Rechnungswesen in Nonprofit-Organisationen

978-3-7910-2682-4 Heister, Rechnungswesen in NPO © 2008 Schäffer-Poeschel Verlag (www.schaeffer-poeschel.de) VII Inhaltsverzeichnis Vorwort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . V Der Autor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . IX 1 Rechnungswesen bringt Licht ins Dunkle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2 Der Jahresabschluss – kein Buch mit sieben Siegeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 2.1 Inventur und Inventar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 2.2 Bilanz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 2.3 Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 2.4 Exkurs – Abschreibungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 2.5 Finanzrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 2.6 Anhang und Lagebericht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 2.6.1 Der Anhang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 2.6.2 Der Lagebericht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 2.7 Bilanzanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 3 Die Technik der doppelten Buchführung leicht gemacht . . . . . . . . . . . . . . . . 45 3.1 Verbuchung auf Konten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 3.2 Mit der Regieanweisung „Buchungssatz“ bis hin zum Abschluss . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 3.3 Die Eröffnung der Konten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 3.4 Erfolgswirksame Buchungsvorfälle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 3.5 Spezielle Aspekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 3.5.1 Erbringung von Dienstleistungen und Verkauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 3.5.2 Mehrwertsteuer nach dem Umsatzsteuergesetz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 3.5.3 Anlage- und Umlaufvermögen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 3.5.4 Abschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 3.5.5 Personalaufwendungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 3.5.6 Zeitliche Abgrenzungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 4 Der Jahresabschluss – tiefer getaucht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 4.1 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 4.2 Bilanzierung dem Grunde und der Höhe nach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 4.2.1 Abstrakte Bilanzierungsfähigkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 4.2.2 Konkrete Bilanzierungsfähigkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 4.3 Bewertung von Bilanzpositionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 4.4 Bilanzierungsort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 4.5 Spezielle Aspekte der Bilanzierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 4.5.1 Die Bilanzierung des Anlagevermögens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 4.5.2 Die Bilanzierung des Umlaufvermögens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 4.5.3 Die Bilanzierung des Eigenkapitals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 4.5.4 Die Bilanzierung der Schulden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 VIII Inhaltsverzeichnis 5 Die Kosten zum Wohle der Kunden/Klienten im Griff halten . . . . . . . . . . . 133 5.1 Das System der Kosten- und Leistungsrechnung – ein schneller Überblick . . . . . . . . . . 134 5.2 Die Kostenartenrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146 5.3 Die Kostenstellenrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152 5.4 Die Kostenträgerstückrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 5.5 Die Kostenträgerzeitrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 5.6 Varianten im System der Kostenrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 6 Methoden und Instrumente der Kostenrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 6.1 Der Betriebsabrechnungsbogen (BAB) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 6.1.1 Das Anbauverfahren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 6.1.2 Das Stufenleiterverfahren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 6.1.3 Das Gleichungsverfahren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 6.2 Die Methoden der Kalkulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 6.2.1 Die einstufige Divisionskalkulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 6.2.2 Die zweistufige Divisionskalkulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170 6.2.3 Die mehrstufige Divisionskalkulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170 6.2.4 Die Äquivalenzziffernkalkulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 6.2.5 Die Zuschlagskalkulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174 6.3 Die Methoden der Betriebsergebnisrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180 6.3.1 Das Gesamtkostenverfahren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180 6.3.2 Das Umsatzkostenverfahren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 6.4 Die Methoden der Teilkostenrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183 6.4.1 Der einfache Deckungsbeitrag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183 6.4.

