Effizientes Stammdaten-Management in SAP - Erfahrungsberichte mit der Integration neuer Prozesstypen und PROCESS DIRECTOR

ReadSoft PROCESS Event 2011 Erfahrungsberichte mit der Integration neuer Prozesstypen und PROCESS DIRECTOR Erfahrungsberichte mit PROCESS DIRECTOR Stammdaten Management Christian Heib Kundenaufträge Patrick Spengler Zahlungsfreigabe Stefan Reiß Erfahrungsberichte mit PROCESS DIRECTOR Erfahrungsbericht mit der Integration des Prozesstyps Zahlungsfreigabe Stefan Reiß Solution Management PROCESS DIRECTOR - Zahlungsfreigabe Eine ReadSoft Lösung, um den Zahlungsfreigabeprozess revisionssicher, gleichzeitig jedoch einfach und übersichtlich zu gestalten. Zahlungsfreigabe – Problemstellung Freigabeszenarien zur Rechnungsprüfung im Unternehmen konzentrieren sich hauptsächlich auf die inhaltlichen und sachlichen Anerkennung von Rechnungen Zahlungsfreigabe sollte im Hinblick auf SOX Anforderungen als getrennte Funktion organisiert sein und in einem nachvollziehbaren Workflow erfolgen Länderspezifisch ergeben sich hieraus Anforderungen an die Umsetzung des Prozesses zur Einhaltung von Unternehmensrichtlinien (Workflow, Dokumentation) “Manuelle” Überprüfung von Zahlungsvorschlagslisten oft komplex und zeitintensiv; führt zudem zu unzureichenden Prüfergebnissen Kundenbeispiel – Französischer Konzern Ca. 700‘000 zu zahlende Rechnungen Wöchentliche Zahlläufe in mehreren SAP Systemen Zahlungsvorschlagslisten wurden von der Buchhaltung ausgedruckt und an die Treasury Abteilung zur Abzeichnung übergeben Stichprobenartige Überprüfung der zugrundeliegenden Rechnungen im SAP System aus Transaktion F110 heraus Gewünschte Lösung: Einfache und nachvollziehbare Möglichkeit der Abzeichnung von Zahlungsvorschlagslisten Lösungsansatz ReadSoft PROCESS DIRECTOR Erzeugte Zahlvorschläge (TA F110) werden als Dokumente in PD angelegt Auf dem so erzeugten Dokument kann ein Workflow gestartet werden Lösungsansatz ReadSoft PROCESS DIRECTOR Rechnungsprüfer und Treasury prüfen Positionen der Zahlvorschlagsliste und geben den Zahllauf frei Vorteile der PROCESS DIRECTOR Lösung für den Kunden Fachliche Anforderungen Erfüllt SOX Anforderungen an Zahlungsfreigabe analog den Anforderungen an die Rechnungsprüfung Einfache Einzelfallprüfung Integrierter Workflow Protokollfunktionalität zur Einhaltung und Nachprüfbarkeit definierter Prozesse Umsetzung Einfach zu nutzende Web Applikation erlaubt Teilnahme am Freigabeprozess und Zugriff auf alle relevanten SAP Systeme Archivierte Rechnungen für offene Posten können direkt im Workflow eingesehen werden (kein Drill Down) Rechnungsdaten und Workflow Protokolle stehen über den PROCESS DIRECTOR für Accounts Payable zur Verfügung Archivierte Workflow-Protokolle dokumentieren Freigabeentscheidungen PROCESS DIRECTOR Zahlungungsfreigabe Stefan Reiß Reiß Erfahrungsberichte mit PROCESS DIRECTOR Erfahrungsbericht mit der Integration des Prozesstyps Kundenaufträge Patrick Spengler Solution Architect PROCESS DIRECTOR - Kundenaufträge Ausgangssituation: Eingehende Bestellungen (Kundenaufträge) einiger Kunden werden bereits im EDI Verfahren elektronisch verarbeitet. Andere Kundenaufträge werden per FAX oder per Mail (als Anhang) an das Unternehmen übertragen. Anforderung: Digitalisierung der eingehenden bildhaften Kundenaufträge und damit die Verarbeitung (OCR)von eingehenden FAX und PDF Bestellungen mit INVOICES. Eventuell fehlende Informationen für die Verarbeitung der Kundenaufträge sollten angereichert werden und über eine bereits bestehende kundeneigene Entwicklung in SAP gebucht werden. PROCESS DIRECTOR - Kundenaufträge Nutzenbetrachtung: Kunden waren nur schwer zu bewegen, auf ein EDI Kopplung umzusteigen. Auch