Case Study: Internetportal bringt Behörden und Wirtschaft enger zusammen

anwenderbericht Internetportal bringt Behörden und Wirtschaft enger zusammen Das Landratsamt Passau modernisiert Verwaltungsabläufe durch ein Internetportal. Ergebnis: Optimierte Prozesse, sinkende Kosten und steigende Einnahmen. moderne Verwaltung in einer vernetzten Welt Der Landkreis Passau befindet sich wie viele andere öffentliche Verwaltungen in einem umfassenden Modernisierungsprozess. Mit eGovernment-Lösungen auf Basis von Adobe Software wurden bereits erfolgreich Themen wie die Bauauskunft oder KFZ-Wunsch- kennzeichen für die Bürger online verfügbar gemacht. Mit dem neuen Schwerlastportal LanDratsamt Passau hat man nun die Wirtschaft im Visier. Speditionen können mittlerweile ihre Anträge für Der Landkreis Passau ist mit 38 Gemein- Schwertransporte online stellen. Damit werden bisher zeitaufwendige und bürokratische den, darunter vier Städten und 13 Märk- ten, sowie rund 187.000 Einwohnern Antrags- und Genehmigungsverfahren beschleunigt. Die Mitarbeiter des Landratsamtes der fünftgrößte Landkreis in Bayern. Mit werden entlastet, Speditionen sparen viel Zeit und ganz nebenbei steigen die Gebührenein- innovativen IT-Lösungen realisiert man nahmen des Landkreises. eGovernment für Bürger und Wirtschaft. www.landkreis-passau.de egovernment als antwort auf komplexe und teure abläufe BranchE Schwerlasttransporte sind notwendig, um beispielsweise Brücken, Schiffe, Maschinenteile Öffentliche Verwaltung oder Flugzeugkomponenten zu transportieren. Immer dann, wenn ein Fahrzeug oder die Ladung die zulässigen Abmessungen, Achslasten oder Gesamtgewichte überschreitet, muss die Fahrt im Vorfeld von der zuständigen Straßenverkehrsbehörde genehmigt werden. Der hErausfOrDErungEn Antrag muss 14 Tage vor Transportbeginn eingereicht werden, die Erlaubnisbehörde holt • Senkung des hohen Verwaltungsaufwandes für die Genehmigung von Schwerlasttransporten dann weitere Zustimmungen von Straßenbaubehörden, Bahn und Polizei ein und erteilt den • Im Wettbewerb der Kommunen Genehmigungsbescheid. erfolgreich bestehen Auf dem Weg zu mehr Effektivität führte das Landratsamt zusammen mit T-Systems • Besseren Service für Speditionen bieten eine Organisationsuntersuchung durch, um Bereiche zu identifizieren, in denen sich mit IT-Lösungen bestehende Abläufe optimieren lassen. Schnell kristallisierte sich dabei der Lösung Bereich der Schwerlastanträge heraus. Kein Wunder, denn in Spitzenzeiten müssen bis zu Mit intelligenten PDF-Formularen realisiert das 50 Anträge täglich bearbeitet werden. Pro Jahr addierten sich die Genehmigungsanträge Landratsamt Passau eine Antragsplattform auf mehr als 4.000 Stück, Tendenz steigend. Dabei fielen pro Antrag bis zu 70 Seiten Papier im Internet und löst damit papierbasierte an. Das summierte sich auf über 160.000 Seiten pro Jahr, die ausgedruckt und archiviert Prozesse durch einen digitalen Workflow ab. werden mussten. Dass viele Daten dabei fehlerhaft waren, entweder durch Fehler bei den Medienbrüchen oder weil Handschriften unleserlich bzw. nicht alle Felder korrekt ausge- EIngEsEtztE PrODuKtE füllt waren, erschwerte die Abläufe zusätzlich. • Adobe® Reader® 7 „Auf Grund des steigenden Antragsvolumens war die Bearbeitung auf Basis von Faxen und • Adobe® Acrobat® Professional Papierformularen für uns nicht mehr länger tragbar“, erinnert sich Rudolf Stimpfl, stellver- • Adobe® LiveCycle® Designer tretender IT-Leiter beim Landratsamt Passau. „Unsere Mitarbeiter waren fast nur noch mit • Adobe® LiveCycle® Reader Extensions Ablage und Recherche beschäftigt. Hinzu kamen die vielen Anrufe der Speditionen, die wissen wollten, wie der Status ihres Antrages ist.