978-3-7910-2682-4 Heister, Rechnungswesen in NPO © 2008 Schäffer-Poeschel Verlag (www.schaeffer-poeschel.de) 1 1 Rechnungswesen bringt Licht ins Dunkle In diesem Kapitel lernen Sie: Lernziele • den Begriff „Wirtschaften“ mit verschiedenen Synonymen korrekt zu ver- wenden, • die Bedeutung des Rechnungswesens einzuschätzen, • die Ziele und Funktionen des Rechnungswesens zu differenzieren, • die Unterscheidung in Externes und Internes Rechnungswesen vorzuneh- men, • Rechnungswesen als wichtigen Informationslieferant des Controlling zu erklären, • einen roten Faden des Controlling „zu spinnen“ und • wichtige Steuerungsbereiche zu erkennen. Gegenstand des Managements (übersetzt = Unternehmensführung) einer be- Management und darfswirtschaftlich ausgerichteten Nonprofit-Organisation, einer öffentlichen Wirtschaften Verwaltung bzw. eines erwerbswirtschaftlichen Unternehmens ist die zielge- richtete Gestaltung, Steuerung und Entwicklung unter der Maxime der Wirtschaft- lichkeit. Wirtschaften bezeichnet die Entscheidung über den Einsatz knapper Ressour- D cen angesichts „unendlicher“ Bedürfnisse. Wirtschaften kann sowohl zielorientiert als auch handlungsorientiert sein. Effektiv und effizient effektiv – zielorientiert = Die richtigen Dinge tun! ––––––––––––––––––––––––––––– effizient – handlungsorientiert = Die Dinge richtig tun! Abb. 1.1: Effektiv und effizient Zielorientiert wirtschaften bedeutet effektiv zu handeln und meint: „Die rich- tigen Dinge tun!“ Handlungsorientiert wirtschaften bedeutet effizient zu handeln und meint: „Die Dinge richtig tun!“ Beides sollte gewährleistet sein. Effektivität ohne Effizienz ist genauso suboptimal wie Effizienz ohne Effektivität. • Entscheidet sich ein Seniorenheim dazu, einen Trainer für Inlineskating ein- zustellen und sucht unter qualitativ gleichwertigen Trainern den günstigsten B aus, so handelt der Träger zwar effizient, aber nicht effektiv. Wer soll an dem Kurs teilnehmen? • Sucht das Management eine Ernährungsberaterin aus, jedoch unter den fünf Kandidatinnen gleicher Qualität die teuerste, so handelt es zwar effektiv, aber nicht effizient. 2 Rechnungswesen bringt Licht ins Dunkle Rechnungswesen Die Informationen, die für gutes Management, präzise Steuerung und durch- dachtes Wirtschaften benötigt werden, kommen vorwiegend aus dem Rech- nungswesen. D Das Betriebliche Rechnungswesen umfasst alle Maßnahmen und Verfahren zur systematischen zahlenmäßigen Erfassung, Darstellung und Abrech- nung des betrieblichen Geschehens, soweit dies zahlenmäßig (mengen- und wertmäßig) erfassbar ist (vgl. Kotsch-Faßhauer 2004, S. 1). Aufgabe des Rechnungswesens ist es also, alle wirtschaftlichen Gegebenheiten und Vor- gänge wertmäßig zu erfassen. Ziele Das Rechnungswesen ist ein wichtiger Informationslieferant, im Regelfall sogar der Hauptinformationslieferant, um effektiv und effizient handeln zu können. Funktionen Dazu spiegelt das Rechnungswesen den Aufbau und den Ablauf der betriebli- chen Prozesse wider. Insofern hat das betriebliche Rechnungswesen eine Informa- tionsfunktion. Darüber hinaus hat das Rechnungswesen eine Zahlungsermittlungs- funktion. Aus den Daten des Rechnungswesens wird der Gewinn/der Verlust des Unternehmens als Grundlage zur Bemessung der Steuern und z. B. bei Aktien- gesellschaften zur Bemessung der Dividende ermittelt. Das Rechnungswesen dient außerdem zur Erfassung von Geschäftsvorfällen (Dokumentationsfunktion). Weiterhin unterstützt es die Kontrolle der Rentabilität und Wirtschaftlichkeit des betrieblichen Geschehens (Kontrollfunktion) und liefert Informationen für die zu- künftige Planung (Dispositionsfunktion). Darüber hinaus erfüllt das Rechnungs- wesen Belange bezüglich Rechenschaftslegung/Rechnungslegung nach den gel- tenden gesetzlichen Vorschriften (Rechenschaftsfunktion). Funktionen des Rechnungswesens: • Informationsfunktion • Zahlungsermittlungsfunktion • Dokumentationsfunktion • Kontrollfunktion • Dispositionsfunktion • Rechenschaftsfunktion Abb. 1.2: Funktionen des Rechnungswesens Als