Das E-Recruiting der Siemens AG oder: „Was passiert nach dem letzten Klick?“

Das E-Recruiting der Siemens AG oder: „Was passiert nach dem letzten Klick?“ Dr. Hans-Christoph Kürn, Siemens Recruitingservices, im Gespräch mit Sabine Fleck Herr Dr. Kürn, bevor wir über Ihr Fachgebiet – das E-Recruiting – spre- chen, möchte ich Sie bitten, mir einen Überblick über die personelle Situation Ihres Unternehmens, vor allem im Hinblick auf das Thema „Recruiting“, zu geben. Sehr gern. Die Siemens AG ist ein weltweit operierender Konzern mit ins- gesamt 461.000 Mitarbeitern, von denen 151.000 für Siemens in Deutsch- land arbeiten. Siemens hat in Deutschland derzeit rund 3.000 offene Stellen zu besetzten, von denen über 2.000 extern ausgeschrieben sind. An der Besetzung dieser offenen Stellen arbeiten rund 330 Recruiter für Siemens in Deutschland. Das Online-Recruiting bei Siemens ist zentral gesteuert, doch die opera- tive Bearbeitung der eingehenden Bewerbungen erfolgt dezentral an den verschiedenen Standorten. Das sind beeindruckende Zahlen. Sie zeigen uns allerdings erst ein- mal eine Seite dieses Geschäfts, nämlich die des Unternehmens. Kön- nen Sie mir auch etwas über die andere Seite, die Seite der Bewerber, sagen? Natürlich. Wir erhalten pro Jahr 220.000 Bewerbungen. Und das sind ei- nerseits zu viele und andererseits immer noch zu wenige. Auch wenn das jetzt paradox klingt. Die große Zahl an Bewerbungen war einer der Gründe dafür, dass wir uns vor etwa zweieinhalb Jahren dafür entschieden haben, nur noch Online- bewerbungen zu akzeptieren. Jetzt erreichen uns immerhin schon 87 % aller Bewerbungen über unser Onlineverfahren. 10 % der Bewerbungen kommen per Mail und nur noch 3 % in Papierform. Bis auf ganz wenige Ausnahmen senden wir Post- oder Mailbewerbungen mit einem – wie ich 228 Das E-Recruiting der Siemens AG meine – wirklich netten Brief zurück, mit der Bitte, sich online zu bewer- ben. Wir haben da mal nachgezählt; nach zirka einem Monat haben sich rund 95 % der Bewerber, die ihre Mail- oder Postbewerbung zurückbe- kommen hatten, online beworben. Da kann man dann schon sicher sein, dass unser Weg der richtige ist. Mit unserem Onlineverfahren haben wir bereits eine erste kleine Selek- tion eingeführt, denn ein Bewerber, der etwa 20 Minuten seiner Zeit in- vestieren muss, um sich erstmalig bei Siemens zu bewerben, wird dies nur tun, wenn er wirklich an einer Tätigkeit bei uns interessiert ist. Um es ganz deutlich zu sagen: Ein Bewerber, der sich nicht online bewerben kann, der kann bei Siemens auch nicht arbeiten. Der Umgang mit Netz und PC gehört heutzutage zu den „Basics“. Freilich gibt es auch hier Aus- nahmen, die aber quantitativ nicht ins Gewicht fallen: an- und unge- lernte Mitarbeiter, die bei uns temporär beschäftigt werden. Sie haben damit etwas erreicht, was sich viele andere Unternehmen wünschen. Was muss ein Unternehmen aus Ihrer Sicht tun, um ein effizientes und zielgerichtetes Online-Recruiting betreiben zu kön- nen? Wenn ein Unternehmen von seinen Bewerbern Onlinebewerbungen for- dert, dann muss es vorher seine „Hausaufgaben“ sehr gut gemacht haben, denn online ist nicht gleich online! Ein Unternehmen, das Bewerbern im Internet lediglich mit Anforderungen und Onlineformularen begegnet, wird auf wenig