Elektronische Aktenführung / DOMEA®

PRAXIS



Elektronische Aktenführung / DOMEA®



Vollautomatisiertes Verfahren
        unterstützt Bundesamt für Justiz
Bedingt durch eine neue Gesetzeslage müssen Unternehmen seit 2007 Jahresabschlüsse beim

elektronischen Bundesanzeiger einreichen. Im Falle der Nichtoffenlegung droht ein Ordnungs-

geldverfahren durch das Bundesamt für Justiz. Die Folge: Das Bundesamt für Justiz musste in

kürzester Zeit rund eine halbe Million Unternehmen anschreiben und sie unter Androhung eines

Ordnungsgeldes zur Offenlegung ihrer Jahresabschlüsse auffordern. Diese organisatorische

und technische Herausforderung hat die Behörde gemeinsam mit MATERNA gemeistert. Die

Basis bildet ein zum größten Teil automatisiertes Verfahren.


Zum 1. Januar 2007 ist das Gesetz über das elektronische Han-     gestellt. Jahresabschlüsse sind beim elektronischen Bundes-
delsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unter-         anzeiger einzureichen und zu veröffentlichen. Dadurch soll
nehmensregister (EHUG) in Kraft getreten. Mit dem EHUG            mehr Transparenz geschaffen werden. Das Gesetz will unter
wurden die Handelsregister auf elektronischen Betrieb um-         anderem Geschäftspartnern und Gläubigern den zeitnahen
                                                                  Einblick in die Jahresabschlüsse erleichtern – das verlangen
                                                                  die aktuellen EU-rechtlichen Vorgaben. So fordern die neuen
                                                                  Bestimmungen, dass Kapitalgesellschaften ihre Jahresab-
                                                                  schlüsse statt in Papierform ab sofort elektronisch offenlegen
                                                                  müssen. Bei Verstößen gegen die Offenlegungspflicht werden
                                                                  durch das Bundesamt für Justiz Ordnungsgelder zwischen
                                                                  2.500 und 25.000 Euro verhängt. Das ist neu und machte
                                                                  die Konzeption eines Ordnungsgeldverfahrens notwendig.
                                                                  In kürzester Zeit sollten bis zu eine Million Unternehmen
                                                                  angeschrieben werden können.
                                                                  „Um das Ziel der Transparenz zu erreichen, ist insbesondere
                                                                  die zeitnahe Einsichtnahme wichtig“, so Stefan Schlauß,
                                                                  fachlicher Projektleiter beim Bundesamt für Justiz in Bonn.
                                                                  „Daher mussten wir auch das Ordnungsgeldverfahren zeitnah
                                                                  auf den Weg bringen und zügig einleiten“, so Schlauß weiter.
                                                                  Das Bundesamt für Justiz (BfJ) ist eine noch sehr junge
                                                                  Behörde, die zum 1. Januar 2007 gegründet wurde. In ihr
                                                                  sind zum einen die Aufgaben des ehemaligen Bundeszentral-
                                                                  registers gebündelt. Darüber hinaus sind Aufgaben aus dem
                                                                  Bundesministerium der Justiz hinzugekommen. Im Rahmen
                                                                  der neuen Aufgabe nach dem EHUG kümmert sich das BfJ
                                                                  um die Umsetzung des Ordnungsgeldverfahrens.

EHUG ist das Gesetz für das elektronische Handelsregister und     Enormer Zeitdruck für alle Projektbeteiligten
Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister. Um
die Verwaltung der Register zu beschleunigen, können Unterlagen   Das Projekt stand von Anfang an unter enormem Zeitdruck.
nur noch elektronisch eingereicht werden.                         Die neue Behörde hatte gerade einmal ein Jahr Zeit, um sich




02/2009 28 MATERNA MONITOR
                                                                                                                PRAXIS




„Die gesetzlichen Änderungen waren ein Erfolg. Von den rund eine Million
offenlegungspflichtigen Unternehmen haben inzwischen für das Bilanz-
geschäftsjahr 2006 rund 80 Prozent ihre Bilanzen offen gelegt.“

