- erfolgreich eingesetzt werden, sollte werb unterstützt, was uns hohes artige Know-how beider Partner in auch die Stadt Hamburg von den Ansehen bei unseren Lieferanten eine gemeinsame Vergabelösung Vorteilen eines elektronischen Ver- einbringt.“ gebündelt werden konnte. Im Jahre gabesystems profitieren: Peter Oetzmann, Leiter des Ausschreibungsreferats 2003 dann der Durchbruch: Die Plattform wurde live geschaltet. ■ Kosteneinsparung durch schlanke Die Anwender der Finanzbehörde Prozesse und Volumenbündelungseffekte konnten ihre ersten vollelektronischen Ausschreibungen tätigen – und das VOL- und VOF-konform! Die Finanz- ■ Preistransparenz, Revisionssicherheit und effiziente behörde setzt die neue Software seitdem bei nationalen Kollaboration und europaweiten öffentlichen Ausschreibungen und Ver- gaben ein, für die Sie als zentrale Beschaffungsstelle und ■ Prozessautomation durch Wiederverwendbarkeit, im Rahmen ihrer Servicefunktion für andere Behörden und Standardisierung und Optimierung. Ämter in Hamburg zuständig ist. Eine fertige Lösung gab es jedoch im öffentlichen Beschaf- „Die User waren sehr angetan von der einfach zu bedie- fungswesen nicht, wie eine Umfrage unter anderen nenden Oberfläche“, erläutert Peter Oetzmann, Leiter des Bundesländern ergab. Um trotzdem nicht auf ein kom- Ausschreibungsreferats, die Erfahrungen seiner Mitarbei- fortables und vor allem Kosten sparendes Modell verzich- ter mit dem Live-System. Der besondere Clou ist, dass die ten zu müssen, beschloss die Finanzbehörde, selbst aktiv zu Vergabelösung den Vergabeprozess im bekannten Ablauf werden und damit das erste Bundesland Deutschlands zu abbildet, aber gleichzeitig an den entscheidenden Stellen werden, das vollständig elektronisch ausschreibt. Das IT-Referat der Finanzbehörde Hamburg, wurde, unter der Leitung von Frau Heidrun Iwen, mit dem Projekt beauf- tragt. Die Ziele waren hoch gesteckt: Die neue IT-Lösung sollte internetbasiert sein und die Prozesse medienbruch- frei, technisch sicher und rechtskonform abwickeln. Zwei mögliche Alternativen – die Weiterentwicklung der alten Software bzw. die Neuentwicklung einer eigenen Software – wurden verworfen, und so begann die intensive Suche nach einer geeigneten Standardsoftware. Im Rahmen einer Ausschreibung erhielt die Firma Materna mit dem Subunternehmer Healy Hudson Anfang 2001 den Zuschlag. Healy Hudson konnte als einziger von insgesamt 69 Bietern mit der Public Procurement Suite eine produktiv können über die eVergabe ausgeschrieben werden. Eine Einteilung in Lose ermöglicht es jedem Lieferanten – egal welcher Größe – daran teilzunehmen. Bereits 50 Prozent der Angebote werden heute elektronisch abgegeben – die Akzeptanz unter den Lieferanten ist enorm hoch und steigt ständig. „Diese Modernisierung bringt einen unmittelbaren Nutzen für Bürger und Betriebe. Sie verhilft sowohl der Verwal- tung als auch den Unternehmen zu optimalen Geschäfts- prozessen“, betont Iwen die Bedeutung der innovativen eGovernment-Initiative. „Mit eVergabe können unsere User die Vergabeprozesse sicher und transparent ab- wickeln. Zudem wird der Bieterwettbewerb unterstützt, was uns hohes Ansehen bei unseren Lieferanten ein- bringt“, fügt Oetzmann hinzu. Nicht ohne Grund war das Vorzeigeprojekt der Stadt Hamburg eines von zwei europäischen Projekten, die 2002 für den internationalen beschleunigt und automatisiert. Jeder Schritt wird dabei eGovernment Award in Washington nominiert waren. genauestens dokumentiert. Berührungsängste können so selbst bei Software-unerfahrenen Mitarbeitern oder kleinen Mit der eVergabe 4.0 der Healy Hudson arbeitet die Lieferanten nicht entstehen – die Software führt ihre User Finanzbehörde Hamburg so mit der einzigen zertifizierten Step-by-Step! Die Anforderungen an die IT-Infrastruktur und durch einen unabhängigen Gutachter auditierten Ver- zur Nutzung der Software sind gering: ein Standard-PC mit gabelösung Deutschlands. Um vorausschauend planen zu Internetzugang ohne zusätzliche Softwareinstallation können, sind bereits jetzt Schnittstellen zu SAP R/3 berück- reicht aus, um als Anwender die Vergabesoftware zu nutzen sichtigt. Die Finanzbehörde will in Kooperation mit Healy oder sich als Lieferant an einer Ausschreibung zu beteiligen. Hudson das Verfahren noch weiter ausbauen. So plant man unter anderem, weitere Vergabestellen mit einzubeziehen Ein Vergabeprozess beginnt in Hamburg bei der Finanz- und dadurch auch andere Behörden zu modernisieren. behörde, die basierend auf den Bedarfen der Dienststellen (Serviceausschreibung) oder auf den Daten für Rahmenver- träge die öffentliche Ausschreibung formuliert. Die Bieter können ihre Angebote über das Internet mittels digitaler Auf einen Blick Signaturkarte oder wahlweise über eine Kombination mit Mantelbogen per Fax oder Post bzw. auch konventionell Ausgangslage: Klassische Vergabeprozesse einreichen. So bleiben Rechtsverbindlichkeit und Wettbe- Eingesetzte Lösung: eVergabe werbsgleichheit gewahrt. Danach werden die Angebote Erfolge: anhand von qualitativen und quantitativen Kriterien aus- ■ Elektronische Abwicklung VOL- und VOF-konformer gewertet. Per E-Mail wird eine Mitteilung über die Zu- Ausschreibungen schlagserteilung vorab an die Bieter verschickt. Daraus resultierende Kataloge können später direkt in eine Kata- ■ Kosteneinsparung, Preistransparenz und logbeschaffungslösung integriert werden. Die Beschaf- Prozessautomation fungswege werden so erheblich verkürzt, zudem können ■ Hohe Akzeptanz unter den Lieferanten bereits genutzte Ausschreibungen erneut als Vorlage ver- ■ Nominierung für internationalen eGovernment wendet werden.