für den Empfänger der Kundenaufträge im EDI Format war es mit größerem Aufwand verbunden, die notwendigen EDI Konfigurationen vorzunehmen und Änderungen zu pflegen. Kunden wurden gebeten, Ihre Aufträge per Email zu übersenden. Die Optimierung von eingehenden Kundenaufträgen per Email in INVOICES und der damit verbundene Aufwand waren erheblich weniger im Vergleich zum bestehenden EDI Verfahren. Darüberhinaus konnte auch flexibel und schnell auf Änderungen reagiert werden. Inkonsistenzen in der Stammdatenprüfung werden im PROCESS DIRECTOR angezeigt und können dort auch vervollständigt werden. PROCESS DIRECTOR - Kundenaufträge Scannen der Kundenaufträge Interpretation (Die Kunden- Kunden- aufträge wurden zuvor optimiert) optimiert) Datenvalidierung (optional) Kundenauftrag und –bild werden in den PROCESS DIRECTOR bzw. ins Archiv übertragen SD Modul Auftragsdaten werden gegen die SAP Daten validiert und geprüft Automatische Buchung, ArchiveLink Content wenn keine Fehler Repository oder Ausnahmen aufgetreten sind PROCESS DIRECTOR - Kundenaufträge SAP GUI Übersichtsbild mit Arbeitsvorrat PROCESS DIRECTOR Kundenaufträge Patrick Spengler Reiß Erfahrungsberichte mit PROCESS DIRECTOR Erfahrungsbericht mit der Integration des Prozesstyps Stammdaten Christian Heib Project Manager PROCESS DIRECTOR Stammdaten Ziele und Motivation Erhöhte Transparenz und Nachverfolgbarkeit Höhere Qualität der Kreditorenstammdaten Einhaltung von Konzernrichtlinien Erhöhte Geschwindigkeit und damit Kosteneinsparungen PROCESS DIRECTOR Stammdaten Optimierungen mit Definition von Pflichtfeldern Anhängen von Bankverbindungsnachweisen etc. Workflowschritte für einzelne Sichten mit festlegbarer Empfängervorbelegung Verarbeitung über einen definierten Prozess mit klaren Verantwortlichkeiten und Kompetenzen Funktion „Teilweise Buchen“ Anzeige von geänderten Werten zur besseren Übersichtlichkeit PROCESS DIRECTOR Stammdaten Anfrage „WEB Oberfläche“ PROCESS DIRECTOR Stammdaten Eingabemaske mit Anzeige der Pflichtfelder. PROCESS DIRECTOR Stammdaten erforderliche Vorbelegungen, z.B. WE bez. RechPrüf PROCESS DIRECTOR Stammdaten Automatische Empfängervorbelegung, in Abhängigkeit vom Prüfschritt. PROCESS DIRECTOR Stammdaten Empfänger, in diesem Beispiel Einkauf, arbeitet mit dem PROCESS DIRECTOR in SAP und vervollständigt die Daten. PROCESS DIRECTOR Stammdaten Der Einkäufer kann allgemeine Daten ändern… PROCESS DIRECTOR Stammdaten …jedoch keine Buchhaltungsdaten. PROCESS DIRECTOR Stammdaten Nach Vervollständigung der Einkaufsicht, wird der Stammsatz angelegt. PROCESS DIRECTOR Stammdaten Durch die Funktion „Teilweise Buchen“ ist die Einkaufssicht in SAP nun angelegt und Bestellungen können bereits ausgelöst werden. PROCESS DIRECTOR Stammdaten Im Anschluss wird der Workflow fortgesetzt, um die Buchhaltungsdaten und Bankdaten zu pflegen. PROCESS DIRECTOR Stammdaten Weitere Workflows Workflows zum Ändern von Kreditorenstammdaten • Empfängersteuerung abhängig von geänderter Sicht. • Anhängen von Dokumenten aus denen der Änderungsbedarf hervorgeht. Workflows zum Löschen von Kreditorenstammdaten • Sperrkennzeichen wird automatisch vom PROCESS DIRECTOR gesetzt PROCESS DIRECTOR Stammdaten Christian Heib Reiß PROCESS DIRECTOR Bereiche Purchase to Pay Order to Cash Stammdaten Finanzen Bedarfsanforderungen Kundenaufträge Lieferant Umbuchungen Auftragsbestätigungen Zahlungsavise Kostenstelle Lieferscheine Profit Center Rechnungen Sachkonto Zahlungsfreigabe Anlagen CAPTURE Benutzeroberfläche Web Browser GUI SAP GUI Archiv Basis Dienste Workflow engine Archiv Dienste User management Datenversionierung Prozess log (audit trail) Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!