Bewerbermanagement: Mehr Zeit fürs Wesentliche

FACHTEIL Bewerbermanagement Mehr Zeit fürs Wesentliche Von DER Stellenausschreibung über die Vorauswahl von Kandidaten bis zur Übernahme eines neuen Mitarbeiters in die Stammdaten – beim Versicherer Nationale Suisse lief der Einstellungsprozess bis vor kurzem sehr kleinteilig. Das änderte sich durch die Einführung eines neuen Bewerber- managementsystems, das den HR-Mitarbeitern obendrein zeitliche Freiräume für andere Aufgaben verschafft. ie Wurzeln des Versicherungsunter- daten für Eingangsbestätigungen, Absagen technologischen Kernanforderungen D nehmens Nationale Suisse reichen und Einladungen, alles wurde nach und werden an die Lösung gestellt? ● Welche Ressourcen an Know-how, Per- weit zurück. Schon 1860 entstand mit der nach erfasst. Für den Schriftverkehr rele- Schweizerischen Lloyd einer der Vorläu- vante Daten kopierten die Mitarbeiter sonal und IT-Infrastruktur stehen zur fer. Heute ist das Unternehmen ein inter- anschließend wieder aus den Tabellen Verfügung? national tätiger Versicherer für Privat- heraus und fügten sie in die Anschreiben ● Können kurz- oder mittelfristig Anfor- und Firmenkunden. Hauptsitz der Gesell- ein. Eine datentechnische Verbindung zwi- derungen hinzukommen, sodass even- schaft ist Basel in der Schweiz. Tochter- schen Ausschreibung, Bewerbung und tuell später auch andere Bereiche abge- gesellschaften befinden sich in Belgien, Reaktion gab es nicht. Der reibungslose deckt werden müssen? Deutschland, Italien, Liechtenstein und Ablauf war einzig durch die saubere Arbeit Auf Basis der Antworten entstand ein Spanien. Die Nationale Suisse beschäf- der HR-Mitarbeiter garantiert. Aber nicht Pflichtenheft, anhand dessen Nationale tigt insgesamt rund 1900 Mitarbeiter. nur die Verwaltung der Daten stellte die Suisse die Bewerbermanagementlösun- Allein in der Schweiz bewerben sich jedes Personalabteilung vor eine Herausforde- gen zwölf verschiedener Software-Unter- Jahr etwa 3000 potenzielle neue Mitar- rung, bereits die Ausschreibung von Stel- nehmen bewertete – vier davon kamen beiter, davon rund 900 auf Ausbildungs- len nahm einige Zeit in Anspruch, denn in die engere Auswahl. Die Wahl fiel stellen. Für die europäischen Tochterge- Jobangebote konnten nicht automatisiert schließlich auf die BeeSite Recruiting Edi- sellschaften interessieren sich zusätzlich auf der Website des Versicherungsunter- tion des HR Marketing und Software-Spe- gut 1000 Bewerber pro Jahr. Fast 70 Pro- nehmens veröffentlicht werden. Stattdes- zialisten Milch & Zucker. Den Ausschlag zent der Bewerbungen gehen online in sen wurde jedes Stellenangebot einzeln gab vor allem der Funktionsumfang, der den Personalabteilungen ein. Um die Bear- über das Content-Management-System exakt die Bedürfnisse des HR-Teams abbil- beitung der Bewerbungen, die Verbrei- eingestellt. dete: tung von Stellenangeboten und das Hand- ● Erstellung und Freigabe von Stellen- ling von Initiativbewerbungen kümmern Neue Software: Auswahl und ausschreibungen. sich europaweit 12 Mitarbeiter. Leistungsmerkmale ● Automatische Übernahme in die Unter- Diese 12 Mitarbeiter mussten bisher alle Im Herbst 2008 begann die Auswahlpha- nehmenswebsite im Unternehmens- eingehenden Bewerbungen mit Hilfe von se für ein Bewerbermanagementsystem, Design. Excel-Listen verwalten. Dazu wurden die um die Arbeitsbelastung der HR-Mitar- ● Komplette Abbildung des bestehenden wesentlichen Daten und Fakten aus jeder beiter zu senken und die Workflows zu Workflows – von der Ausschreibung einzelnen Bewerbung in die Tabellen ein- optimieren. Unter anderem folgende Fra- über die Vorauswahl bis hin zur auto- getippt, um dort anschließend gepflegt gen standen dabei im Vordergrund: matischen Übernahme eines neuen Mit- und weiterbearbeitet zu werden. Adress- ● Welche funktionalen, prozessualen und arbeiters in die Stammdaten. 