Gegenliebe stoßen. Diese Unternehmen erhalten dann „uniformierte Bewerber“, da ein Bewerber sich nur in vordefinierten Kate- gorien darstellen kann. Seine Individualität bleibt dabei aber auf der Stre- cke. Doch genau diese Individualität eines Bewerbers ist für uns essenziell und deshalb arbeiten wir in ganz hohem Maße mit sogenannten Durch- suchfunktionen, das heißt, unsere Bewerber hinterlegen ihr selbst verfass- tes Anschreiben, ihren Lebenslauf und noch bis zu vier weitere Doku- mente in unserer Onlinebewerbung. Wenn Sie so wollen, haben wir bei unserer Onlinebewerbung damit das Gleiche wie in der postalischen Be- werbung – nur eben elektronisch. Darüber hinaus ist es uns auch sehr wichtig, dass ein Bewerber sich bei uns mehrmals bewerben kann, ohne bei jeder weiteren Bewerbung wie- der ganz von vorne anfangen zu müssen. Hat sich jemand einmal bei Sie- mens beworben, bekommt dieser Bewerber bei der nächsten Bewerbung (über ein selbst definiertes Passwort) seine jeweils letzte Bewerbung ange- zeigt; er kann darin aber wieder alles ändern. Bringen wir es auf den Punkt: Wenn ein Unternehmen diese beiden As- pekte realisiert hat und darüber hinaus noch ein im 24-Stunden-Takt ar- Das E-Recruiting der Siemens AG 229 beitendes Support-Team anbietet, dann kann in der Tat gefordert werden: „Wir akzeptieren nur noch Onlinebewerbungen!“ Lassen Sie mich aber nochmals auf die Vielzahl der Bewerbungen eingehen. Gibt es bei den Bewerbern keine Befürchtungen, in der gro- ßen Masse der Bewerbungen unterzugehen? Ich habe schon Stimmen von Bewerbern gehört, die befürchten, keine Chance zu haben und die sich „wie ein grauer Fisch im bunten Teich“ fühlen. Diese Befürchtungen kann ich entkräften. Ich habe ja schon erwähnt, dass wir nun seit rund 2,5 Jahren das Prinzip haben, nur noch Onlinebe- werbungen zu akzeptieren, und dass wir diesen Prozess sehr einfach und sehr leicht gemacht haben. Doch ganz konkret zu dem Punkt, den Sie ansprechen: Was passiert nach dem Absenden der Onlinebewerbung? Für uns ist es sehr wichtig, dass es für jede ausgeschriebene Stelle einen verantwortlichen Recruiter gibt, und bei diesem verantwortlichen Recruiter poppt die Onlinebewerbung auf und wird innerhalb von 48 Stunden angesehen. Das heißt, es passiert ein so genanntes First Screening, und der Recruiter entscheidet dann, ob die Bewerbung an die zuständige Führungskraft weitergeleitet wird, ob es dann zu einem Gespräch kommt oder ob die Skills einfach nicht zusam- menpassen. Wir antworten dann dem Bewerber in jedem Fall unmittel- bar, so dass er nicht das Gefühl hat, „im bunten Teich“ unterzugehen. Was unternehmen Sie auf der anderen Seite Ihrer Problematik, dort, wo Ihnen geeignete Bewerber fehlen? Dass wir trotz der großen Anzahl an Bewerbungen in bestimmten Berei- chen im Unternehmen immer noch zu wenige qualifizierte Bewerber ha- ben, mag zwar erstaunlich sein, lässt sich aber mit den hinlänglich be- kannten Phänomenen erklären: Einerseits liegt es an der Bildungssitua- tion in Deutschland, dass wir gerade im Nachwuchssektor zu wenig aus- reichend qualifizierte Bewerber finden. Hinzu kommt der so genannte Schweinezyklus, der einmal alle Studierenden in die Informatik zieht und dann wieder in Richtung Maschinenbau und Elektrotechnik. Schließlich ist auch