"Papier oder Elektronik - wer macht das Rennen?"- Ist die Einführung einer elektronischen Vorgangsbearbeitung nur ein DV-Projekt?

Autorenbeitrag Papier oder Elektronik – wer macht das Rennen? Die Einführung einer elektronischen Vorgangsbearbeitung – nur ein DV-Projekt? Ausgangsszenario: Ein Büro einer öffentlichen Verwaltung in Deutschland zu Beginn des Jahres 2006 vor der Einführung einer elektronischen Vorgangsbearbeitung: Frau Musterfrau erzählt voller Stolz, dass sie sich für zu Hause einen neuen Flachbildschirm für ihren Computer im 16:9- Format gekauft hat. „Einfach super“, schwärmt sie, „Jetzt bekomme ich endlich zwei Seiten meiner Word-Dateien nebeneinander angezeigt.“ Ihr Kollege, Herr Mustermann, kommentiert: „Na ja, ich arbeite lieber mit Papier, dann habe ich wenigstens etwas in der Hand.“ Zwei typische Arbeits- bzw. Denkweisen, die wir auch heute noch antreffen können. Beide sind charakteristisch und verdeutlichen die Probleme des spannungsgeladenen Wandels, der seit mehreren Jahrzehnten stattfindet, voraussichtlich noch ein bis zwei Generationen andauern wird, aber nicht mehr aufzuhalten ist. Beide gegensätzlichen Haltungen symbolisieren jedoch nicht nur den momentanen Wandel. Sie weisen zudem auf zwei grundsätzliche Aspekte hin, die es notwendig machen, bei der Einführung von elektronischen Vorgangsbearbeitungen von einer rein technischen Sichtweise abzurücken und ein wirksames und kontinuierliches Change Management als wesentlichen Erfolgsfaktor dieser Projekte zu verinnerlichen. Diese beiden grundlegenden Aspekte sind • der Wechsel von einer individuell papiergebundenen zu einer individuell elektronisch orientierten Arbeitsweise, sowie – damit eng verbunden – • die Umsetzung des aus der elektronischen Arbeitsweise resultierenden organisatorischen Wandels innerhalb der jeweiligen Verwaltung. Dem ersten Aspekt ist hinzuzufügen, dass es jedem einzuführenden elektronischen System gelingen muss, gewohnte und bewährte individuelle Bearbeitungen von Papierdokumenten zu unterstützen, abzubilden, umzusetzen und – wenn möglich – zu optimieren. Der Anwender muss ganz konkret einen subjektiven Vorteil des neuen Bearbeitungssystems empfinden. Oder zumindest, da ein solcher nicht immer zu erzeugen ist, sollte er die objektiven Gesamtvorteile erkennen können. Egal, welche Methoden zum Einsatz kommen: das schnelle „Abzeichnen“ von Vorlagen, die Markierung von Textstellen, die eigene Markiermethodik oder etwas anderes – jede dieser 1 Autorenbeitrag Tätigkeiten muss mittels Elektronik beziehungsweise Vorgangsbearbeitungssystem umgesetzt werden. Dieses gilt mindestens so lange, bis es elektronische Hilfsmittel gibt, die ähnlich zu unserer jetzigen Arbeitsweise verfahren oder bis eine Gewöhnung an andere Arbeitsweisen erfolgt ist, die vollständig auf eine elektronisch orientierte Arbeitsumgebung aufbauen. Es soll nicht der Eindruck entstehen, dass Letzteres niemals eintreten wird. Was sind beispielsweise heutzutage schon die Konsequenzen, wenn ab sofort kein E-Mail-System mehr zur Verfügung steht! Auf die Ergebnisse solcher Grundüberlegungen stoßen Projekte zur Einführung elektronischer Vorgangsbearbeitungssysteme ständig. Wenn es jedoch gelingt, diese Herausforderungen gedanklich zu verankern, werden diese Erkenntnisse bei allen Anwendern dazu beitragen, ein besseres Verständnis der persönlichen Anforderungen, eine höhere Kompromissbereitschaft und letztlich eine deutlich verbesserte projektunterstützende Haltung zu erreichen. Der Auf- und Ausbau dieser Haltung bei der Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung in einer Organisation ist Aufgabe eines wirksamen Change Managements und sollte schon zu Beginn eines Projektes zeitnah angegangen werden. Akzeptiert man an dieser Stelle die soeben ausgeführten Punkte und damit den täglich erlebbaren Wandel der Arbeitswelt hin zu einer immer stärkeren elektronisch orientierten Durchdringung, so stellt sich eine weitere wichtige Frage: Bilden die existierenden Rahmenbedingungen und Regelwerke diesen Wandel bereits im erforderlichem Umfang ab und unterstützen ihn? Um diese Frage zu beantworten, ist es notwendig, sich dem eingangs genannten arbeits- organisatorischen Aspekt zuzuwenden. Die Einführung einer elektronisch orientierten Arbeitsweise in den Ministerien und Verwaltungen auf Bundes-, Landes- oder Kommunalebene stellt eine Reihe von neuen Anforderungen an die darin bestehenden organisatorischen Abläufe, Strukturen und Regeln. Stellen die dargelegten Aspekte bei dem Wechsel von einer individuell papiergebundenen zu einer individuell elektronischen Arbeitsweise noch einen hemmenden Faktor dar, so ensteht bei dem zwingenden organisatorischen Wandel folgende Anforderung: Fördernde Faktoren einer elektronischen Arbeitsweise müssen