Herausforderungen und Trends im E-Mail Management - Eine Studie von BearingPoint

Studie | E-Mail Management 2008 Eine Studie von BearingPoint zu den Herausforderungen und Trends im E-Mail Management Studie | E-Mail Management 2008 Inhaltsverzeichnis Management Summary 3 Ausgangssituation und Ziele der Studie 4 Hintergrund der Studie 6 Gesetze und Richtlinien erfordern Compliance in Bezug auf E-Mails 6 Risikomanagement muss E-Mails mit einbeziehen 7 Auch bei E-Mails ist Informationssicherheit Pflicht 8 Performance und Kosten sind zu berücksichtigen 9 Methodik und Umfang der Studie 11 Ausgewählte Ergebnisse der Studie 13 Herausragende Bedeutung von E-Mails im Rahmen der Geschäftstätigkeit 13 E-Mail Management bedeutet mehr als nur Speicherplatz sparen 14 Nationale Gesetze haben den größten Einfluss auf das E-Mail Management 16 Die Nachweisfähigkeit im Falle möglicher Gerichtsverfahren ist unzureichend 17 Die Aufbewahrung von E-Mails wird den Anforderungen nicht gerecht 18 Häufig fehlen interne Regeln zur Aufbewahrung von E-Mails 19 Der Umgang mit privaten E-Mails birgt noch Unsicherheiten 21 Unternehmen sehen Veränderungsbedarf im E-Mail Management 22 Finden steht ganz oben auf der Wunschliste 24 Projekte zur Optimierung mit Hilfe von IT-Lösungen stehen auf der Agenda 25 Lösungen zum E-Mail Management integrieren eine Vielzahl von Systemen 26 Schlussfolgerung und Handlungsempfehlung 28 Die Defizite sind erkannt 28 Die größte Herausforderung ist organisatorischer Natur 28 Insellösungen vermeiden 29 Das richtige Vorgehen sichert den Erfolg 29 Anmerkungen 30 2 E-Mail Management 2008 | Studie Management Summary E-Mail Management stellt für Unternehmen zunehmend eine Herausforderung dar. Neben den mit E-Mails verbundenen Dokumentations- und Nachweispflichten treten heute Fragen des Risikomanagements und der Informationssicherheit immer stärker in den Blickpunkt. Unternehmen gehen unnötige Risiken ein oder berauben sich der möglichen Effizienzvorteile, wenn es ihnen nicht gelingt, ihre E-Mails sachgerecht zu verwalten und zu überwachen. Aber bereits die Aufbewahrung der E-Mails wird den Anforderungen meist nicht gerecht. Häufig fehlen interne Regeln zur Aufbewahrung von E-Mails oder decken die vorhandenen Lösungen nur Teilbereiche der Anforderungen ab. Unternehmen sind darüber nachweislich unzufrieden und sehen entsprechenden Verän- derungsbedarf. Eine der größten Herausforderungen im E-Mail Management ist dabei nicht technischer Natur, sondern liegt in der Schaffung geeigneter organisatorischer Rahmenbedingungen. Das ist das Ergebnis einer Studie der Management- und Techno- logieberatung BearingPoint, die auf einer Erhebung unter rund 500 Unternehmen aus Deutschland basiert. E-Mail Management 2008 | Studie 3 Ausgangssituation und Ziele der Studie E-Mails sind heute aus dem modernen Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken: Sie werden zur Beantwortung von Kundenanfragen benutzt, sie dienen der Diskussion von Geschäftsstrategien oder dem Austausch von Rechnungen und Zahlungsinformationen, ja selbst Vertragsverhandlungen werden mittlerweile per E-Mail geführt. In der internen und externen Kommunikation mit Mitarbeitern, Partnern und Kunden hat die E-Mail den Brief und das Fax als Nachrichtenformat weitestgehend abgelöst. Die einfache und schnelle Bearbeitung machen die E-Mail dabei immer beliebter. Schätzungen zufolge ist die Zahl der generierten E-Mails in den letzten fünf Jahren von 10 Milliarden pro Arbeitstag auf heute 35 Milliarden gestiegen.1 Überquellende E-Mail Postfächer, auftretende Sicherheitsverletzungen oder die unzurei- chende Bereitstellung von entscheidungsrelevanten Informationen zeigen allerdings die Kehrseite der Medaille und konfrontieren viele Unternehmen mit der Frage, wie sie mit der gewaltigen Menge täglich ein- und ausgehender Nachrichten und den darin enthal- tenen Informationen umgehen sollen. Aus Unternehmenssicht sind E-Mails dabei unter folgenden Aspekten von Bedeutung: • E-Mails haben geschäftliche Relevanz. Sie entziehen sich aber bislang den traditio- nellen Kontrollmechanismen der papiergebundenen Kommunikation und werden meist noch nicht in den geschäftlichen Kontext angemessen eingeordnet. • E-Mails unterliegen Gesetzen und Vorschriften, die vielen Nutzern nicht bewusst sind. • E-Mails können Informationen enthalten, von denen ein Risiko ausgehen kann. • E-Mails belegen Speicherplatz und führen zu steigenden IT-Kosten. Damit sind die zentralen Herausforderungen eines effizienten E-Mail Management umrissen. Dieses wird in Unternehmen vor dem Hintergrund neuer gesetzlicher Rahmen- bedingungen und der aktuellen Diskussion um Corporate Governance immer stärker diskutiert. 