Best Practice Veolia Wasser GmbH: Mehr Effizienz im Personalmanagement mit perbit.views

Die Einführung eines Personalmanagement-Systems bedeutet für jedes Unternehmen einen Veränderungsprozess, den es aktiv zu gestalten gilt. Erfolgsfaktoren sind eine gute Projektplanung und flankierende Kommunikation. Wie das geht, zeigt das Beispiel der Veolia Wasser GmbH. In einem Praxisvortrag auf der Zukunft Personal 2009 zum Thema „Nachhaltige Effizienzsteigerung im Personalmanagement durch die Einführung von perbit.views“ zeigte Personalleiter Malte Hansen anschaulich die Projektphasen einer erfolgreichen Systemeinführung auf. Interessierte Personalverantwortliche, die nicht vor Ort sein konnten, erhalten hier eine Zusammenfassung.

Die Veolia Wasser GmbH mit Sitz in Berlin ist einer der führenden Dienstleister in der Wasserwirtschaft für Gemeinden, Industriekunden und private Haushalte und beschäftigt rund 7.500 Mitarbeiter. Um den wachsenden Anforderungen in der Personalarbeit gerecht zu werden, entschied sich das Unternehmen im Oktober 2007 zur Einführung eines Personalmanagement-Systems. Die damit verbundenen Ziele: eine verbesserte Informationsversorgung des Managements für zukünftige Personalentscheidungen, Optimierung, Vereinheitlichung und Beschleunigung der Personalprozesse sowie in der Folge eine Neupositionierung des Personalmanagements als interner Business-Partner mit verstärkter Ausrichtung auf wertschöpfende Aufgaben.

In einer umfassenden Marktrecherche wurden insgesamt 200 HR-Softwareanbieter identifiziert. Nach einer Vorauswahl bezüglich Leistungsumfang und Kompatibilität der angebotenen Lösungen wurden in einer ersten Runde sechs Hersteller zu einer allgemeinen Präsentation eingeladen. Drei davon kamen in die engere Auswahl und wurden zu einer zweiten, nun detaillierten und spezifischen Präsentation eingeladen. Der Auswahlprozess erfolgte auf Basis einer im Rahmen der Anforderungsanalyse erstellten Bewertungsmatrix. Diese umfasste insgesamt 83 Kriterien aus folgenden Bereichen: Integrationsfähigkeit und Flexibilität des Gesamtsystems, Leistungsfähigkeit der Softwaremodule, Bedienungsfreundlichkeit und Benutzerunterstützung, Sicherheit, Performance und Herstellerqualität sowie Preis-Leistungs-Verhältnis. Schließlich fiel die Entscheidung auf perbit.views, das mit einer Gesamtnote von 1,7 den gestellten Anforderungen in idealer Weise entsprach.

Mit einem Start-Workshop begann im Februar 2008 die Vorbereitung der Systemimplementierung. In enger Zusammenarbeit zwischen Personal- und IT-Abteilung wurden die Module (Mitarbeiter-, Bewerber-, Seminar-, Stellen- und Personalkostenmanagement), die Prozesse (Wie sollen die Prozesse bearbeitet werden? Wer arbeitet mit in welchem Prozess?) und die Datenfelder (Welche Daten sind erforderlich? Wo werden sie gepflegt?) definiert und anschließend entsprechend der Vorgaben von perbit umgesetzt. Weiterhin galt es, die technischen Voraussetzungen bezüglich der IT-Infrastruktur, der Datenschnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung in SAP sowie der Benutzer- und Zugriffsrechte zu schaffen. Neben der Personalabteilung am Standort Leipzig sollten auch die Personalverantwortlichen an den verschiedenen Projektstandorten in den verbundenen Unternehmen dezentrale Zugriffsmöglichkeiten auf das System erhalten. Parallel zu anwenderspezifischen Trainings für Basis-User, Power-User und Administratoren erfolgte im Juli 2008 die Systemimplementierung, die mit allen nachbereitenden Arbeiten betreffend Datenimport und manueller Datenerfassung im September 2008 abgeschlossen werden konnte.

Die mit der Einführung eines Personalmanagement-Systems verbundene Effizienz- und Qualitätssteigerung steht und fällt mit einer intensiven Nutzung der komplexen Systemmöglichkeiten. Im Sinne einer nachhaltigen Entwicklung wurde daher ein unternehmensspezifisches Benutzerhandbuch zur praktischen Arbeit mit perbit.views als Leitfaden für alle Personalmitarbeiter erarbeitet.

Als essenziell für den Projekterfolg hat sich rückblickend die frühzeitige Einbindung aller Beteiligten erwiesen. So waren Mitarbeiter und Betriebsrat von Beginn an über das Einführungsvorhaben informiert, die Systemauswahl und –implementierung erfolgte in enger Zusammenarbeit zwischen Personal- und IT-Abteilung unter laufender Abstimmung mit dem Management. Im Ergebnis steht ein perfekt auf die individuellen Anforderungen abgestimmtes Personalmanagement-System. Bereits bei der Erfolgskontrolle zum Projektabschluss haben sich wesentliche Effizienz- und Prozessverbesserungen gezeigt. Einige Beispiele: Während Serienbriefe früher einzeln über die Adressdaten aus SAP oder Excel erstellt werden mussten, können sie nun workflowgesteuert aus perbit.views generiert werden. Bewerberdaten fließen direkt von der Internet-Karriereseite in das System, Eingangsbestätigungen werden automatisiert verschickt. Der Zeitaufwand zur Zusammenführung personalrelevanter Daten für die regelmäßig zu erstellenden Sozialreports hat sich von zwei Wochen auf zwei Tage reduziert. Ebenso sind Auswertungen zu geplanten oder durchgeführten Weiterbildungsmaßnahmen je Unternehmenseinheit, Niederlassung oder Abteilung tagesaktuell per Knopfdruck verfügbar. Insgesamt hat sich durch die Automatisierung der HR-Prozesse eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis bei gleichzeitig verbesserter Datenqualität eingestellt. Management und Führungskräfte loben die schnellere und qualitativere Informationsversorgung. Ein erhöhter Wertschöpfungsbeitrag wurde zudem durch ein Prozess-Benchmarking in den Bereichen Rekrutierung und Weiterbildungsorganisation messbar.

Das zufriedene Zwischenresümee von Malte Hansen nach nunmehr einem Jahr erfolgreichem Systemeinsatz: „Die durch perbit.views erzielten Verbesserungen allein machen uns zwar noch nicht zum HR-Business-Partner. Sie legen aber einen soliden Grundstein, um uns dieser Rolle in optimaler Weise zu nähern.“