noch auf das so genannte generative Verhalten hinzuweisen: Die vor rund 25 Jahren nicht geborenen Kinder fehlen uns heute. Mit der Problematik stehen wir nicht allein da im Arbeitsmarkt, aber wie gehen wir damit um? Einer unserer Pluspunkte ist die hervorragende Software, die wir für un- sere Onlinebewerbungen einsetzen. Die Anwenderfreundlichkeit und die Nutzungsmöglichkeiten sprechen für sich. Außerdem „posten“ wir im- mer lokal und gleichzeitig international. Unsere Software ist seit 2003 im 230 Das E-Recruiting der Siemens AG Einsatz – aktuell in 54 Ländern. Vielen Bewerbern kommt das heute ent- gegen, denn es gibt viele Absolventen, die nicht mehr an ein Land gebun- den sind, sondern sich in größeren Räumen orientieren. Ein ganz wichtiges Instrument ist unser „Pool for Talents“. Dabei handelt es sich um ein Instrument für „Candidate Relationship Management“, das uns hilft, qualifizierte Bewerber im Blick zu behalten, auch wenn wir ihnen heute nicht direkt etwas anbieten können. Außerdem setzen wir auf unseren „persönlichen Kontakt“ mit unseren Bewerbern und nicht auf maschinell laufende Filter. Jede Bewerbung wird von einem unserer Spezialisten ausgewertet, denn wir wollen nicht riskieren, auf dem Weg einer maschinellen Selektion qualifizierte Bewerber zu verlieren. Ja, und schließlich beschreiten wir im Recruiting wirklich neue Wege, die ganz im Zeichen von Web 2.0 stehen. So war Siemens in Deutschland das erste Unternehmen, das – übrigens mit sehr hoher Resonanz – die ersten Recruiting-Podcasts eingesetzt hat. Wir sind des Weiteren zurzeit dabei, uns intensiv mit dem Thema „Blog“ und Recruiting auseinanderzusetzen, und werden demnächst die ersten Videoscreens für bestimmte Stellen im Netz hinterlegt haben. Sie haben eben die Internationalität der Rekrutierung bei Siemens er- wähnt. Wie genau darf ich mir das vorstellen? Die von mir erwähnte Recruiting-Software wird bei Siemens weltweit ein- gesetzt und ist deshalb natürlich multilingual aufgebaut. Aber: Jedes Land hat seinen eigenen – auch nach kulturellen Gegebenheiten gestalteten – Auftritt. Wir treten in den einzelnen Ländern in internen und externen Jobboards auf, aber immer in der jeweiligen Landessprache. Freilich ist bei Siemens Englisch auch ein Muss – aber wenn Sie einige Jahre bei uns in einem anderen Land arbeiten möchten, kommen Sie nicht umhin, zu- mindest in groben Zügen auch die jeweilige Landessprache sprechen zu können. Sie müssen dort ja auch leben und wohnen. Das heißt, wenn ich beispielsweise in Portugal bei Siemens arbeiten möchte, muss ich in der Lage sein, die portugiesisch geschriebene Stellenausschreibung lesen zu können. Das kann ich mir jetzt gut vorstellen. Dann lassen Sie uns doch noch einmal auf den „Pool for Talents“ schauen. Was genau tun Sie bezie- hungsweise Ihre Recruiter, um gute Bewerber nicht aus den Augen zu verlieren? Da sind wir bei dem Herzstück unseres Systems angelangt. Je besser es uns gelingt, die eingehenden Bewerbungen für den „Pool“ zu selektieren und den Pool dann zu pflegen und zu nutzen, desto erfolgreicher werden wir Das E-Recruiting der Siemens AG 231 unsere offenen Positionen auch zukünftig besetzen können. So hat jeder unserer Recruiter die Möglichkeit, in unserem Pool nach geeigneten Kan- didaten zu suchen.