“ • komXpress • komXwork zusammenführung von Papier und digitalen Prozessen • EASY ARCHIV Bei der Umsetzung des Projekts griff man auf bewährte Software und Partner zurück. In zusammEnarBEIt mIt Gemeinsam mit dem Systemhaus LivingData hatte man bereits sehr gute Erfahrungen mit LivingData GmbH – Das Systemhaus ist eine der Adobe-Technologie machen können. Daher war klar, dass auch das neue Schwerlastpor- 100%-ige Tochter der Anstalt für kommunale tal auf diesen Komponenten basieren sollte. Datenverarbeitung in Bayern. Ein Schwerpunkt sind Workflow- und eGovernment-Lösungen Basis der von LivingData entwickelten Lösung sind PDF-Formulare, die zur Erstellung, für Kunden aus dem öffentlichen Sektor. Bearbeitung und Verwaltung intelligenter Dokumente genutzt werden. Die Formulare www.livingdata.de werden mit dem Adobe LiveCycle Designer, der in Adobe Acrobat Professional enthal- ten ist, erstellt und in einem von der LivingData entwickelten Internetportal abgelegt. Speditionen, die diese Formulare nutzen wollen, müssen sich aus Sicherheitsgründen einmal registrieren und erhalten dann Zugang zum Portal sowie einen digitalen Stempel Papierformulare adè: Mit dem Schwerlastportal reduziert das Land- ratsamt Passau Bearbeitungszeit und Kosten und erhöht die Kundenfreundlichkeit. Ein wichtiger Schritt, um die Leistungsfähigkeit der Behörde zu verbessern. „mit adobe-technologie können zur sicheren Identifikation. Durch Einsatz der Adobe LiveCycle Reader Extensions werden erweiterte Möglichkeiten im Adobe Reader zugänglich gemacht. Daher können die Spedi- wir unsere Verwaltungsabläufe tionen das Formular nicht nur digital ausfüllen und einreichen, sondern auch abspeichern. digitalisieren, Bürokratie abbauen, Das bietet sich an, um das Formular für Dokumentationszwecke zu archivieren oder es zu Kosten einsparen und die Leis- einem späteren Zeitpunkt zu vervollständigen, falls beispielsweise noch zusätzliche Infor- tungsfähigkeit unserer Verwal- mationen eingetragen werden müssen. Alle bisher anfallenden Papierformulare entfallen tung steigern.“ ebenso wie Medienbrüche oder Lese- und Eingabefehler. Rudolf Stimpfl, Die Sachbearbeiter im Landratsamt überprüfen die eingehenden Anträge und leiten diese stellvertretender IT-Leiter Landratsamt dann per E-Mail an die anderen Behörden weiter. Die Verwaltung der digitalen Doku- Passau. mente einerseits und der Papierdokumente andererseits wird mit komXwork von Living- Data realisiert. Das eingehende PDF-Formular erzeugt automatisiert einen kompletten Vorgang im Dokumentenmanagementsystem komXwork. Die Datenübergabe ist dabei mit einem XML-Schema realisiert. Auch der gesamte Workflow, also Austausch der Doku- mente unter den Sachbearbeitern und die Kommunikation mit anderen Behörden, wird mit einer LivingData Software – komXpress in Verbindung mit komXwork – umgesetzt. Die sichere Archivierung aller anfallenden Unterlagen realisiert man mit dem Easy Archiv.