Haufe-Lexware: E-Recruiting und Mitarbeitermanagement

E-Recruiting und Mitarbeitermanagement Aktuelle Trends, Vorteile und Praxis-Tipps www.haufe.de/whitepaper ©  010 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG · Munzinger Straße 9 · 79111 Freiburg 2 www.haufe.de · www.haufe.de/shop E-Recruiting und Mitarbeitermanagement 1. Die Vorteile webbasierter HR-Systeme______________________________________ 3 1.1  -Recruiting in Zeiten des Internet_ _____________________________________ 3 E 1.2  ktuelle Trends im E-Recruiting ________________________________________ 4 A 1.3  tellenmarkt und Stellenmanagement im System_ _________________________ 4 S 1.4  en Überblick behalten mit einer Talentmanagement-Lösung_________________ 5 D 2. HR-Systeme für große und kleine Unternehmen ______________________________ 6 3. Kosten senken mit einem HR-System_______________________________________ 7 4. Komplettlösung oder Baukasten-System?____________________________________ 7 5. Migration der Altdaten_ _________________________________________________ 8 6. Tipps für die Implementierung des HR-Systems_______________________________ 8 ©  010 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG · Munzinger Straße 9 · 79111 Freiburg 2 www.haufe.de · www.haufe.de/shop 2 Recruiting und Mitarbeitermanagement: Die Zukunft gehört integrierten und vernetzten Lösungen Hinter E-Recruiting und dem Mitarbeitermanagement der Zukunft verbirgt sich mehr als nur die Bewerbung per E-Mail oder das Schalten einer Online-Stellenanzeige. Es geht um ein vernetztes, webbasiertes HR-System, das den gesamten Rekrutierungsprozess sowie alle Personaldaten und -strategien zusammenfasst, vereinfacht, steuert und auf Effizienz trimmt. 1. Die Vorteile webbasierter HR-Systeme Das ideale HR-System fügt sich nahtlos in die bestehende Infrastruktur des Unternehmens ein und bildet zusammen mit den Personaldaten auch die Arbeitsabläufe und Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens ab. Die Strukturierung – und zum Teil auch Vereinfachung – der komplexen Bewerbungsprozesse und des gesamten Datenmanagements mini- miert den Verwaltungsaufwand und sorgt für eine erhöhte Transparenz. Ein zentraler Effekt: Die Personalabteilung wird von lästigen Routineaufgaben befreit, kann schneller reagieren und sich verstärkt um strategische Entscheidungen und Planungsarbeiten kümmern. Grundsätzlich ist bei der HR-Software zwischen kleineren Modulbausteinen und einer Komplettlösung zu unterscheiden. E-Recruiting-Systeme helfen bei der Stellenbesetzung, andere Software-Lösungen zielen zum Beispiel auf die Reise­ kostenabrechnung, die Urlaubsplanung oder die elektronische Personalakte. Vor der Implementierung eines neuen HR-Systems muss das Unternehmen zunächst entscheiden, wie weit der Prozess der Automatisierung vorangetrieben werden soll und in welchen Bereichen die traditionellen Excel-Listen oder Papier-Akten ­ eiterhin vertretbar sind. w Einen immer höheren Stellenwert nehmen die SaaS (Software as a Service) genannten Lösungen ein. In diesem Fall wird die Software als Dienstleistung angeboten und über das Internet bereitgestellt. Das bedeutet, alle Daten lagern auf dem Server des Anbieters und werden vom Unternehmen über einen Webbrowser abgerufen. Kostspielige IT-Investitionen entfallen, eine schnelle Internetanbindung genügt. Der hohe Grad der Automatisierung schlägt sich in geringeren Kosten und einer rascheren Bearbeitung nieder. Einer Um- frage von HRworks zufolge sehen sich fast drei Viertel aller Personalleiter aus Mittelstands- und Großunternehmen durch den hohen Administrationsaufwand in ihren wertschöpfenden Kernaufgaben eingeschränkt. Gute HR-Software hilft, die vorhandenen Kapazitäten optimal einzusetzen. 1.1 E-Recruiting in Zeiten des Internet Ganz oben auf der Wunschliste vieler Personalleiter stehen E-Recruiting-Lösungen, die den kompletten Bewerbungs­ prozess im Unternehmen vernetzt automatisieren. Vom Eingang der Bewerbungsunterlagen – egal ob online oder auf Papier – über die Empfangsbestätigung bis zur Absage oder Zusage wird alles zentral erfasst, mit Zeitstempeln versehen und geordnet. Nichts geht verloren, keine Termine werden versäumt. Routineaufgaben wie die Untersuchung von Be- werbungshistorien oder Doppelbewerbungen werden größtenteils automatisch vorgenommen. Zur Grundausstattung der verschiedenen Software-Angebote gehören Serienbriefe und E-Mails, die trotz aller Automa­ tisierung nicht die persönliche Note verlieren. Wichtig: Die Funktionen müssen mit der bestehenden Office-Software z ­ usammenarbeiten. Vorteilhaft gerade bei webbasierter SaaS-Software ist, dass diese ohne teure Client-Software läuft, ©  010 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG · Munzinger Straße 9 · 79111 Freiburg 2 www.haufe.de · www.haufe.de/shop 3 da die HR-Daten