44 09 | 2010 www.personalwirtschaft.de ● Abwicklung der vollständigen E-Mail- In der Implementierungsphase passte den. Alle Schritte, die zuvor manuell Korrespondenz zwischen dem Unter- Milch & Zucker die Prozesse und Para- abgearbeitet wurden, erfolgen nun inner- nehmen und dem Bewerber innerhalb meter der Software an die Bedürfnisse halb des Systems: Stellenanzeigen wer- der BeeSite. der Nationale Suisse an und füllte das den im Backend eingestellt und von den ● Das Recruiting ist mehrsprachig mög- System mit Basisdaten. Dazu gehörten jeweils Verantwortlichen digital freige- lich: das Backoffice steht in Deutsch, Informationen für die Dropdown-Felder geben. Formulardaten aus Online-Bewer- Französisch, Italienisch, Spanisch und im Online-Bewerbungsformular, E-Mail- bungen fließen automatisch in die Daten- Flämisch zur Verfügung. Texte für einen standardisierten Versand, bank ein. Schließlich finden innerhalb ● Die Personalverantwortlichen werden verschiedene Sprachdateien und die der BeeSite-Lösung die Bewertung und gezielt mit Kandidaten „versorgt“ und Rechtevergabe für die verschiedenen das Ranking der Bewerbungen für die können sie kontaktieren. Benutzer. jeweilige Stelle statt. Die integrierte ● Top Bewerber können über Matching- Rechteverwaltung erlaubt es allen Abtei- Funktionen identifiziert werden. Inlineframes erleichtern lungen und Bereichen bei Nationale Suis- Außerdem war bei der Auswahl wichtig, Implementierung se, über das System Personal anzufor- dass die Lösung gute Möglichkeiten für Als besonders erfreulich aus Sicht des dern und an der Auswahl mitzuwirken. eine Weiterentwicklung in Richtung eines Auftraggebers erwies sich die Tatsache, Die möglichst nahtlose Einbindung des einheitlichen Personalmarketings bietet. dass die HR-Prozesse nicht umgestellt Systems in die Unternehmenswebsite Mitte Februar 2009 begann das Projekt- werden mussten, um Bee-Site einsetzen war von Beginn an ein wichtiges Krite- team von Milch & Zucker mit der Imple- zu können. Denn das System ließ sich rium. Um dies zu erreichen, hat Milch & mentierung des Bewerbermanagement- mit minimalem Aufwand an die beste- Zucker alle von dem Bewerbermanage- systems bei Nationale Suisse. Der henden Workflows anpassen. So konnte mentsystem generierten Formulare Livegang erfolgte im August. die Software sehr schnell eingeführt wer- direkt in einem Inline-Frame (auch iFra- 09 | 2010 www.personalwirtschaft.de 45 FACHTEIL Bewerbermanagement Der Einstellungsprozess bei Nationale Suisse Abbildung 1 Ausgewählte Frames Abbildung 2 als Screenshot Einheitlicher Markenauftritt: Das neue Bewerber- Hier der Bewerbungsprozess bei der Nationale Suisse im Überblick. Die BeeSite kommt management-System der Nationale Suisse fügt über die gesamte Breite zum Einsatz. sich nahtlos in das bestehende Webdesign ein. me genannt) ausgegeben. iFrames wer- werden, denn viele Schritte lassen sich Belgien online angeboten wird, die dann den unter anderem dazu verwendet, um jetzt fast doppelt so schnell ausführen in ganz Europa über die Website von Natio- auf einer Website externe oder zusätzli- wie zuvor. Diese Entlastung hilft den HR- nale Suisse abrufbar ist. Um das zu ermög- che Inhalte als selbstständiges Doku- Mitarbeitern, sich auf die eigentlichen lichen, wurde das Bewerbermanagement- ment darzustellen. So kann es im Look Aufgaben innerhalb des Personalbereichs system bereits in allen nötigen Sprachen der umgebenden Homepage erscheinen. zu konzentrieren. installiert. Geplant ist zudem, die Talent- Dieses Vorgehen hatte den Vorteil, dass Pool-Funktionen der BeeSite Recruiting der Hersteller des bei Nationale Suisse Kein Problem: Grenzübergreifende Edition sukzessive zu nutzen und auszu- eingesetzten Content-Managementsys- Bewerbungen bauen. Bisher war das nicht nötig, denn tems nun lediglich die Einbindung von Die Tochtergesellschaften in Belgien, zwischen den verschiedenen Versiche- iFrames in sein System ermöglichen Deutschland, Italien, Liechtenstein und rern in der Schweiz und auch in den Län- musste. So passt sich die Online-Ober- der Schweiz haben ihre HR-Aufgaben dern der Tochtergesellschaften von Natio- fläche des Bewerbermanagementsystems bisher weitestgehend autonom erledigt.