Die Doppik-Einführung - Erfahrungen der Deutschen Telekom AG

Die Doppik-Einführung Erfahrungen der Deutschen Telekom AG (BS) Die Kommunen bereiten sich auf die Einführung der Doppik im kommunalen Haushaltswesen vor. Viele Kommunen sind intensiv mit diesem Thema beschäftigt. Denn zwischen 2005 bis 2011 müssen alle Städte und Gemeinden in Deutschland die Einführung der doppischen Haushaltsführung umgesetzt haben. “Beim Wandel von einer Behörde zum wettbewerbsorientierten Unternehmen hat die Deutsche Telekom AG bereits vor zehn Jahren die Kassenführung von der Kameralistik auf doppische Haushaltsführung umgestellt. Gleichzeitig haben wir ein kaufmännisches Controlling eingeführt”, berichtet Günter Martin, Manager bei Vivento, Deutsche Telekom AG. In einem Fachvortrag auf dem Verwaltungskongress Effizienter Staat im Juni hat Martin diesen Transformationsprozess genau beschrieben und die aus eigenen Erfahrungen gewonnenen Erkenntnisse für eine erfolgreiche Bewältigung dieser kommunalen Aufgabe benannt. “Für uns ist die Herausforderung, der sich die Kommunen stellen müssen, nahezu ein Dejà-vu”, sagte er in Berlin. “Viele Herausforderungen, die wir damals bei der Einführung der Doppik in der Telekom zu bewältigen hatten, gleichen denen, die heute bei den Kommunen anstehen.“ Zahlen und Fakten Zu den wichtigsten und zeitkritischsten Veränderungsprozessen im Zuge des Wandels von einer Behörde zum Global Player gehörte damals die Umstellung im Rechnungswesen. Sie war notwendige Voraussetzung für die Privatisierung und die bisher größte Umstellung von der Kameralistik auf Doppik in der Geschichte der Bundesrepublik Deutschland. Bundesweit erfolgte dies in 174 buchenden Einheiten. Rund 3.000 Mitarbeiter waren am Umstellungsprozess direkt beteiligt, davon wurden rund 1.000 Mitarbeiter zur Bewältigung dieser Aufgabe neu eingestellt. Zusätzlich unterstützten Berater die Deutsche Telekom. Die kameralistischen Titel wurden abgeschafft, dafür wurden etwa 7.000 Sachkonten eingerichtet. Pünktlich zur Privatisierung am 01.01.1995 war die Eröffnungsbilanz fertiggestellt. Die vorbereitenden Arbeiten erstreckten sich über mehrere Jahre. In der Deutschen Bundespost mit seinen drei Diensten Post, Postbank und Fernmeldewesen galt bis dahin die gehobene Kameralistik. Neutrale Einnahmen und Ausgaben wurden im Gegensatz zur 1 Verwaltungskameralistik getrennt dargestellt. Zur Erstellung der Bilanz sowie der Gewinn und Verlustrechnung (GuV) musste die Kameralistik ergänzt werden. Dazu gehörte unter anderem die Erfassung von Nichtgeldvorgängen, wie Wertberichtigungen oder Rückstellungen und die Einarbeitung des Periodengrundsatzes, wonach alle Aufwendungen und Erträge unabhängig vom Zahlungszeitpunkt dem Wirtschaftsjahr des Zahlungsziels zuzuordnen sind. In der Kameralistik erfolgte dies allein nach Bezahlung und Geldeinzug. Im Anschluss wurden die Geld- wie auch die Nichtgeldvorgänge danach aufgeteilt, ob sie der Aktiv- oder Passivseite der Bilanz oder der Ertragsund Aufwandsseite der Gewinn und Verlustrechnung zuzuordnen waren. Die eigentliche Umstellung auf Doppik dauerte nach der Vorbereitung noch zwei Jahre. Wie jetzt bei den Kommunen war bei der Telekom eine kaufmännisch abgesicherte Inventur und Bewertung durchzuführen. Die Bewertung ist in der Kameralistik nicht geläufig und sehr vielschichtig. In der Telekom gibt es dafür auch heute noch eine eigene Einheit, die die Datenqualität und -aktualität für das gesamte inventarisierte Vermögen sicherstellt. Ein organisatorischer Kraftakt Zum einen wurde ein externes Rechnungswesen gemäß HGB eingeführt. Gleichzeitig führte die Deutsche Telekom ein internes Rechnungswesen als Steuerungsinstrument für den Konzern ein. Neue Einheiten entstanden: Hauptbuchhaltung, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Personalbuchhaltung. Das Verwaltungs- Controlling wurde durch ein betriebswirtschaftliches Controlling abgelöst. Die Produktorientierung wurde das Organisationskriterium im Gesamtkonzern, ähnlich der Produktorientierung beim neuen Finanzmanagement in den Kommunen. Mit der alten Postkassensystem-Software war dies nicht mehr machbar. Daher stand zusätzlich die Feinspezifikation und Einführung eines neuen IT-Systems, basierend auf SAP, an. Rechtzeitig zum Start der Privatisierung der Deutschen Telekom AG am 01.01.1995 war die Umstellung erfolgreich abgeschlossen. Von der Doppelten zur Dreifachen Buchführung “Das heißt nicht, dass nun seit zehn Jahren im Rechnungswesen alles beim Alten geblieben ist”, so Günter Martin. Seit der Umstellung sind kontinuierliche Anpassungen an Regeländerungen und eine permanente Optimierung notwendig. 2 Auf Grund einer EU-Verordnung besteht ab 2005 für alle börsenorientierten Unternehmen die Pflicht, nach IFRS (International Financial Reporting Standard) abzurechnen. Da die Deutsche Telekom AG auch an den USBörsen notiert ist, muss zusätzlich die Abrechnung nach US-GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) vorgenommen werden. Aus der Doppelten Buchführung ist eine “Dreifache Buchführung” geworden. Doch der Aufwand lohnt sich, trotz der mitunter sehr komplexen gesetzlichen Regelungen. Nur durch eine professionelle Buchführung ist ein betriebswirtschaftliches Controlling möglich und dies ist eine wesentliche Grundlage zur Steuerung des Konzerns. Die neuen IFRS-Regeln unterstützen europaweit die Vergleichbarkeit der Kennzahlen börsenorientierter Unternehmen und verbessern damit die Transparenz des Aktienmarkts. Besonders gefordert waren laut Martin die direkt am Projekt beteiligten Mitarbeiter. Von ihnen wurde eine hohe Lernbereitschaft und Flexibilität verlangt. Viele Kollegen mussten für das neue Verfahren intensiv geschult werden. Die Umstellung war damit eine der umfassendsten Schulungsprojekte, die je im Unternehmen durchgeführt wurden. Trotzdem hätten die Schulungen noch umfangreicher sein können. “Es war wichtig, dass zusätzlich neue, für die Aufgabe vorqualifizierte Mitarbeiter eingestellt worden sind.” 3