Synonym zum Begriff „Rechnungswesen“ werden häufig die Bezeichnun- gen „Unternehmensrechnung“ und „Rechnungslegung“ verwendet. Im Ameri- kanischen findet man vorwiegend den Begriff „Accounting“. Unterscheidung Das Rechnungswesen wird in das „Externe Rechnungswesen“ und das „Interne Rechnungswesen“ unterteilt. Statt des Begriffs „Externes Rechnungs- wesen“ wird häufig der Begriff „Finanzbuchhaltung“ gebraucht, abgekürzt „Buchhaltung“ oder sogar nur „FiBu“. Statt des Begriffs „Internes Rechnungs- wesen“ wird häufig der Begriff „Kosten- und Leistungsrechnung“ verwendet. Abgekürzt spricht man von der „Kostenrechnung“ bzw. „KoRe“. • Das Externe Rechnungswesen ist vorwiegend nach außen orientiert. Wichtige Aufgaben der Finanzbuchhaltung bestehen in der Erfassung aller Geschäfts- vorfälle und der Aufstellung des Jahresabschlusses nach den Vorschriften des Handelsrechts und des Steuerrechts. Das externe Rechnungswesen ist Rechnungswesen bringt Licht ins Dunkle 3 vergangenheitsbezogen und bildet die entstandenen Geschäftsvorfälle eines Geschäftsjahres ab. Adressaten sind die Kapitalgeber, Steuerbehörden, Kun- den, Lieferanten, Arbeitnehmer etc. • Das Interne Rechnungswesen ist vorwiegend nach innen orientiert. Wichtige Aufgaben der Kosten- und Leistungsrechnung bestehen in der Wirtschaft- lichkeitsrechnung z. B. im Bezug auf einzelne Bereiche und die Kalkulation der Produkte und Dienstleistungen. Das interne Rechnungswesen ist zu- kunftsbezogen, häufig für einen Zeitraum von einem bis drei Monaten. Adressaten sind Kostenverantwortliche, Führungskräfte und die Unter- nehmensleitung. Um die neuen Inhalte für Sie gehirngerecht zu verankern, ist es hilfreich, dass Gehirngerechte eine Struktur hineinkommt und Sie eine Verankerung in Ihrem persönlichen Er- Verankerung fahrungsbereich vornehmen. Wenn keine eigene Erfahrung vorliegt, können Sie Kollegen, Freunde etc. nach ihren Erfahrungen fragen. Wenn auch das nicht möglich ist, müssen Sie es leider so hinnehmen und in Ihrem Gedächtnis eine neue Struktur dafür aufbauen. Rechnungswesen gibt es auch in jeder Branche von Nonprofit-Organisatio- nen. Aufgabe des Rechnungswesens ist es, die wesentlichen, den Wert be- einflussenden Vorgänge in Zahlen abzubilden. Rechnungswesen teilt sich immer in „Externes Rechnungswesen“ (nach außen gerichtetes Rechnungs- wesen, Rechnungswesen an externe Adressaten, z. B. Banken) und „Internes Rechnungswesen“ (nach innen gerichtetes Rechnungswesen, Rechnungswe- sen an interne Adressaten, z. B. Manager), vgl. Abbildung 1.3. Rechnungswesen Externes Rechnungswesen Internes Rechnungswesen Abb. 1.3: Aufteilung Rechnungswesen I Hilfreich sind die im Folgenden benutzten Beispiele aus unterschiedlichen Bran- chen des Nonprofit-Sektors, nämlich: B • Pflegeheime – Klaus Pfleger, der Leiter des Pflegeheims, fragt sich, wie wirt- schaftlich seine Einrichtung in den ersten drei Monaten geführt wurde. Er bit- tet das Rechnungswesen, das betriebswirtschaftliche Ergebnis der ersten drei Monate des Quartals zu ermitteln. • Jugendhilfeeinrichtungen – Julia Jugendwohl möchte wissen, ob es wirtschaftli- cher ist, eine Reinigungsfirma zu beauftragen oder selber Personal einzustellen. • Kliniken – Johanna Beinhardt weiß, was der Klinik „ein Blinddarm“ (also eine Blinddarm-OP) einbringt. Sie kennt die Fallpauschalen und möchte wissen, ob im letzten Quartal wirtschaftlich operiert wurde. • Museen – Emil Muse glaubt, mit den bisherigen Eintrittspreisen angesichts der in allen Bereichen steigenden Kosten nicht mehr wirtschaften zu können. Er bittet das Rechnungswesen, die Selbstkosten zu berechnen. • Öffentliche Verwaltungen – Roswitha Bürgermeister beantragt bei einer Bank einen Kredit für einen Eigenbetrieb der Kommune, der in der Rechtsform einer GmbH gegründet wurde. Der Bankdirektor möchte den Jahresabschluss der GmbH sehen. 4 Rechnungswesen bringt Licht ins Dunkle Übrigens, in den ersten vier Beispielen geht es um „Internes Rechnungswe- sen“, nur im letzten Beispiel geht es um „Externes Rechnungswesen“.