Effizientere Schnittstellen zwischen Wirtschaft und Verwaltung

E-Government Effizientere Schnittstellen zwischen Wirtschaft und Verwaltung Für verschiedenste Zwecke und immer wieder müssen Unternehmen ihre Firmen- oder Personaldaten für Verwaltungsvorgänge aufbereiten. So verwundert es nicht, dass die Hauptlast der Bürokratiekosten in Deutschland längst bei der Wirtschaft liegt – Experten gehen von geschätzten 50 Milliarden Euro bundesweit aus. Bei diesen hochgradig redundanten Prozessketten zwischen Staat und Industrie ließen sich mit nur geringem Aufwand Milliardenbeträge auf beiden Seiten einsparen, indem etwa Verwaltungsabläufe automatisiert oder Schnittstellen zwischen Unternehmen und Behörden standardisiert werden. Die Möglichkeiten und Potenziale verbesserter Prozesse, die deutlich günstiger, transparenter und sicherer sind als bisher haben jetzt drei Konsortien, zwei davon unter Federführung der Fraunhofer-Gesellschaft und eines unter Leitung der TU München, in drei Machbarkeitsstudien für das Bundesinnenministerium (BMI) aufgezeigt. In enger Zusammenarbeit zwischen Wissenschaft, Wirtschaft und Verwaltung wurden für die drei Domänen Umwelt, Finanzdienstleistungen sowie Informations- und Meldepflichten von Arbeitgebern technische und organisatorische Lösungsvorschläge für die Neugestaltung von Prozessketten erarbeitet. Ziel ist es nun, die jeweils domänenspezifisch erarbeiteten Erkenntnisse miteinander zu verbinden und in die Praxis zu transferieren. In einem gestuften Vorgehen sollen gemeinsam Pilotsysteme für mehrere Prozessketten entwickelt und im Praxisbetrieb evaluiert werden. Zudem sollen ein Methodenbaukasten und ein Leitfaden zur Analyse und Neugestaltung von Prozessketten zwischen Wirtschaft und Verwaltung erstellt werden. Zweck dieser Werkzeuge sind wirtschaftliche, qualitative und strategische Nutzeneffekte für alle Beteiligten. Das Erfolgsmodell „Bürgeramt“ als eine zentrale Anlaufstelle wird immer häufiger auf die virtuelle Datenwelt als „One-Stop-Government“ übertragen, ganz nach dem Motto: Egal wie viele Behörden und Arbeitsschritte für eine bestimmte Aufgabe auch erforderlich sein mögen – für den einzelnen Verwaltungs-„Kunden“ zählen letztlich nur Ergebnis, Bearbeitungszeit und ein zentraler Ansprechpartner. Noch muss jedoch die Wirtschaft auf ein solches „One-Stop-Government“ weitgehend verzichten. Dabei ließen sich mit neuartigen „Hochleistungsportalen und Service- Architekturen“ gerade hier die immer vielfältigeren Daten und Dienste einfach handhaben, und zwar mit einem Bruchteil des heute noch erforderlichen Aufwands. Man könnte auch sagen, dass sich im deutschen Behördenwesen die landestypische „Gründlichkeit“ von einer Seite zeigt, die nicht gerade jedem gefällt: Jeder Bürger hat statistisch gesehen zweimal im Jahr „mit dem Amt“ zu tun und ärgert sich zuweilen über Gebühren und Behördengänge. Deutsche Unternehmen aber pflegen im Schnitt über 130 Mal im Jahr Kontakt mit der Bürokratie. Genau an dieser neuralgischen Schnittstelle setzt die Forschung deshalb an: „Die von uns entwickelten Suchmechanismen, Navigationsstrukturen und Multikanalzugänge werden der öffentlichen Verwaltung schon bald ein völlig neues Maß an ,Kundenorientierung‘ ermöglichen“, prognostiziert Prof. Dr. Dieter Rombach, Vorsitzender des Fraunhofer-IuK-Verbunds und Fraunhofer-Sprecher für E-Government: „Andererseits erfordern aber aktuelle Entwicklungen wie die einheitliche Behördenrufnummer 115, die Umsetzung des von der EU-DLR geforderten einheitlichen Ansprechpartners oder die Schaffung von Verwaltungsportalen für Wirtschaft und Bürger auch neue Organisationsmodelle und IT- Infrastrukturen.“ Eigentlich liegt die Vielzahl der für die Verwaltungsbearbeitung benötigten Informationen in Form codierter, operativer Daten in den Unternehmen bereits vor. Sie werden je nach Anlass zusammengestellt sowie verteilt und übermittelt – nicht selten sogar noch in Papierform. Empfänger dieser Daten ist etwa das Finanzamt oder das Statistische Landesamt oder auch die „Kopfstelle“ einer Krankenkasse, die dann wiederum andere Behörden, wie beispielsweise die Deutsche Rentenversicherung, mit Daten versorgen. Viele der gesetzlich vorgeschriebenen Meldepflichten erfordern die erneute Übertragung bereits übermittelter Daten, dabei lassen sie sich eigentlich aus anderen, bereits übermittelten Daten automatisch erzeugen. Diesen unnötigen, kostspieligen Aufwand wollen die Fraunhofer-Forscher nun deutlich verringern: So sollen die Rohdaten des Unternehmens künftig nur ein einziges Mal übergeben werden, und zwar an einen zentralen „Prozessor“ (siehe Beitrag in InnoVisions 02/2009: http://www.innovisions- magazin.de/content/magazin/ausgabe/02..2009_32/themen/Schwerpunkt%3A+E- Government_233/Start+des+%84No-Stop-Government%94_1942), der die Daten anhand dort hinterlegter Regeln automatisch zu den verschiedenen behördlich geforderten Meldungen zusammenstellt. Diese Meldungen wiederum werden