Rechnungsverarbeitungsprozess in SAP

Anwender- Der ReadSoft Effekt bei: Sandvik Lösung: Automatisierte Rechnungsverarbeitung bericht Branche: Maschinenbau Land: Österreich Turbo-Antrieb für die Rechnungsverarbeitung beim Bergbaumaschinen-Hersteller Sandvik Die Sandvik Mining and Construction G.m.b.H in Zeltweg (Österreich) optimiert ihren Rechnungsverarbeitungsprozess in SAP seit März 2010 mit der Lösungs-Suite von ReadSoft. Der Hersteller von Maschinen für den Bergbau löst damit die bisherige sehr zeitaufwändige manuelle Erfassung der jährlich rund 40.000 Eingangsrechnungen ab. Aufgrund von besonderen „Entscheidend war für uns, dass Anforderungen bei der Prüfung und Buchung der die Anwendung zur Rechnungs- Belege hat der manuelle Prozess die Rechnungs- unbedingt vermeiden“, verarbeitung in SAP integriert verarbeitung häufig verzögert. so Tiefengraber. Ebenfalls für ReadSoft ist. Die ReadSoft-Lösung war sprach, dass die Lösung das technisch am besten Kennzeichnend für die Struktur des Sandvik-Rechnungs- bereits beim schwe- eingangs sind Rechnungen von Lieferanten aus dem Ausland auf ausgereifte Produkt.“ dischen Mutterhaus unterschiedlichstem Qualitätsniveau, sowie auch Bestellungen, erfolgreich im Einsatz ist. Werner Tiefengraber, Projektleiter der die aufgrund der langen Projektlaufzeiten im Maschinenbau über lange Zeiträume mit Teilbeträgen beglichen werden. Softwareeinführung, Sandvik Mining and Ein weiterer Pluspunkt Ehrgeiziges Ziel des Unternehmens ist es, durch die der ReadSoft-Lösung Construction G.m.b.H elektronische Rechnungsverarbeitung alle Eingangsrechnungen ist für Sandvik das mit Bestellbezug automatisiert buchen zu können. Um einen SAP-Add-on für den Workflow, mit dem sich die Eingangs- automatisierten Abgleich mit den ERP-Daten im SAP- rechnungen zeitnah prüfen und genehmigen lassen. System zu ermöglichen, müssen sowohl Bestellnummer als auch Die Workflow-Komponente wurde so angepasst, dass sie die Rechnungsbetrag mit den Angaben aus der Bestellung über- besonderen Anforderungen des Unternehmens an ein einstimmen. Hierzu werden die Lieferanten des Unter- mehrstufiges Genehmigungsverfahren erfüllt: nehmens verstärkt in den Prozess eingebunden. Alle projektbezogenen Rechnungen werden aufgrund der Werner Tiefengraber, Projektleiter der Softwareeinführung: Komplexität und Betragshöhen – wie auch schon Bestellungen – „Nach unserer Planung wird sich die Einführung der jeweils vom Projektleiter und dem zuständigen Einkäufer nach automatisierte Rechnungsverarbeitung innerhalb von drei Jahren dem Vier-Augen-Prinzip geprüft. Überschreitet eine Rechnung amortisieren.“ zudem einen bestimmten Betrag, sind weitere Genehmigungen notwendig, bis hin zur Geschäftsührungsebene. Für Bei der Evaluation mehrerer Invoicing-Lösungen für SAP genehmigungspflichtige Rechnungen ist daher keine auto- schnitt ReadSoft aus Sicht des Projektteams am besten ab: matisierte Zahlungsfreigabe vorgesehen. „Entscheidend war für uns, dass die Anwendung zur Rech- nungsverarbeitung in SAP integriert ist. Die ReadSoft- Im Shared-Service-Center von Sandvik am Produktionsstandort Lösung war das technisch am besten ausgereifte Produkt. Zeltweg arbeiten künftig fünf Mitarbeiter mit der Lösung, in Wir haben andere Softwarelösungen begutachtet, bei denen den Workflow sind rund 50 Mitarbeiter unternehmensweit zahlreiche Prozess-Schritte außerhalb von SAP in einer einbezogen. Die Implementierung der ReadSoft-Invoicing- separaten Datenbank stattgefunden hätten. Dies wollten wir Lösung inklusive der kundenspezifischen Konfiguration begann aufgrund der ohnehin schon komplexen Prozessgestaltung im Dezember 2009 und Go-Live war Anfang März 2010.