Bewerbermanagement: Von der Pflicht zur Kür

TITEL | Bewerbermanagement Von der Pflicht zur Kür Als Dienstleister mit den Geschäftsbereichen für Forderungsmanagement und Software erhält die GFKL Financial Services AG rund 5000 Bewerbungen im Jahr. Daher entschied sich das Unternehmen Anfang 2008 für den Einsatz einer E-Recruiting- und Bewerbermanagement-Software. er Stand der Dinge vor der Umstellung des Bewerber- Workbook“ genannt – umfasste alle notwendigen Anpas- D mangement-Prozesses: Die bei GFKL Financial Services sungen des Systems. So wurden beispielsweise die ein- AG eingesetzte Bewerbermanagement-Lösung bot keine zelnen Zugriffsrechte der Benutzer des Systems, die Schnittstellen zur Website. Ebenso mussten Bewerbungen Bewerbermanagement-Prozesse, die Stellenanzeigen-Vor- manuell erfasst werden. Zudem konnten Stellenanzeigen lagen, die Briefvorlagen für die Korrespondenz mit den nicht direkt auf Online-Stellenbörsen wie Monster oder Bewerbern und weitere Details festgehalten. Erst nach Fer- Stepstone geschaltet werden. „Wir wollten 2008 unser beste- tigstellung des Pflichtenheftes wurde der Hauptvertrag hendes Bewerbermanagement auf eine moderne E-Recrui- zwischen GFKL und Softgarden unterzeichnet. Dieses ting-Lösung umstellen. Die aktive Nutzung des Internets Vorgehen beansprucht in der frühen Phase vor Vertrags- war uns dabei sehr wichtig“, berichtet Franz Walch, Leiter unterzeichnung erhebliche Ressourcen. Jedoch konnte Konzern-Personalmanagement. Weitere Ziele waren die so die Einführung der Software in nur wenigen Wochen Vereinheitlichung und Professionalisierung des Bewerber- realisiert und Nachkalkulationen während des Projektes management-Prozesses sowie ein umfassendes Berichtswe- vermieden werden. sen. Dies insbesondere zur Effizienzmessung und Überprü- Mitte März wurde der Vertrag samt Pflichtenheft unterschrie- fung der Investitionen in das Personalmarketing, also die ben und der Startschuss für die Implementierung gegeben. Schaltung von Stellenanzeigen in Online- und Offline- Für die Realisierung wurde ein Projektfahrplan mit kon- Medien. Da die GFKL-Gruppe in ihren Gesellschaften per- kreten Meilensteinen vereinbart. manent Spezialisten im Forderungsmanagement und der IT sucht, sollten zudem neue Wege gefunden werden, um Aus einem Guss interessante Kandidaten aus einem Talentpool heraus auf Die Software wurde gemäß Pflichtenheft umfassend ange- vakante Positionen ansprechen zu können. passt. „Hier steckt der Teufel im Detail“, sagt Dominik Faber, Der Implementierungsphase des Systems ging eine inten- Gründer und Geschäftsführer der Softgarden GmbH. „Nur sive Konzeptionsphase voraus. „Um unsere Investitionen wenn auch die Details im Recruiting-Prozess auf das Unter- zu sichern, haben wir zunächst einen Kick-off-Workshop nehmen abgestimmt werden, können Einsparungen bei mit dem Softwareanbieter Softgarden durchgeführt, in dem der Administration sowie Synergien durch ein zentralisier- unsere Anforderungen dargestellt und mit dem System tes Recruiting erreicht werden. Immerhin ist der Recrui- abgeglichen wurden“, so Walch. Anschließend erstellte ting-Prozess für wissensintensive Unternehmen die Königs- Softgarden ein Pflichtenheft, das gemeinsam mit dem disziplin.“ Projektleiter bei GFKL, René Milbrett, intensiv überarbei- Zur Gruppe gehören mehrere Gesellschaften, die alle in die tet wurde. Das Pflichtenheft – auch „Implementation E-Recruiting Lösung integriert werden können. Derzeit 02 | 2009 www.personalwirtschaft.de 27 TITEL Bewerbermanagement sind elf Gesellschaften an mehreren Stand- „In einem personalisierten Bereich orten im System vertreten. Die Lösung wurde so aufgesetzt, dass weitere Gesell- können Bewerber ihre Bewerbungen schaften ohne großen Aufwand integriert bearbeiten und ihre Dokumente werden können. Das Bewerbermanage- ment wird im Wesentlichen zentral durch speichern und aktualisieren.” die Personalabteilung der GFKL-Holding als Shared Service Center für die einzel- weiteren Informationen über die Stelle eingescannt, die Bewerbungsunterlagen nen Gesellschaften durchgeführt. Mit Ein- und das Unternehmen, um sich erst dann zurückgesendet. „Es