Die RedDot Solutions AG ‑ Enterprise Content Management, made simple!

NetSkill AG 03/2006 E-Interview Titel des Interviews: Die RedDot Solutions AG – Enterprise Content Management, made simple! Name: Niels Metger Funktion/Bereich: CEO Organisation: RedDot Solutions AG Kurzeinführung in das Titel-Thema: Im Rahmen unserer Competence Site möchten wir gerne Organisationen aus Forschung und Praxis vorstellen. Kooperieren setzt Kennen voraus und so sollen diese Interviews nicht nur Erfahrungen transferieren, sondern auch dazu beitragen, organisationsübergreifend mögliche Berührungspunkte für eine Zusammenarbeit zu identifizieren. Heute erläutert Herr Niels Metger, Gründer und CEO der RedDot Solutions AG, einer der wenigen weltweit äußerst erfolgreichen deutschen Software-Unternehmen, die aktuellen Herausforderungen und Chancen im Bereich des unternehmensweiten Informationsmanagements. NetSkill AG 03/2006 Competence Site: RedDot Solutions hat sich erfolgreich zum anerkannten Anbieter von Enterprise Content Management-Lösungen entwickelt. Im Dschungel der Begriffe herrscht jedoch manchmal Unsicherheit über den wirklichen Inhalt. Was verstehen Sie unter Enterprise Content Management (ECM)? Niels Metger: ECM dient dem ganzheitlichen Management aller Informationen, die nicht von kaufmännischen Applikationen wie ERP, CRM, PPS und anderen verwaltet werden. Studien zufolge macht dieser unstrukturierte Teil rund 80 Prozent der gespeicherten Informationen in Unternehmen aus – ein großer Anteil also, bei dem sich effizientes Management lohnt. Mit unserer modularen ECM-Suite können diese Informationen unabhängig vom Format und der Quelle standortübergreifend zeitsparender verwaltet und genutzt werden. Websites, Intranets und Portale spielen dabei als effiziente Schnittstelle zwischen internen und externen Systemen sowie den Zielgruppen eine besondere Rolle: Sie bilden das verbindende Glied, ermöglichen einen sicheren, zeit- und ortsunabhängigen Informationsaustausch und beschleunigen so das Geschäft. Kurz gesagt: ECM verbindet IT-Einzeldisziplinen und hilft Unternehmen, die steigende Flut an Informationen besser in langfristiges Unternehmenswissen umzusetzen. NetSkill AG 03/2006 Competence Site: Wie glauben Sie, dass sich der Bereich Enterprise Content Management in den nächsten Jahren entwickeln wird? Niels Metger: Hochglanzbroschüren, Messeauftritte, Kundenzeitschriften und dergleichen sind im Rahmen des Marketing-Mix nach wie vor „Pflicht", jedoch bieten sie Kunden, Geschäftspartnern und Interessenten nur einen stark begrenzten Nutzen. Ebenso ist es mit „Websites für alle", die dem Bewerber die gleichen Informationen bietet, wie dem Geschäftspartner oder dem Einkäufer eines Kunden. Aus diesem Grund realisieren immer mehr Unternehmen schlagkräftige Portale auf Basis von ECM- Lösungen, wie unserem RedDot XCMS, über die ihre Zielgruppen individuell auf Informationen zugreifen und Geschäftsprozesse abwickeln können. ECM steht also kurz vor dem großen Durchbruch. Entsprechende Lösungen gestalten die Basis unseres Wirtschaftens, nämlich den Umgang mit Informationen, deutlich effizienter, da Informationen zur richtigen Zeit den richtigen Personen kontextsensitiv bereitgestellt werden. Ähnlich der Automatisierung im Bereich der Produktion, bietet auch der Einsatz von ECM das Potenzial, Prozesse in Unternehmen deutlich zu beschleunigen und damit deren Leistungsfähigkeit nachhaltig zu steigern. Auch die Beachtung rechtlicher und regulativer Anforderungen wird immer wichtiger. Stichwort ist hier Compliance. Nicht nur börsennotierte Unternehmen werden zunehmend gesetzlich dazu verpflichtet, ihre Unternehmensinformationen entsprechend strenger Vorgaben zu verwalten. Vorstände und Geschäftsführer, die Informationen in ihrem Unternehmen nicht hoch sensibel entsprechend der Vorgaben wie dem GDPdU, Sarbanes-Oxley-Act und Basel II verwalten, stehen zukünftig mit einem Bein im Gefängnis. Das ist vielen Unternehmern