von jedem webfähigen Computer abrufbar sind und dort auch eingetragen werden. Außerdem zeichnen sich moderne E-Recruiting-Pakete durch folgende Eigenschaften aus: >  chnittstellen zu den führenden Lohnabrechnungs- und Stammdatenverwaltungsprogrammen S >  urchlaufkontrollen, die den gesamten Bewerbungsprozess überwachen D > ntegrierte Statistikdesigner i >  öglichkeiten zur Unterscheidung der Bewerbungen (interne, externe, ehemalige Mitarbeiter) M >  osten- und Mediencontrolling K >  öglichkeit der Mehrsprachigkeit, damit Stellen auf der Bewerberseite international ausgeschrieben werden können M >  nbindungen an die gängigen Online-Jobbörsen A > nteraktionsmöglichkeiten mit den Vorgesetzen I Viele Programme treffen auf Wunsch auch schon eine automatische Vorselektion. Die Gefahr, dass potenziell gute B ­ ewerber durch das Raster fallen, weil zum Beispiel eine Schulnote nicht stimmt, wird durch eine Eignungsdiagnostik vermieden, die in vielen Software-Paketen enthalten ist. In diesem Fall wird das Persönlichkeitsprofil mit dem Anforde- rungsprofil verglichen. Der Zeitvorteil, den das E-Recruiting bietet, ist unbestritten: Vorlagen für Eingangsbestätigungen oder Absagen beschleu- nigen den Bearbeitungsprozess. Und dank des elektronischen Datenpools müssen die Unterlagen auch nicht mehr müh- selig kopiert und den Entscheidungsträgern der verschiedenen Fachbereiche vorgelegt werden. Per Mausklick erscheinen alle relevanten Daten auf dem Bildschirm – ein großer Vorteil vor allem bei dezentral aufgestellten Unternehmen. 1.2 Aktuelle Trends im E-Recruiting Moderne HR-Abteilungen müssen ihre Arbeitsabläufe aber nicht nur optimieren und standardisieren, sie müssen sich auch international öffnen, das Mitarbeitermanagement stärken und das eigene Unternehmen als Marke verkaufen. Auch dabei hilft die Recruiting-Software. Denn mit einem immer flexibleren Arbeitsmarkt wütet der „War for Talent“ weltweit. Es sind also nicht nur die Absatzmärkte, auf denen die Unternehmen weltweit konkurrieren, sondern auch die Arbeits- märkte. Gute HR-Systeme bieten die Möglichkeit der Mehrsprachigkeit und integrierten Online-Jobbörse, um so die Vor- teile des grenzüberschreitenden Internet voll auszunutzen. Im Rennen um die besten Mitarbeiter ist vor allem der Mittelstand gefordert, sich mit innovativen Konzepten gegen die Global Player zu behaupten. Aufgrund beschränkter Karriere- und Gehaltspotentiale müssen sie sich besonders in Szene setzen. Dabei ist nicht allein die PR-Abteilung gefordert sondern auch die HR-Abteilung. Digital vernetzte HR-Systeme stützen das Employer Branding beim Aufbau eines Talent-Pools, von Alumni-Netzwerken und bei der Arbeit mit Web-2.0- Technologien wie sozialen Netzwerken (Facebook, Twitter, Xing). Die steigende Bedeutung des Employer Branding hat auch die HR-Beratung Hewitt Associates in ihrer Studie „Arbeit­ geber Attraktivität – Employer Branding und Talent Supply 2010“ festgestellt. Bei der Befragung von 76 ausgewählten Unternehmen gaben knapp drei Viertel von ihnen an, dass das Budget für Employer Branding im Vergleich zu 2008 weiter gestiegen sei. 1.3 Stellenmarkt und Stellenmanagement im System Als Erweiterung zum E-Recruiting-Programm unterstützen viele Systeme auch das allgemeine Stellenmanagement und das Schalten der Anzeige. Mit der passenden Schnittstelle zum CMS der Unternehmenswebseite kann die HR-Abteilung eigenständig Stellenanzeigen aus verschiedenen Bausteinen der Recruiting-Software erstellen. Weil alle Stellenbeschrei- ©  010 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG · Munzinger Straße 9 · 79111 Freiburg 2 www.haufe.de · www.haufe.de/shop 4 bungen, Anforderungsprofile und Job-Qualifikationen im System bereits enthalten sind, kann die Anzeige sehr viel g ­ enauer und vor allem schneller erstellt werden. Außerdem gibt es entsprechende Vorlagen für initiative Bewerbungen. So wird aus den eingegangenen Blindbewerbun- gen und den vorerst abgelehnten Bewerbern ein Talent-Pool gebildet, auf den in Zukunft zurückgegriffen werden kann. Interessant für Personaler sind auch Informationen zur Stellenhistorie und -rotation. Die Software sollte nach Möglichkeit folgende Funktionen mitbringen: >  erechnung der Stellenauslastung B >  utomatische Warnfunktion bei Unter- oder Falschbesetzungen a >  ehrfachbesetzungen erkennen M >  ine genaue Stellenhistorie und Stellenbeschreibungen speichern e >  rganigramm-Simulator, mit der das Unternehmen oder einzelne Ebenen übersichtlich und tagesaktuell abgebildet O wird >  isikoanalyse: Bei welchen Mitarbeitern besteht eine hohe Austrittswahrscheinlichkeit innerhalb der nächsten zwölf R Monate 1.4 Den Überblick behalten mit einer Talentmanagement-Lösung Vor allem in der Bearbeitung und schnellen Verfügbarkeit spielen integrierte und vernetzte HR-Systeme ihre Stärken aus.