E-Mail-Management erhöht die Trefferquote im Postkorb: ECM ermöglicht die vorgangsbezogene E-Mail-Verarbeitung

DOKUMENTENMANAGEMENT Weniger Frust am Postkorb Foto: Image Source Das manuelle Selektieren der täglichen E-Mail-Flut im Post- korb ist frustrierend. E-Mail- Managementsysteme über- nehmen einen Teil der Arbeit. E-Mail-Management erhöht die Trefferquote im Postkorb E-Mail-Management umfasst heute weit mehr als die bloße Speicherung von Mails. Moderne Systeme decken Prozesszusammenhänge, Compliance-Anfor- derungen sowie die Wissenserschließung ab. Schattenseiten: Dazu gehö- ren überquellende Postfächer KOMPAKT und mangelnder Überblick Vorgangsbezogene Verarbeitung als Folge der Informationsflut der E-Mail im Geschäftsprozess und des Trends, größeren Ver- teilern Kopien der Mails zu sen- Vertrauliche Informationen vor den. Hinzu kommt die kontinu- dem Zugriff Dritter schützen ierlich zunehmende Spam- und Archivierungsstrategien für Virenproblematik, die so man- E-Mail-Systeme chen E-Mail-Account regelrecht überflutet. DER KLASSISCHE Geschäfts- ECM ermöglicht die vorgangs- brief hat beinahe ausgedient. Im bezogene E-Mail-Verarbeitung Geschäftsleben findet er praktisch Abhilfe schaffen hier neben reinen nur noch bei vertraglichen Angele- E-Mail-Archivierungssystemen genheiten Anwendung. Ansonsten und Flexibilität das bevorzugte auch moderne Enterprise-Content- dominiert heute in der schriftlichen Kommunikationsmittel unserer Management(ECM)-Systeme, wie Kommunikation eindeutig die Zeit, sowohl im privaten als auch ELOenterprise. Sie verfügen – als elektronische Variante. Der – meist im geschäftlichen Bereich. Der ho- integrale Bestandteile – über Modu- formlose – Austausch von E-Mails he Nutzen eines E-Mail-Systems ist le zur E-Mail-Archivierung. Der bildet in punkto Geschwindigkeit unumstritten, doch es gibt auch Vorteil bei einer ECM-Suite ist je- 14 www.isreport.de 11. Jahrgang is report 5/2007 Weniger Frust am Postkorb DOKUMENTENMANAGEMENT doch, dass zusätzlich zur Ablage müssen klar definieren, tribute eingegeben las- auch die vorgangsbezogene Verar- welche E-Mails in wel- Der Autor sen. So zum Beispiel beitung einer E-Mail im jeweiligen cher Form abzulegen eine Projektnummer Geschäftsprozess gewährleistet ist. sind. Optimal ist es, oder das Attribut „steu- So kann eine per Mail eingehende wenn nicht nur eine errelevant“. Auf diese Kundenreklamation nach der Abla- Verfahrenanweisung, Weise lassen sich die ge direkt einem vordefinierten sondern eine Prozess- steuerrelevanten von Workflow zugeführt werden. beschreibung vorliegt. anderen E-Mails ein- Als Mail-Archivierungsstrategien Nicht zu vergessen ist fach trennen, so dass werden heute zwei Ansätze angebo- auch die Sicherstellung der Prüfer nicht alle ten: die automatische Server-ba- von Datenschutzbestim- Mails sichten muss. sierte Mail-Archivierung und die mungen. Diese Überle- Vorteilhaft ist dabei manuelle Client-basierte Archivab- gung gewinnt insbeson- aber auch, dass Unter- lage. Erstere stützt sich meist auf dere dann an Bedeu- Karl Heinz Mosbach nehmen im Prüfungs- Regeln, anhand derer der Server tung, wenn mit perso- ist Geschäftsführer falle besser und die E-Mails abholt. Die Möglichkei- nenbezogenen Daten der ELO Digital schneller Auskunft ge- ten dieser Regelkonstrukte sind gearbeitet wird. Hierzu Office GmbH. ben können. Denn in vielfältig. So lässt sich unter ande- zählt im Grunde ge- vielen Fällen geht es rem einstellen, dass alle gelesenen nommen bereits die Kundenadres- lediglich darum, Sachstände zu er- E-Mails automatisch nach vier Wo- se. Über die Rechtesteuerung ist klären beziehungsweise entspre- chen archiviert und in eine vordefi- nierte Struktur abgelegt werden. „Unternehmensverantwortliche müssen klar Üblicherweise werden die Mails dabei aus dem E-Mail-System ent- definieren, welche E-Mails wie abzulegen sind.“ fernt, so dass dieses entlastet wird. Der Zugriff auf die E-Mails erfolgt demzufolge festzulegen, wer auf chende Nachweise zu erbringen. über die Archivrecherche. Sie las- welche E-Mails zugreifen darf. Dies fällt umso leichter, wenn der sen sich so aktiv bearbeiten – bei- gesamte, zu einem Geschäftsvorfall spielsweise im Zuge einer Antwort. Organisationskonzepte schaffen gehörige Schriftverkehr per Knopf- Bei der Client-basierten Ablage Sicherheit im E-Mail-Verkehr druck abrufbereit ist. steuert der Anwender über seine Gerade bei einer automatisierten Bildschirmoberfläche, wann und Server-basierten Archivierungsstra- E-Mails nach Prozessrelevanz wie er eine Mail archivieren möch- tegie stellt sich die Frage, wie die klassifizieren te. Dies bietet ein hohes Maß an Archivierung nicht relevanter E-Mails beinhalten zunehmend ge- Flexibilität, birgt aber auch die Ge- Mails, die beispielsweise in Form schäftskritische Informationen. Da- fahr, dass die Qualität der Mailabla- von Spam eingehen, vermieden her ist dafür Sorge zu tragen, dass ge von Benutzer zu Benutzer stark werden kann. Automatische Filter diese Informationen sowohl dem variiert oder dass unternehmens- sind sicherlich hilf- wichtige E-Mails versehentlich ge- reich. Der beste Fil- löscht werden. ter ist aber immer noch der Mensch. Klare Regularien für E-Mails Gerade dieser sind unerlässlich Aspekt spricht für In der Vergangenheit gab es von die zeitverzögerte Unternehmensseite kaum Vorgaben Archivierungsstra- in Bezug auf die Behandlung von E- tegie, die eine um- Mails. Der Benutzer hatte hier weit- fassende Bereini- gehenden Entscheidungsspielraum. gung der E-Mails Die Folge: kein einheitliches Bild in vor der Archivie- der Mail-Ablage und wenig vor- rung ermöglicht. gangsbezogene Automatisierung. Als sinnvoll bei der Unabhängig davon, ob es sich um Mail-Ablage erweist Linienprozesse oder auch wenig sich eine erweiterte strukturierte Arbeitsgebiete han- Ablagemaske, in die delt: Unternehmensverantwortliche sich zusätzliche At- 11. Jahrgang is report 5/2007 www.isreport.de 15 DOKUMENTENMANAGEMENT Weniger Frust am Postkorb ist es ratsam, die E-Mails nach der E-Mail-Management hat hohe Priorität Prozessrelevanz zu klassifizieren und in eine dafür vorgesehene Ab- E-Mail-Management 58% lagestruktur zu überführen. ECM- Langzeitarchivierung 57% Systeme bieten hierfür die Funktion Dokumentenmanagement 53% der automatischen Rechteverer- bung.