in Deutschland noch gar nicht bewusst. Die gesetzlichen Regularien und die vielen positiven betriebswirtschaftlichen Aspekte werden ECM bald zu einem Top-Thema auch in Deutschlands Führungsetagen machen. NetSkill AG 03/2006 Competence Site: Welche aktuellen Veränderungen oder Trends sehen Sie in der Online-Welt? Niels Metger: Ein wichtiges Thema ist z.B. die Veränderung im Bereich des Intranets: Unsere Erfahrung mit Hunderten von Intranetprojekten und Kunden wie Hapag-Lloyd oder E.ON Ruhrgas hat uns gezeigt, dass Unternehmen heute mehr wollen, als nur ein Intranet beziehungsweise ein Mitarbeiterportal. Informationen webbasiert abrufbar zu machen, reicht nicht mehr. Sie wünschen sich eine kostengünstige Gesamtlösung, mit der sämtliche digitale Daten, Informationen und Geschäftsprozesse unternehmensweit und integriert gemanagt werden können. Das Mitarbeiterportal soll dabei als effiziente Schnittstelle dienen. Mitarbeiter können beispielsweise eine Geschäftsreise per Formular im Intranet beim Vorgesetzten beantragen, den Antrag nach der Reise mit sämtlichen Belegen versehen und automatisch in digitaler Form an die Buchhaltung zur Abrechnung weiterleiten. Drittsysteme wie SAP und IBM lassen sich über Schnittstellen mit RedDot verbinden, um Zugriff auf alle relevanten Inhaltsquellen zu ermöglichen. Sämtliche Vorgänge können über die einfach bedienbare RedDot Software-Oberfläche von Mitarbeitern auch ohne technisches Wissen abgewickelt werden. Schulungsaufwand ist dafür nicht erforderlich. So lassen sich selbst komplexe Wertschöpfungsketten mit unseren Lösungen standortübergreifend abbilden, steuern und kontrollieren. NetSkill AG 03/2006 Competence Site: Wo ergeben sich bei der Einführung von ECM-Systemen die größten und häufigsten Probleme? Worauf sollten hier Unternehmen achten? Niels Metger: ECM bietet Unternehmen Systematiken und Werkzeuge, um der Informationsflut Herr zu werden. Der Faktor Mensch spielt jedoch die wichtigste Rolle. Voraussetzung einer erfolgreichen ECM-Strategie ist, dass das eingesetzte System die Interessen und Fähigkeiten der Anwender in den Vordergrund stellt und nicht nur eine rein technische Lösung bietet. MS Office konnte auch nur so erfolgreich werden, weil es trotz seiner Komplexität in seinen Grundfunktionen von jedem zu bedienen ist. Aus diesem Grund folgen wir auch dem Claim „Enterprise Content Management - made simple“, denn ECM sollte die Welt einfacher machen und nicht komplizierter. NetSkill AG 03/2006 Competence Site: Häufig verfügen Kunden schon über Systeme wie ein Archiv, eine Asset Management Lösung oder ein Enterprise Portal, die sie beibehalten und um Komponenten erweitern möchten. Viele scheuen sich vor dem großen Schritt, ein ECM-System einzuführen. Wie gehen Sie damit um? Niels Metger: Eine ECM-Lösung muss mit den individuellen Anforderungen des Kunden mitwachsen können. Gerade mittelständische Unternehmen haben meist nicht das Budget und die Kapazitäten, um ein komplexes ECM-System in einem Zug zu implementieren. Das muss auch nicht sein. Ein gutes ECM-System kann schrittweise eingeführt und bedarfsgerecht erweitert werden. Es sollte natürlich auch mit bestehenden Systemen gut korrespondieren können. Aus diesem Grund arbeiten wir seit Jahren mit führenden Technologieanbietern zusammen und bieten diverse Schnittstellen. Unternehmen wie Canto, Easy Software, hybris, IBM, SAP, Trados und Verity gehören zu unseren engeren Partnern, deren Systeme einfach mit unseren Produkten integrierbar sind. NetSkill AG 03/2006 Competence Site: Bieten Sie weiterführende Informationen zum Thema ECM? Niels Metger: Auf unserer Website www.reddot.de finden sich allerhand nützliche Informationen. Darüber hinaus bieten wir kostenlose Online Live Demos an, bei denen sich Interessenten in nur 30 Minuten über verschiedene Themen aus dem Bereich Enterprise Content Management aus erster Hand informieren können: www.reddot.de/webinare Vielen Dank für das Interview!