Das Unternehmen
Die MVV Energie Gruppe ist mit einem Jahresumsatz von 2,3 Mrd. Euro und rund 6.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das größte börsennotierte Stadtwerke-Netzwerk in Deutschland. Die MVV Energie hat sich seit ihrem Börsengang im Jahr 1999 zu einem modernen Energieverteilungs- und Dienstleistungsunternehmen entwickelt, das innovative Lösungen rund um Strom, Wärme, Gas, Wasser und Restmüllverwertung sowie weitere Dienstleistungen anbietet. Am 01.10.2006 hat die MVV Energie Gruppe ihre internen Dienstleistungen in fünf Service- Gesellschaften in den Bereichen Netze, IT, Abrechnung, Zählerund Messwesen sowie Energiehandel unter der gemeinsamen Dachmarke 24/7 zusammengeführt. Der Name steht für einen 24stündigen Service an sieben Tagen in der Woche und unterstreicht damit den Dienstleistungscharakter.
Das Ziel
Bei der MVV Energie besteht ein hohes jährliches Dokumentenaufkommen. Um Kosten zu sparen, Arbeitsabläufe zu optimieren und Ressourcen effizienter einzusetzen, entschied sich das Unternehmen bereits 1998, ein elektronisches Archiv- und Dokumentenmanagement- System einzuführen. Wege-, Liege- und Durchlaufzeiten sollten durch eine automatisierte Vorgangsbearbeitung verkürzt und Mehrfachablagen sowie lange Such-, Einsortier- und Ablegezeiten verhindert werden. Außerdem wollte man Medienbrüche aufgrund unterschiedlicher Archivierungsmedien (Papier, Microfiche und -filme, etc.) vermeiden.
Die Entscheidung Die MVV Energie entschied sich für das Enterprise Content Management System OS.5|ECM (in der damaligen Version optimal_AS®) des Berliner Unternehmens OPTIMAL SYSTEMS (OS). Ein wesentlicher Entscheidungsfaktor für diese Lösung war neben dem gebotenen breiten Funktionsspektrum von der digitalen Archivierung über Dokumentenmanagement bis hin zu einem integrierten Workflowsystem die große Erfahrung von OS im Industriebereich. Durch den Einsatz von OS.5|ECM können große Mengen beliebiger Informationsarten, wie z. B. Rechnungen und Formulare, erfasst, revisionssicher archiviert und bei hohen Zugriffsfrequenzen auch örtlich verteilten Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Weitere Merkmale sind eine hohe Skalierbarkeit, ein sicherer Zugriffsschutz und die Erstellung einer lückenlosen Protokollierung. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Lösung kontinuierlich durch eigene, geschulte Mitarbeiter auszubauen.
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