HR-Software: Stetig gewachsen

perstar-Anwenderbericht mister*lady Stetig gewachsen Der Mode-Filialist mister* lady hatte zunächst nur eine neue Software für die Entgeltabrechnung im Einsatz. Doch weil das Unternehmenswachstum eine immer effektivere Ver- waltung fordert, ist inzwischen ein umfassendes Personal- informationssystem gewachsen. Trendige Kleidung für Frauen und Männer bis 35 Jahre gibt es inzwischen in 250 Filialen von mister*lady in Deutschland, Österreich und Ungarn. Im Osten will das Unternehmen wei- ter wachsen. Von Nürnberg aus werden die 1.500 Mitarbeiter in Deutschland betreut. Die acht Mitarbeiter der Personalab- teilung kümmern sich um alles: Personalverwaltung, Mitarbei- ter betreuen, Arbeitsverträge erstellen, Entgelt abrechnen, Zeit- erfassung. Jedes Jahr werden bis zu 40 neue Auszubildende eingestellt. Das Datenaufkommen ist dadurch hoch. Eine neue Personal-Software sollte für effizientere Abläufe sorgen. Um den Sachbearbeitern Zeit zu sparen, wurde das elektro- nische Bescheinigungswesen eingeführt und auf digitale Bei- tragsnachweise für die Sozialversicherungsträger umgestellt. Die Entscheidung Inzwischen muss auch niemand mehr die aktuellen Beitrags- sätze der über 200 Krankenkassen recherchieren. Dafür stellt Da die bestehende Software für die Entgeltabrechnung einge- Hansalog regelmäßig eine Datei bereit. Um auf Betriebsprüfun- stellt wurde, suchte die Personalabteilung im Jahr 2001 eine gen vorbereitet zu sein, wurde die Datenträgerüberlassungs- neue Lösung. Zu den Auswahlkriterien gehörten vor allem: schnittstelle „IDEA“ eingerichtet. Sind stets die aktuellen gesetzlichen Vorgaben in der Software enthalten? Wie stark ist die Fach- und Marktkompetenz des Herstellers ausgeprägt? Wie gut ist das Preis-Leistungs-Ver- hältnis? Wie umfangreich sind die Funktionalitäten? Passt die Variable Gehälter zeitnah auszahlen Software zur IT-Philosophie des Unternehmens? Die Wahl fiel Mit Papierbelegen, die Mitarbeiter in den Filialen ausfüllen und auf Hansalog. „Obwohl wir Linux und Unix präferieren, haben danach für die Zeiterfassung nach Nürnberg schicken, sollte wir uns für die Windows-Lösung entschieden. Denn die Soft- Schluss sein. „Die Arbeitszeiten erfassen die Mitarbeiter jetzt ware erfüllte unsere fachlichen Kriterien am besten“, berichtet online über die Kassensysteme. Die Daten fließen in die Zeiter- Rudolf Kempter, IT-Leiter und Mitglied der Geschäftsführung fassungslösung von Atoss ein und werden für die Übergabe an von mister*lady. „Wir hatten außerdem sofort den Eindruck, die Entgeltabrechnung automatisiert bewertet. Somit können dass wir auf einer Wellenlänge liegen“, ergänzt Ingrid Rumpf, wir auch die variablen Gehälter zeitnah abrechnen und aus- die das Einführungsprojekt leitete. zahlen“, berichtet Ingrid Rumpf. In Vorbereitung ist nun die Erweiterung der Zeitwirtschaft um die Personaleinsatzplanung (PEP), damit die Filialleiter verlässlich und flexibel die Beset- Daten sorgfältig vorstrukturiert zung in den Läden steuern können. Im Projekt wurde zunächst der Windows-Server installiert, danach schulte Hansalog die Anwender in der Personalab- Online-Recruiting umgesetzt teilung. Das Einrichten der Software dauerte zwei Manntage. Am aufwendigsten war die Datenübernahme. Ingrid Rumpf Stellenbesetzungen effektiver zu gestalten war 2006 bis 2007 berichtet: „Wir haben die Daten vorstrukturiert. Die eigent- das große Thema für die Personalabteilung. Bei mister*lady liche Datenübernahme war dann mittels der von Hansalog gehen im Jahr 10.000 Bewerbungen ein, die alle gesichtet bereitgestellten Schnittstelle mit relativ geringem Aufwand und erfasst werden müssen. Hinzu kommen die gesetzlichen umzustellen.