organisatorisch unterstützt werden, so dass sich bestehende Nutzenpotenziale elektronischer Vorgangsbearbeitungssysteme voll entfalten können. Die bestehenden Eigenschaften elektronischer Informationsobjekte – zum Beispiel die Einsicht in Akten, Vorgänge und Dokumente orts- und zeitunabhängig zu ermöglichen, diese einfach wiederzufinden, selbstständig und automatisiert zu verwalten oder über zusätzliche beschreibende 2 Autorenbeitrag Informationen (Metadaten) Fachinformationen unmittelbar mit diesen Objekten zu verknüpfen – ermöglichen es, die bisherigen papiergebundenen Bearbeitungsabläufe effektiver auszurichten und zu strukturieren. So können unter anderem Verteilungswege abgekürzt und klassische Aufgabentrennungen kritisch hinterfragt, geändert oder automatisiert werden. Das prägnanteste Beispiel bei der Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung ist die Organisation von persönlichen Wiedervorlagen, die zukünftig eigenständig und systemunterstützt durchgeführt werden können. Die Neuorganisation des Postein- und -ausgangs stellt ein weiteres Beispiel dar. Betrachtet man die immer noch überwiegend gültigen organisatorischen Arbeitsabläufe, Richtlinien, Verordnungen und Vorschriften in den öffentlichen Verwaltungen unter diesem Blickwinkel, wird schnell klar, dass darin ein großes Aufgabenfeld und Potenzial schlummert. Eine Weiterentwicklung der genannten Rahmenbedingungen hinsichtlich einer elektronischen Arbeitsweise ist die eigentliche Herausforderung bei diesen Projekten. Dass diese Aufgabe ohne ein kontinuierliches Change Management nicht gelingen kann, ist allen bewusst, die mit organisatorischem Wandel bereits betraut sind. Ein wirklich effektives Change Management zur Unterstützung einer zielführenden Organisationsentwicklung bei der Einführung einer elektronischen Vorgangsbearbeitung in einer öffentlichen Verwaltung sollte deshalb die folgenden Erfolgsfaktoren besonders berücksichtigen: • Chefsache – Projekte zur Einführung elektronischer Vorgangsbearbeitungssysteme sollten von der jeweiligen Hausleitung getragen und unbedingt unterstützt werden. Sie müssen die notwendigen personellen und finanziellen Mittel auch wirklich bereitstellen. • Mehrstufigkeit – Ein Projekt zur Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung sollte schrittweise, mit klaren (Teil-) Zielvorgaben in mehreren Phasen geplant und durchgeführt werden. Dabei spielt die eindeutige Definition von Meilensteinen eine entscheidende Rolle. In allen Teilphasen sollten umfangreiche Change Management- Aktivitäten grundlegender Bestandteil sein. • Durchgängigkeit – Angestrebt werden sollte eine durchgängige, medienbruchfreie, elektronisch unterstützte Arbeitsweise. • Denken und Handeln – Es besteht die Gefahr, das Projekt mit zu viel Theorie zu „überfrachten“. Die tatsächliche Umsetzbarkeit steht im Fokus. Konzept und Umsetzungsphase bilden gleichwertige und unverzichtbare Komponenten, welche die unterschiedlich erforderlichen Kompetenzen (Konzept: technisch-analytische Fähigkeiten; Umsetzung: methodische und sozialkompetente Fähigkeiten) berücksichtigen. 3 Autorenbeitrag • Anwender – Die Einführungsprojekte müssen die Nutzer dort abholen, wo sie wirklich stehen. Dieses bedeutet in der technischen Konsequenz einen Systemeinstieg zu wählen, der sich an der gewohnten Arbeitsumgebung (E-Mail, Bürosoftware, Intranet etc.) der Anwender orientiert. • Einbindung – Betroffene müssen wirklich zu Beteiligten gemacht und Probleme mit ihnen gemeinsam gelöst werden. Wichtige Voraussetzungen eines zielführenden, weil (auch) „fehlertoleranten“ Projektumfeldes sind dabei die Entwicklung von Kritikfähigkeit und die Einführung von Feed-back-Regeln („lessons learned“). • Vorgaben – Eindeutige Vorgaben präzisieren für den Anwender die zukünftigen Arbeitsschritte und nehmen ihm damit Unsicherheiten. • Verbindlichkeit – Es ist unerlässlich, Vorschriften, Vorgaben und Richtlinien für die elektronisch unterstützte Arbeitsweise konsequent zu leben und dabei einheitliche und rollenbezogene Handhabungen zu definieren. • Prozessbegleitung – Das Projektteam sollte die erforderlichen Prozessveränderungen bei der Einführung von elektronischen Vorgangsbearbeitungssystemen auch in der Umsetzung nachhaltig begleiten und die Anwender hierbei nicht alleine lassen. • Information und Kommunikation – Es sollten genügend Kommunikationskanäle aufgebaut, bereitgestellt und bekannt gemacht werden. Dabei ist es wichtig, dass Information und Kommunikation auf der Grundlage eines wirksamen Informationskonzepts während des gesamten Projekts sehr offen und unbedingt stetig erfolgen. • Transparenz – Es sollte dabei kontinuierlich für Klarheit in Bezug auf den Projektstand gesorgt und regelmäßig über Erfolge und Schwierigkeiten berichtet werden.