Stefan Schlauß, fachlicher Projektleiter beim Bundesamt für Justiz in Bonn


aufzustellen, das Verfahren zu entwickeln und durchzufüh-      beruhte auf Schätzungen. Zum anderen war der Zeitplan für
ren. Denn zum 31.12.2007 lief für die Unternehmen bereits      das Projekt sehr ambitioniert. Hinzu kam, dass aus organi-
die Offenlegungspflicht für das Bilanzgeschäftsjahr 2006       satorischen Gründen erst im Laufe des Jahres 2007 über die
ab. Es war nicht absehbar, wie die Unternehmen auf die         Personalressourcen entschieden werden konnte. Da befand
neue Gesetzeslage und das Sanktionsinstrument reagieren        sich das Projekt schon mitten in der Umsetzungsphase. Es war
würden. Bisher hatten sich maximal zehn Prozent der            nicht von Anfang an klar, wie viele Sachbearbeiter überhaupt
offenlegungspflichtigen Unternehmen daran gehalten. Unter      für die Bearbeitung zur Verfügung stehen würden. Auch die
diesen Vorzeichen stellte es eine enorme Herausforderung       rechtlichen Rahmenbedingungen für eine IT-Unterstützung
für die neue Behörde dar, ihren Auftrag auch auszuführen.      galt es auszuloten. Das Bundesministerium der Justiz hat eine
„Heute wissen wir, die gesetzlichen Änderungen waren ein       entsprechende Rechtsgrundlage geschaffen und die elektro-
Erfolg. Von den rund eine Million offenlegungspflichtigen      nische Aktenführung für die EHUG-Ordnungsgeldverfahren
Unternehmen haben inzwischen für das Bilanzgeschäftsjahr       zugelassen.
2006 rund 80 Prozent ihre Bilanzen offen gelegt“, bringt
Schlauß das Ergebnis auf den Punkt.
Von Anfang an war klar, dass die Menge von mehreren            Das Verfahren
hunderttausend Fällen sich nicht manuell bearbeiten lässt.     Die offenlegungspflichtigen Unternehmen müssen
Nur ein Vorgangsbearbeitungssystem mit elektronischer          ihren Jahresabschluss beim elektronischen Bundes-
Aktenführung konnte diese Aufgabe übernehmen. Für              anzeiger einreichen. Bei einem Verstoß dagegen geht
Konzeption und Umsetzung einer geeigneten IT-Lösung            eine Meldung darüber an das BfJ. Ein Ordnungsgeld-
sowie ihre anschließende Inbetriebnahme hat das BfJ die        verfahren wird eingeleitet und ein Ordnungsgeld
Experten von MATERNA mit ins Boot geholt.                      angedroht. Wird im Rahmen der genannten Nachfrist
Das Projektteam aus Mitarbeitern vom Bundesamt für             offen gelegt, ist der Fall erledigt. Bei Unternehmen,
Justiz und von MATERNA musste verschiedene Heraus-             die nicht binnen einer Nachfrist von sechs Wochen
forderungen in Angriff nehmen. Dazu zählte zum einen die       die Unterlagen beibringen, wird das angedrohte
Vielzahl der zu bearbeitenden Fälle. Die Anzahl der offen-     Ordnungsgeld festgesetzt. Es liegt zwischen 2.500
legungspflichtigen und offenlegungssäumigen Unternehmen        und 25.000 Euro. Gegen die Androhung der Festset-
                                                               zung des Ordnungsgeldes kann Einspruch erhoben
                                                               werden beim BfJ. Ist der Einspruch unbegründet, wird
                                                               er verworfen und das Ordnungsgeld festgesetzt. Gegen
                                                               die Festsetzung des Ordnungsgeldes kann das Unter-
                                                               nehmen Beschwerde zum Landgericht Bonn einlegen,
                                                               so dass dies dort gerichtlich überprüft werden kann.

                                                               Weitere Informationen: www.bundesjustizamt.de


                                                               Das EHUG-Ordnungsgeldverfahren

                                                               Wie sollte das Ordnungsgeldverfahren grundsätzlich aus-
                                                               sehen? Das war eine entscheidende Frage: So mussten die
                                                               Projektbeteiligten klären, welche Schritte überhaupt zu be-
                                                               rücksichtigen sind und wie diese in der IT abgebildet und
Das neue Ordnungsgeldverfahren basiert auf einem Vorgangs-     strukturiert werden sollten. Zudem mussten sie eine Reihe
bearbeitungssystem mit elektronischer Aktenführung. Nur so     von Beteiligten aus anderen Stellen einbinden. Dazu zählen
lässt sich die große Anzahl von Fällen effizient bearbeiten.   der Bundesanzeiger, bei dem die elektronischen Abschlüsse




                                                                                       MATERNA MONITOR 29 02/2009
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Das Bundesamt für Justiz (BfJ), Bonn, ist eine noch sehr junge Behörde, die zum 1. Januar 2007 gegründet wurde.


eingereicht werden, der Druck- und Zustelldienstleister, die          hat MATERNA den so genannten Terminlauf-Agenten neu
Bundeskasse, die Justizbeitreibungsstelle im BfJ sowie das            entwickelt. Dabei handelt es sich um eine unterstützende
Landgericht Bonn. „Diese Beteiligten mussten wir über                 Fachanwendung, die vollautomatisiert verschiedene Teil-
Schnittstellen integrieren.

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