“ Anfang 2002 ging die neue Software in Betrieb. Bestimmungen des Antidiskriminierungsgesetzes (AGG). Es Das Auswertungsmodul kam auch gleich zum Einsatz. Damit erfordert die Dokumentation von Absagen und der zugrunde lassen sich per Knopfdruck die wichtigsten Listen und Be- liegenden Sachgründe. Mit dem Modul Bewerbermanagement scheinigungen erstellen. kann nun aus der Software heraus die ganze Kommunikation mit den Kandidaten gesteuert werden. Anfangs mussten die Bewerberdaten manuell in das System eingegeben und Online- Abläufe sukzessive verbessert Bewerbungen ausgedruckt werden. Um mehr Zeit zu sparen, ist eine Lösung für das Online-Recruiting eingeführt worden, In der Folgezeit hat mister*lady eine ganze Reihe von Ver- bei der die Daten gleich strukturiert in die Bewerberdatenbank besserungen rund um die Entgeltabrechnung vorgenommen. einfließen. perstar-Anwenderbericht mister*lady Herzstück ist das Personalinformationssystem PROJEKT-STECKBRIEF Die Basis für das Bewerbermanagement-Modul ist das Personalinformationssystem, das 2006 eingeführt wurde. ANWENDER: mister*lady „Wir hinterlegen Informationen über die Ausbildung und den BRANCHE: Einzelhandel Werdegang der Mitarbeiter, die besuchten Schulungen und andere Personalentwicklungsmaßnahmen. Diese Lösung ist MITARBEITER: 1.500 in Deutschland für uns so wichtig geworden, weil es im Fachhandel sehr auf FILIALEN: 250 in Deutschland, Österreich, Ungarn die Qualität der Mitarbeiter ankommt. Wir beschäftigen uns mit dem Profil jedes Einzelnen“, erklärt Ingrid Rumpf. Ein Bei- HAUPTSITZ: Nürnberg spiel aus der Praxis: Gesucht war ein Leiter mit langjähriger Firmenerfahrung für eine neue Filiale in Norddeutschland. Eine Auswertung aus dem Personalinformationssystem brachte die 2002-2004: Start mit der Hansalog Entgeltabrechnung, Antwort. Es fand sich eine erfahrende Kollegin, die aus dem Auswertungen, Bescheinigungswesen, Norden stammte und für eine Rückkehr in ihre Heimat aufge- elektronische Beitragsnachweise, schlossen war. Ohne die Software wäre die Suche nach der Schnittstelle für digitale Betriebsprüfung. richtigen Kandidatin wohl eher wie die Suche nach der Steck- nadel im Heuhaufen verlaufen. 2005: Einführung Zeitwirtschaft mit Online- Zeiterfassung über die Kassensysteme. Prozesse weiter optimieren 2006-2007: Einführung Hansalog Personalinformations- system, Bewerberverwaltung. Die Mitarbeiter der Personalabteilung schmieden als Nächstes Pläne für die Prozessoptimierung. Durch die neue Software mit 2008: Online-Recruiting-Lösung eingeführt ihren vielen Möglichkeiten haben sie begonnen, in Prozessen und nicht mehr nur in einzelnen Tätigkeiten zu denken. Die Prozesskette von der Aufbereitung der Zeitdaten aus den Filialen über das Erstellen der Abrechnungen, der Beitrags- meldungen bis hin zur Auszahlung der Gehälter, dem Aus- stellen von Bescheinigungen und der Archivierung erfordert pünktliches und nahtloses Hand-in-Hand-Arbeiten. Prozesse dokumentieren, Abläufe klarer strukturieren und Jahresabläufe definieren – das gehört zu den nächsten Schritten. perstar GmbH Die perstar ist ein Unternehmen, das durch seine Mitarbeiter und dem Betreibermodell, aber auch Produkte und Services über langjährige Erfahrung im Personalwesen verfügt. Es bie- zu Personalmanagement-, PEP-, Lohn- und Gehaltsabrech- tet Kunden Beratung bei der Auswahl von Personalsoftware nungs-, Zeitwirtschafts- und Travelmanagementlösungen. 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