4 E-Mail Management 2008 | Studie Dennoch ist die Historie des E-Mail Management kurz und die Rechtsunsicherheit noch hoch. BearingPoint hat das zum Anlass genommen, die aktuelle Bedeutung und Handha- bung von E-Mail Management in Unternehmen zu untersuchen und zu fragen, inwieweit der Einsatz spezifischer IT Lösungen einen Wertbeitrag zur Bewältigung der aktuellen Herausforderungen leisten kann. Einige Kernfragen, denen BearingPoint mit der vorliegenden Studie „E-Mail Management 2008“ nachgegangen ist, sind: 1. Welche Bedeutung messen Unternehmen E-Mails im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit bei und wie werden E-Mails behandelt? 2. Welche Auswirkungen haben bestehende und neue Gesetze auf das E-Mail Manage- ment aus Sicht der Unternehmen? 3. Wie ist das E-Mail Management in Unternehmen organisiert? 4. Welchen Veränderungsbedarf sehen Unternehmen bei der Behandlung von E-Mails? 5. Welche Erfahrungen haben Unternehmen beim Einsatz von IT-Lösungen im E- Mail Management gesammelt? E-Mail Management 2008 | Studie 5 Hintergrund der Studie Unternehmen stehen vor der großen Herausforderung, ihre Geschäftstätigkeit in Einklang mit bestehenden und zukünftigen Regularien zu bringen und über funktions- fähige Leitungs- und Kontrollstrukturen dauerhaft abzusichern. Eine so verstandene Corporate Governance geht damit zunehmend Hand in Hand mit Compliance, Risikoma- nagement und Sicherheit. Gesetze und Richtlinien erfordern Compliance in Bezug auf E-Mails Unter dem Begriff Compliance versteht man die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien, aber auch die freiwilligen Kodizes zur Schaffung höherer Transparenz und Kontrollierbar- keit der Verhaltensweisen eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter. Compliance ist heute ein bedeutendes Element für Corporate Governance. Die Zahl der Vorschriften, denen Unternehmen unterschiedlicher Branchen insbesondere im Hinblick auf ihre Dokumentations- und Nachweispflichten unterliegen, ist in den letzten Jahren erheblich gewachsen. Neben handels- und steuerrechtlichen Nachweisvor- schriften müssen Unternehmen dabei auch Dokumentationspflichten gerecht werden, wie sie sich z. B. aus dem Umweltrecht, Produkthaftungs-Richtlinien, dem Arbeits- oder Gleichstellungsrecht oder speziellen Richtlinien zum Risikomanagement (Basel II, Solvency II, MiFID etc.) oder zur Datensicherheit (Telekommunikationsgesetz, HIPAA) ergeben. Was viele nicht wissen: Die in E-Mails abgegebenen Erklärungen sind in der Regel ebenso rechtswirksam wie solche in Papierform. Die Rechtswirksamkeit der E-Mail ergibt sich dabei aus dem traditionellen Grundsatz der Formfreiheit. Ist in Ausnahmefällen für eine rechtswirksame Erklärung Schriftform erforderlich, so kann diese heute in der Regel auch bei E-Mails durch die Verwendung elektronischer Signaturen (Signaturgesetz) ersetzt werden. Wenn E-Mails rechtswirksame Dokumente sind, dann können sie auch Handelsbriefe im Sinne des Handelsgesetzbuches sein und müssen gemäß Abgabenordnung (AO) nach den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit aufbewahrt werden. Die Anforderungen an die Aufbewahrung werden durch die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchfüh- rungssysteme (GoBS) konkretisiert. Danach muss unter anderem sichergestellt werden, dass E-Mails einzelnen Geschäftsvorfällen eindeutig zugeordnet werden, um diese auch zu einem späteren Zeitpunkt prüfen zu können. Nach den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) stellt eine E-Mail zudem ein originär digitales Dokument dar, das – sofern steuer- lich relevant – für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss.