Elektronische Aktenführung / DOMEA®

PRAXIS Elektronische Aktenführung / DOMEA® Vollautomatisiertes Verfahren unterstützt Bundesamt für Justiz Bedingt durch eine neue Gesetzeslage müssen Unternehmen seit 2007 Jahresabschlüsse beim elektronischen Bundesanzeiger einreichen. Im Falle der Nichtoffenlegung droht ein Ordnungs- geldverfahren durch das Bundesamt für Justiz. Die Folge: Das Bundesamt für Justiz musste in kürzester Zeit rund eine halbe Million Unternehmen anschreiben und sie unter Androhung eines Ordnungsgeldes zur Offenlegung ihrer Jahresabschlüsse auffordern. Diese organisatorische und technische Herausforderung hat die Behörde gemeinsam mit MATERNA gemeistert. Die Basis bildet ein zum größten Teil automatisiertes Verfahren. Zum 1. Januar 2007 ist das Gesetz über das elektronische Han- gestellt. Jahresabschlüsse sind beim elektronischen Bundes- delsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unter- anzeiger einzureichen und zu veröffentlichen. Dadurch soll nehmensregister (EHUG) in Kraft getreten. Mit dem EHUG mehr Transparenz geschaffen werden. Das Gesetz will unter wurden die Handelsregister auf elektronischen Betrieb um- anderem Geschäftspartnern und Gläubigern den zeitnahen Einblick in die Jahresabschlüsse erleichtern – das verlangen die aktuellen EU-rechtlichen Vorgaben. So fordern die neuen Bestimmungen, dass Kapitalgesellschaften ihre Jahresab- schlüsse statt in Papierform ab sofort elektronisch offenlegen müssen. Bei Verstößen gegen die Offenlegungspflicht werden durch das Bundesamt für Justiz Ordnungsgelder zwischen 2.500 und 25.000 Euro verhängt. Das ist neu und machte die Konzeption eines Ordnungsgeldverfahrens notwendig. In kürzester Zeit sollten bis zu eine Million Unternehmen angeschrieben werden können. „Um das Ziel der Transparenz zu erreichen, ist insbesondere die zeitnahe Einsichtnahme wichtig“, so Stefan Schlauß, fachlicher Projektleiter beim Bundesamt für Justiz in Bonn. „Daher mussten wir auch das Ordnungsgeldverfahren zeitnah auf den Weg bringen und zügig einleiten“, so Schlauß weiter. Das Bundesamt für Justiz (BfJ) ist eine noch sehr junge Behörde, die zum 1. Januar 2007 gegründet wurde. In ihr sind zum einen die Aufgaben des ehemaligen Bundeszentral- registers gebündelt. Darüber hinaus sind Aufgaben aus dem Bundesministerium der Justiz hinzugekommen. Im Rahmen der neuen Aufgabe nach dem EHUG kümmert sich das BfJ um die Umsetzung des Ordnungsgeldverfahrens. EHUG ist das Gesetz für das elektronische Handelsregister und Enormer Zeitdruck für alle Projektbeteiligten Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister. Um die Verwaltung der Register zu beschleunigen, können Unterlagen Das Projekt stand von Anfang an unter enormem Zeitdruck. nur noch elektronisch eingereicht werden. Die neue Behörde hatte gerade einmal ein Jahr Zeit, um sich 02/2009 28 MATERNA MONITOR PRAXIS „Die gesetzlichen Änderungen waren ein Erfolg. Von den rund eine Million offenlegungspflichtigen Unternehmen haben inzwischen für das Bilanz- geschäftsjahr 2006 rund 80 Prozent ihre Bilanzen offen gelegt.“ Stefan Schlauß, fachlicher Projektleiter beim Bundesamt für Justiz in Bonn aufzustellen, das Verfahren zu entwickeln und durchzufüh- beruhte auf Schätzungen. Zum anderen war der Zeitplan für ren. Denn zum 31.12.2007 lief für die Unternehmen bereits das Projekt sehr ambitioniert. Hinzu kam, dass aus organi- die Offenlegungspflicht für das Bilanzgeschäftsjahr 2006 satorischen Gründen erst im Laufe des Jahres 2007 über die ab. Es war nicht absehbar, wie die Unternehmen auf die Personalressourcen entschieden werden konnte. Da befand neue Gesetzeslage und das Sanktionsinstrument reagieren sich das Projekt schon mitten in der Umsetzungsphase. Es war würden. Bisher hatten sich maximal zehn Prozent der nicht von Anfang an klar, wie viele Sachbearbeiter überhaupt offenlegungspflichtigen Unternehmen daran gehalten. Unter für die Bearbeitung zur Verfügung stehen würden. Auch die diesen Vorzeichen stellte es eine enorme Herausforderung rechtlichen Rahmenbedingungen für eine IT-Unterstützung für die neue Behörde dar, ihren Auftrag auch auszuführen. galt es auszuloten. Das Bundesministerium der Justiz hat eine „Heute wissen wir, die gesetzlichen Änderungen waren ein entsprechende Rechtsgrundlage geschaffen und die elektro- Erfolg. Von den rund eine Million offenlegungspflichtigen nische Aktenführung für die EHUG-Ordnungsgeldverfahren Unternehmen haben inzwischen für das Bilanzgeschäftsjahr zugelassen. 2006 rund 80 Prozent ihre Bilanzen offen gelegt“, bringt Schlauß das Ergebnis auf den Punkt. Von Anfang an war klar, dass die Menge von mehreren Das Verfahren hunderttausend Fällen sich nicht manuell bearbeiten lässt. Die offenlegungspflichtigen Unternehmen müssen Nur ein Vorgangsbearbeitungssystem mit elektronischer ihren Jahresabschluss beim elektronischen Bundes- Aktenführung konnte diese Aufgabe übernehmen. Für anzeiger einreichen. Bei einem Verstoß dagegen geht Konzeption und Umsetzung einer geeigneten IT-Lösung eine Meldung darüber an das BfJ. Ein Ordnungsgeld- sowie ihre anschließende Inbetriebnahme hat das BfJ die verfahren wird eingeleitet und ein Ordnungsgeld Experten von MATERNA mit ins Boot geholt. angedroht. Wird im Rahmen der genannten Nachfrist Das Projektteam aus Mitarbeitern vom Bundesamt für offen gelegt, ist der Fall erledigt. Bei Unternehmen, Justiz und von MATERNA musste verschiedene Heraus- die nicht binnen einer Nachfrist von sechs Wochen forderungen in Angriff nehmen. Dazu zählte zum einen die die Unterlagen beibringen, wird das angedrohte Vielzahl der zu bearbeitenden Fälle. Die Anzahl der offen- Ordnungsgeld festgesetzt. Es liegt zwischen 2.500 legungspflichtigen und offenlegungssäumigen Unternehmen und 25.000 Euro. Gegen die Androhung der Festset- zung des Ordnungsgeldes kann Einspruch erhoben werden beim BfJ. Ist der Einspruch unbegründet, wird er verworfen und das Ordnungsgeld festgesetzt. Gegen die Festsetzung des Ordnungsgeldes kann das Unter- nehmen Beschwerde zum Landgericht Bonn einlegen, so dass dies dort gerichtlich überprüft werden kann. Weitere Informationen: www.bundesjustizamt.de Das EHUG-Ordnungsgeldverfahren Wie sollte das Ordnungsgeldverfahren grundsätzlich aus- sehen? Das war eine entscheidende Frage: So mussten die Projektbeteiligten klären, welche Schritte überhaupt zu be- rücksichtigen sind und wie diese in der IT abgebildet und Das neue Ordnungsgeldverfahren basiert auf einem Vorgangs- strukturiert werden sollten. Zudem mussten sie eine Reihe bearbeitungssystem mit elektronischer Aktenführung. Nur so von Beteiligten aus anderen Stellen einbinden. Dazu zählen lässt sich die große Anzahl von Fällen effizient bearbeiten. der Bundesanzeiger, bei dem die elektronischen Abschlüsse MATERNA MONITOR 29 02/2009 PRAXIS Das Bundesamt für Justiz (BfJ), Bonn, ist eine noch sehr junge Behörde, die zum 1. Januar 2007 gegründet wurde. eingereicht werden, der Druck- und Zustelldienstleister, die hat MATERNA den so genannten Terminlauf-Agenten neu Bundeskasse, die Justizbeitreibungsstelle im BfJ sowie das entwickelt. Dabei handelt es sich um eine unterstützende Landgericht Bonn. „Diese Beteiligten mussten wir über Fachanwendung, die vollautomatisiert verschiedene Teil- Schnittstellen integrieren.