Qualitäts- und Dokumentenmanagement für Tiroler Landeskrankenanstalten

ANWENDERBERICHT TILAK Qualitäts- und Dokumentenmanagement für Tiroler Landeskrankenanstalten ANWENDERBERICHT TILAK Aktenordner sind bei den Tiroler Landeskrankenanstalten passé. Ein elektronisches Büro- Informationssystem ersetzt die papierbasierte Ablage und optimiert Arbeitsprozesse in der Verwaltung und im Qualitätsmanagement. Über hunderttausend Patienten werden jährlich Qualitätsmanagement auf Die Qualitätsmanager und Prozessverantwort- stationär in den Krankenhäusern der Tiroler Lan- lichen werden automatisch benachrichtigt, und deskrankenanstalten GmbH (TILAK) behandelt. Basis der Hyperwave-Lösung können dann aufgrund der Fehlermeldungen ent- Zum ‚Gesundheitsunternehmen’ TILAK gehören sprechende Maßnahmen ergreifen und überwa- Neben zwingender Kosteneffizienz ist die Qualität das Innsbrucker Universitätsklinikum und Lan- chen. Diese Standardfunktionen können für die der Leistungen für die moderne Gesundheitsver- deskrankenhäuser in Natters, Hochzirl und Hall. QM-Prozesse jeder Abteilung individuell adaptiert sorgung entscheidend. Qualitätsmanagement (QM) Damit ist die TILAK nicht nur führend in der me- und die bestehenden Workflowformulare für ihr ist deshalb bei der TILAK ‚Chefsache’ und liegt mit dizinischen Versorgung, sondern gehört zu den eigenes Fehlermanagement angepasst werden. im Verantwortungsbereich des TILAK-Vorstandes. größten Arbeitgebern in Westösterreich. In einer ersten Pilotphase testeten die 35 Mit- Wesentliches Instrument und zunehmender Maß- Eine kostengünstige, effiziente Verwaltung un- arbeiter der Zentral-Apotheke die neue QM- stab für die überprüfbare Leistungsfähigkeit der terstützt die optimale Patientenbetreuung, Lösung. Ihr Feedback wurde ausgewertet und medizinischen Betreuung in Krankenhäusern ist denn besonders der Gesundheitsbereich un- Änderungsvorschläge direkt umgesetzt. Damit die ISO-Zertifizierung klinischer und diagnosti- terliegt strengen Budgetierungen. Ein elektro- kann das Fehler-Management-System in weiteren scher Abteilungen, wie Zentrallabor, Apotheke, nisches Büro-Informationssystem vereinfacht Fachabteilungen eingeführt werden. Obwohl das Blutbank oder Radiologie. Die Qualitätssiche- die Ablageorganisation und bietet den Verwal- System zunächst nur für die TILAK entwickelt wur- rung sowohl im Bereich der ISO Normen als tungsabteilungen verbesserte Möglichkeiten für de, interessieren sich bereits andere österreichi- auch bei den Arbeitsstandards für Herstellung Dokumentenlenkung und Versionskontrolle. Basis sche Krankenhäuser für diese Lösung. und Labor, GMP und GLP, endet jedoch nicht mit hierfür ist eine Content- und Dokumenten Ma- der einmaligen Zertifizierung der Fach- und Ver- nagement Plattform. waltungsabteilungen. Definierte Workflows und Aktenschränke ausräumen Prozesse ermöglichen den Fachabteilungen, die und digitalisieren hohen Standards dauerhaft zu sichern. In der Verwaltung der TILAK wurde bisher über- Hierzu hat Hyperwave gemeinsam mit den TILAK wiegend auf Papier gesetzt. Viele Unterlagen la- Abteilungen für Qualitätsmanagement sowie gerten in den Aktenschränken und Archiven der Informationsmanagement ein spezifisches QM- verschiedenen Standorte und mussten bei Bedarf System entwickelt, das nahtlos in die Content Ma- gesucht werden. Wertvolle Arbeitszeit ging mit nagement Plattform integriert ist. Das Kernstück der Aktenbeschaffung verloren und auch elek- wird durch ein Fehler-Management-System für die tronische Dokumente waren nicht durchgängig ISO zertifizierten Fachabteilungen gebildet, das verfügbar. Wer wirklich sichergehen wollte, dass den Mitarbeitern mit Hilfe eines definierten Work- alle Mitarbeiter eines Teams auf dem gleichen flows auf Basis vorgegebener Formulare erlaubt, Stand waren, musste Dateien als Email-Anhänge Fehler strukturiert zu dokumentieren. verschicken und nach einem derartigen Rundlauf dafür sorgen, dass die jeweils aktuellen Versionen wieder auf Fileservern abgelegt wurden. Um die Zusammenarbeit zwischen Sekretariaten und räumlich getrennten Projektteams wesentlich zu erleichtern, beschloss die TILAK die Einführung eines umfassenden elektronischen Dokumenten Management Systems. Aktenbestände aus über zwanzig verschiedenen Abteilungen sollten unter Beibehaltung der bestehenden Ablageorganisation digitalisiert und die Daten zukünftig einheitlich elek- tronisch verwaltet und archiviert werden können. Vom Prototyp zum produktiven eOffice TILAK GmbH Hyperwave AG Nach einer Vorauswahl unter 15 Produkten gab Das Hauptaugenmerk der TILAK Tiroler Hyperwave hat es sich zur Aufgabe ge- die TILAK sieben Anbietern die Gelegenheit, an- Landeskrankenanstalten GmbH liegt auf macht, das in Organisationen verborge- hand eines detaillierten Anforderungsprofils in der optimalen medizinischen Versorgung ne Wissenspotential freizusetzen. Die kürzester Zeit einen Prototyp der neuen Office der Tiroler Bevölkerung. Die TILAK ist die Hyperwave Softwarelösungen für col- Management und Informations-Plattform zu ent- Rechtsträgerin der Landeskrankenhäuser: laborative Enterprise Content Manage- wickeln. Die Hyperwave-Lösung überzeugte durch LKH Innsbruck Universitätskliniken, LKH ment unterstützen die Zustellung von ihre anwenderfreundliche, intuitive Benutzerober- Hochzirl, Öffentliches LKH Natters, Psych- Informationen, die Arbeit in Teams und fläche, leistungsfähige Funktionen für Dokumen- iatrisches Krankenhaus Hall, und der Lan- den kontinuierlichen Lernprozess im ge- tensuche und -zugriff sowie gute Integration in despflegeklinik Tirol. Die TILAK optimiert samten Unternehmen ebenso wie in der die bestehenden Office-Anwendungen. ständig das Leistungsspektrum der Häu- Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern ser im Sinne sich ändernder Patienten- und Lieferanten.