war mir wichtig, dass führung der E-Recruiting-Lösung können direkt über die Unternehmenswebsite auf alle Bewerbungen elektronisch bearbeitet auch die Prozesse für das Bewerbermana- das Stellenangebot zu bewerben. In diesem werden können“, so Walch. Anschließend gement der gesamten Gruppe vereinheit- Fall sollte das System dennoch erkennen, wird die Bewerbung geprüft und gegeben- licht werden. dass der Bewerber die Stellenanzeige falls per E-Mail an einen Fachbereich wei- Wesentlicher Bestandteil einer E-Recrui- ursprünglich über die jeweilige Jobbörse tergeleitet. „Somit mussten wir nur die ting-Lösung ist die Rekrutierung neuer gefunden hat. HR-Mitarbeiter auf das System schulen. Mitarbeiter über die Website des Unterneh- Bewerbungen, die wir an den Fachbereich mens. Softgarden hat für GFKL eine soge- An Jobbörsen angedockt weitergeben möchten, leiten wir einfach nannte „Branded Career Website“ entwi- Bei der Schaltung von Stellenanzeigen in per E-Mail weiter. Für die Mitarbeiter in ckelt. Diese bietet Bewerbern die Möglich- klassischen Zeitungen wird eine Kennzif- der Fachabteilung ist diese Vorgehenswei- keit, aktuelle Stellenangebote einzusehen fer, die sich aus der Stellennummer sowie se völlig unkompliziert “, so Milbrett. Der und sich online über ein Bewerbungsfor- einer Nummer für die jeweilige Zeitung Fachbereich kann die Bewerbung anschlie- mular konkret auf eine Position sowie ini- zusammensetzt, in die Stellenanzeige inte- ßend über ein Bewertungsformular prüfen tiativ zu bewerben. In einem personali- griert. Die Nummer 223/11 bedeutet, dass und das Feedback direkt an die Personal- sierten Bereich können Bewerber ihre es sich um die Stelle 223 handelt, die in abteilung zurücksenden. Der bearbeiten- Bewerbungen bearbeiten, Dokumente wie der Zeitung 11 (beispielsweise „Westdeut- de Personalreferent wird über das Feed- Zeugnisse und Lebenslauf speichern und sche Allgemeine Zeitung“) geschaltet wur- back informiert und kann so den nächs- aktualisieren. Das Bewerberportal wurde de. Bewirbt sich ein Bewerber per Post ten Schritt anstoßen. „Um bei Bedarf Ver- grafisch an den Internetauftritt angepasst oder auch online, so muss er stets diese antwortliche in den Fachbereichen auf eine und direkt in die Website des Unterneh- Nummer angeben. Das E-Recruiting Sys- noch ausstehende Rückmeldung aufmerk- mens integriert. Es beinhaltet ein Redak- tem kann somit erkennen, über welche sam zu machen, ist es möglich, über das tionssystem, über welches Inhalte auf den Zeitung die Bewerbung initiiert wurde. System automatisierte Erinnerungen zu ver- Seiten direkt durch die GFKL gepflegt wer- Zusätzlich wurden die Korrespondenz-Vor- senden“, berichtet Milbrett. den können. Für interne Bewerbungen lagen des Unternehmens komplett in die innerhalb der Gruppe wurde die Software Software übertragen. Sowohl die Bewerber- Langfristiger Kontakt gesichert zu einem internen Karriereportal weiter- korrespondenz per E-Mail als auch im PDF- Besonderer Wert wurde bei der Implemen- entwickelt. Format ist abgedeckt. „Da noch etwa 40 tierung der Prozesse auf einen Bewerber- Um möglichst viele Bewerber für eine Stel- Prozent der Bewerbungen auf postalischem pool gelegt. Walch: „Auch Bewerbungen, le anzusprechen, werden Stellenanzeigen Weg eingehen, war es wichtig, dass das Sys- die wir absagen, können zu einem späte- auf Online-Jobbörsen veröffentlicht. Darü- tem auch Briefe generieren kann, die wir ren Zeitpunkt wieder interessant für uns ber hinaus schaltet GFKL Stellenanzeigen dann auf dem jeweiligen Geschäftspapier sein. Daher fragen wir solche Bewerber, ob in Printmedien, die ebenfalls über das Sys- der Gesellschaft ausdrucken und an den sie Interesse haben, in unserem Talentpool tem gespeichert werden, um später einen Bewerber versenden können“, sagt Walch. aufgenommen zu werden. Da der gesam- lückenlosen Bericht über die Schaltung Nachdem eine Bewerbung eingegangen te Prozess per E-Mail läuft, haben wir hier der Anzeigen in allen genutzten Kanälen ist, wird diese entlang der vorgeschriebe- keinen Aufwand. Stimmt der Bewerber der generieren zu können. Zudem soll so die nen Prozesse von GFKL bearbeitet.