Mehr Bürger-Service trotz leerer Kassen

Neue Studie von Accenture und dem Fraunhofer-Institut zeigt: Bereits jede zehnte Behörde nutzt Outsourcing, um Dienstleistungen anzubieten

Um Haushaltsdefiziten und steigenden Anforderungen entgegen zu wirken, greifen immer mehr Behörden auf private Leistungsträger zurück. Das ergab eine heute veröffentlichte Umfrage zum Thema Outsourcing im öffentlichen Sektor unter 100 Entscheidern der öffentlichen Hand. Die Untersuchung wurde von Accenture in Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) durchgeführt. Demnach haben 68 Prozent der untersuchten Behörden bereits ein oder mehrere Outsourcing-Projekte realisiert und sind mit den Ergebnissen durchaus zufrieden. Ein weiteres Viertel plant, kurzfristig Funktionen an Unternehmen der Privatwirtschaft abzugeben.

Während in den vergangenen Jahren vor allem sekundäre Aufgabenbereiche wie Liegenschafts-Management und EDV-Wartung ausgelagert wurden, rücken mit zunehmender Erfahrung auch Bürger-Services, IT-Systeme und komplette Geschäftsprozesse in den Fokus. Im Zentrum der Privatisierungsüberlegungen steht für die befragten Verwaltungsvertreter heute die Notwendigkeit, sich auf Kernkompetenzen zu konzentrieren, Prozesse effizienter zu gestalten sowie den Mangel an qualifiziertem internen Personal oder spezifischen Kompetenzen auszugleichen. Dabei zeigen Verwaltungen mit Outsourcing-Erfahrung (zwei Drittel der Befragten) eine wesentlich höhere Bereitschaft, sowohl Prozesse auszulagern als auch neue Finanzierungs- und Projektformen zu wählen. Bei den Befragten ohne solche positiven Outsourcing-Expertise ist eine gewisse Ignoranz zu erkennen. Sie meinen nach wie vor, dass die öffentliche Hand trotz mehr als 46 Prozent Staatsquote „alles am besten selbst erbringen kann“. Bis auf IT wohlgemerkt, denn selbst die Skeptiker glauben inzwischen, dass die EDV in privater Regie besser aufgehoben ist.

Knapp die Hälfte aller laufenden Outsourcing-Projekte soll nach den Erwartungen ihrer Auftraggeber bereits innerhalb des ersten Jahres unmittelbaren Nutzen bringen. Bei der anderen Hälfte sollen sich die geplanten Vorteile spätestens nach drei Jahren realisieren. Wer aber nur auf Kosteneinsparung durch die reine Verlagerung von Aufgaben zielte (wie 16 Prozent der Befragten), musste merken, dass sich gewünschte Effekte ohne aktives Management nicht einstellen.

Hürden vor allem im Kopf
Gesetzliche Rahmenbedingungen (69%) und Datenschutzbestimmungen (74%) gelten bei den Befragten als die zentralen Hindernisse für die Umsetzung von Outsourcing-Projekten. Viele Funktionen sind an öffentliche Autorität gebunden, eine Auslagerung ist nur in Teilen möglich. Hinzu kommen arbeitsrechtliche Aspekte und Bedenken von Personalräten und Belegschaft: Der Übergang von Beamten und öffentlichen Angestellten in privatrechtlich organisierte Arbeitsverhältnisse ist komplexer als in privatwirtschaftlichen Outsourcing-Projekten. Es besteht zudem die Sorge, mit dem Outsourcing die Kontrolle über die ausgelagerten Aktivitäten zu verlieren. Klare Schnittstellen und aktive Kommunikation zählen deshalb bei den Befragten zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren. „Wichtig ist, genau zu prüfen, wo reale Beschränkungen vorliegen und welche Möglichkeiten sich trotz Regulierung gewinnbringend erschließen lassen“, kommentiert Holger Bill, Partner bei Accenture und verantwortlich für den Beratungsbereich Öffentliche Verwaltung. „Viele Hürden bestehen vor allem im Kopf und können durch intelligente Ansätze überwunden werden.“

Deutschland im europäischen Mittelfeld
Einige europäische Nachbarländer sind auf dem Weg des Outsourcings allerdings schon einen Schritt weiter: In Großbritannien beispielsweise, wo sich Outsourcing anfänglich auch vor allem um die Auslagerung von Technologie drehte, wendet man sich seit einigen Jahren immer intensiver an private Dienstleister mit Aufgaben aus Personalplanung und ‑entwicklung, Beschaffung, Logistik oder dem Finanzwesen. Modelle mit privater Finanzierung werden geplant und Leistungen statt Ressourcen gekauft: So ist das britische Verteidigungsministerium dazu übergegangen, Flugsimulatoren-Training, Schiffsreparaturen und Stückgut-Transporte bei privaten Anbietern zu beschaffen und auf Transaktionsbasis abzurechnen, statt eine entsprechende eigene Infrastruktur kostspielig und unterausgelastet aufrecht zu erhalten. Ein interessanter Zusatzeffekt: Seit die Leistungen etwas kosten, hat sich der Umgang mit den Ressourcen deutlich sensibilisiert ‑ der Verbrauch ist gesunken. „Da haben die deutschen Behörden noch erheblichen Aufholbedarf“, ist Holger Bill überzeugt.

Zur Methodik der Studie
Um den aktuellen Stand und die Perspektiven von Outsourcing im öffentlichen Sektor in Deutschland zu bestimmen, befragte Accenture im Sommer 2002 mit Unterstützung des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) und dem Marktforschungsinstitut ContestCensus 100 für Outsourcing verantwortliche Top-Führungskräfte und Entscheider mit Projektmanagementfunktion aus deutschen Verwaltungsorganisationen von Bund, Ländern und Kommunen.Auf der Basis strukturierter Interviews wurde erörtert, welche Erfahrungen diese öffentlichen Einrichtungen mit der Auslagerung von Aufgaben an Privatunternehmen bisher gemacht haben, ob sich ihre Erwartungen erfüllten und wie sie die zukünftige Outsourcing-Entwicklung in ihrem Segment einschätzen.

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