verschlüsselt und in einem besonders geschützten Bereich des Systems vorgehalten, von wo sie codiert an die jeweiligen Empfänger verschickt werden können. Wichtig sind hierbei die Schnittstellen des Prozessors zu den unterschiedlichen IT-Systemen des Unternehmens. Bei Bedarf lassen sich die Daten auch automatisch anonymisieren und für statistische Zwecke aggregieren, ohne dass der Schutz persönlicher Daten von Mitarbeiter auch nur ansatzweise angetastet würde. Alternativ zum Versenden der Meldungen können die Empfänger (also in der Regel die Behörden) über spezielle Zertifikate selbst Meldungen anfordern, was ebenfalls ein wichtiges Einsparpotenzial darstellt. So lassen sich auch bei termingebundenen Meldungen Engpässe bei der Übertragung (so genannte „Lastspitzen“) vermeiden, was unnötige Investitionen in IT-Infrastruktur einspart. Vor allem wird das Unternehmen bei seinen gesetzlichen Pflichten von den diversen Detailregelungen für bestimmte Antrags- oder Meldeverfahren entlastet. Allein im Personalwesen gibt es immerhin mehr als 200 solche unterschiedlichen Meldepflichten. Gar nicht mehr so weit hergeholt erscheint diese Vision eines „One-stop-Government“ jetzt durch die Ergebnisse dreier umfangreicher Machbarkeitsstudien im Rahmen des vom Bundesinnenministerium geförderten Programms „E-Government 2.0“ zu „Prozessketten zwischen Wirtschaft und Verwaltung“. Präsentiert wurden diese Ergebnisse im Mai auf dem E-Government-Kongress der dbb akademie in Leipzig. Informationspflichten im Umweltbereich, wie etwa die elektronische Abfallnachweisverordnung oder Meldungen an das elektronische Schadstoffregister PRTR, sind Thema einer unter Federführung des Lehrstuhls für Wirtschaftsinformatik der TU München erstellten Studie. Hergeleitet werden darin Prozessketten und eine wiederverwendbare E-Government-Methodik (siehe Beitrag in InnoVisions 02/2009: http://www.innovisions- magazin.de/content/magazin/ausgabe/02..2009_32/themen/Schwerpunkt%3A+E- Government_233/Die+Suche+nach+mehr+Effizienz_1943), die auf Basis von Instrumenten wie Domänenanalyse und Prozessbibliothek ähnliche Berichtspflichten identifizieren, bündeln und somit für Entlastungen auf Wirtschafts- und Verwaltungsseite führen kann. Eine weitere, von Fraunhofer IAO, ISST und SIT sowie anderen Projektpartnern durchgeführte Studie zum Thema Finanzdienstleistungen beschreibt darüber hinaus verschiedene Werkzeuge, mit denen sowohl Wirtschaft als auch Verwaltung organisationsübergreifende Prozessketten im Bereich der Finanzdienstleistungen optimieren können. Im Wesentlichen stellt die Studie zwei Methoden vor, deren Anwendung anhand zweier Fallstudien für die private Immobilienfinanzierung und die Geldwäscheverdachtsanzeige demonstriert wird. Auf einer eigens entwickelten, interaktiven Prozesslandkarte Methodik (siehe Beitrag in InnoVisions 02/2009: http://www.innovisions‐ magazin.de/content/magazin/ausgabe/02..2009_32/themen/Schwerpunkt%3A+E‐ Government_233/Schluss+mit+dem+Papierkrieg_1945) lassen sich Informationen zu einzelne Prozessketten visualisieren und Zusammenhänge zwischen Prozessketten darstellen. So wird beispielsweise deutlich, dass in Deutschland gerade einmal jede fünfte Prozesskette zur so genannten „3. Generation“ gezählt werden kann, also nicht über diverse Medienbrüche hinweg oder sogar über den klassischen Kurier- und Postweg abgewickelt wird. Die Informationstechnik bietet hier immense Verbesserungspotenziale. Die Fraunhofer-Institute IESE, FOKUS und SIT haben in einem interdisziplinärem Projekt mit sechs weiteren Partnern in einer vom BMI geförderten Studie zum Thema Meldepflichten von Arbeitgebern empirisch fundiert durch Befragungen von Unternehmen und Behörden überprüft, wie sich die beschriebenen Prozessketten sicher automatisieren lassen. Ergebnis ist ein Konzept für die Vereinfachung von Meldeprozessen, mit dem sich unnötige Doppelmeldungen durch eine Mehrfachnutzung von Daten weitestgehend vermeiden lassen. Das hierfür konzipierte Werkzeug – der „FRESKO“-Prozessor (FRESKO steht für „Flexibler Einfacher Sicherer KOmmunikations-Prozessor“) – ist so angelegt, dass es von jedem Unternehmen eigenständig kontrolliert wird, also keine zentrale Datenhaltung erfolgt. Der Lösungsvorschlag zielt nicht auf die elektronische Umsetzung einer einzelnen Meldepflicht, sondern auf die Konzeption eines generischen Ansatzes, dessen Wirkung und Nutzenpotenzial mit der Anzahl der umgesetzten Meldepflichten skaliert. Der Lösungsvorschlag wurde aus den unterschiedlichen Perspektiven (IT-Sicherheit, Recht und Wirtschaftlichkeit) bewertet. Es wurden ferner mögliche Betreiber- und Geschäftsmodelle skizziert sowie im Rahmen eines Change Managements zu berücksichtigende Risiken und erfolgskritische Faktoren identifiziert und mögliche Maßnahmen vorgeschlagen. In einem nächsten Schritt soll zudem über ein so genanntes „Datenpointernetzwerk“ die redundanzfreie Speicherung der Daten bei unterschiedlichen Behörden erreicht werden.