Auch Literatur wie C-Artikel einkaufen

Fachartikel COMPETENCE-SITE Center Management Einkauf/Beschaffung Rubrik Allgemein Auch Literatur wie C-Artikel einkaufen Der Einkauf von Büchern und die Verwaltung von Abonnements werden in vielen Unternehmen noch traditionell erledigt. Dies hat wenig mit effizientem und kostenbewusstem Einkaufsmanagement zu tun, da Einkäufer in Unternehmen heutzutage sämtliche Beschaffungs- und Prozesskosten senken müssen. Daher wird auch die effiziente Beschaffung relevanter Literatur immer bedeutender. Abhilfe können durchgängig elektronische Pr ozessketten für die weltweite Literaturbeschaffung leisten. Aus Sicht des Einkaufs sind Verlagsprodukte vergleichbar mit C-Artikeln. Bei ihnen übersteigen die administrativen Kosten leicht den Warenwert. Eine effiziente Gestaltung des Beschaffungsvorgangs ist daher geboten. Bei den klassischen C- Gütern ist dies in großen Unternehmen inzwischen Standard. Deren Beschaffung ist automatisiert und wird elektronisch gesteuert. Hingegen werden Verlagsprodukte meist noch per E-Mail, Fax oder Telefon vom Bedarfsträger direkt bestellt. Es ist daher unmöglich, einen Überblick über die getätigten Bestellungen, die im Haus laufenden Bestände an Abonnements und die daraus entstehenden Kosten zu haben. Beispielsweise kann es vorkommen, dass eine stattliche Anzahl bestehender Abonnements überhaupt nicht gelesen wird und so unnötige Kosten verursacht werden. Single Sourcing für Literatur Durch die elektronische Beschaffung von Verlagsprodukten kann der Einkauf dem Unternehmen auf relativ einfache Weise Einkaufskosten ersparen und dazu neue Wertschöpfungspotenziale erschließen. Obwohl sich beim Einkauf durch die Wahl des Lieferanten kein Preisvorteil erzielen lässt, besteht dennoch Einsparpotenzial. Beziehungen zu unterschiedlichen Lieferanten mit eigenen Katalogen, Bestel lwegen, Rechnungsformaten und Zahlungswegen verursachen unnötigen Mehraufwand. Das Stichwort heißt hier: Single Sourcing. Es gibt heutzutage Lösungen, die es ermöglichen, die benötigten Verlagsprodukte – Bücher, Zeitungen, Zeitschriften, Loseblattwerke und CD-ROMs – aus einer Hand zu beziehen und bequem per elektronischer Sammelrechnung oder im Gutschriftverfahren zu bezahlen. Für den strategischen Einkauf bedeutet dies: ein Lieferant der sämtliche Bedarfe bündelt, eine Vertragsverhandlung, ein Rahmenvertrag und weniger Neu- und Nach- Verhandlungen. Zudem kann er sich beim Aufbau und Pflege der -1- Fachartikel COMPETENCE-SITE Lieferantenbeziehung auf eine konzentrieren. Mithilfe der speziellen Beschaffungslösung erhält er zudem volle Transparenz und damit Kontrolle über die Auswirkung der laufenden Bestellungen auf das Budget. Einkauf schafft mehr Service Aber nicht nur der Einkauf hat einen Mehrwert. Moderne Beschaffungslösungen haben eine Anbindung an die zentrale Kreditorenbuchhaltung. Informatorischen Mehrwert bieten auch rollenspezifische Kontroll- und Reportingfunktionen, die den operativen Einkäufern Auskunft über Liefer- und Rechnungsstatus und den strategischen Einkäufern Kontrolle über die Auswirkung der laufenden Bestellungen auf das Budget bieten. Sie können sowohl über aktuelle Literaturbestände als auch über laufende oder gekündigte Abonnements informieren. Dadurch ist auch der Ausschluss von Maverick-Buying garantiert. Der Zugriff auf Reportingfunktionen sollte rollenspezifisch sein. Denn dann kann jeder Beteiligte nur die für ihn relevanten Informationen sehen: der Bedarfsträger die Lieferfrist, der Buchhalter sämtliche Rechnungsdaten, der Controller das unternehmensweite Budget und deren Ver teilung über die Bedarfsträger. Im Vergleich zum Einkauf anderer C-Güter lässt sich die Literaturbeschaffung nur bedingt an die Einkaufsabteilung eines Unternehmens delegieren. Nur der Bedarfsträger selbst kann ermitteln, welcher Literatur er bedarf. Dies bedeutet, dass der operative Beschaffungsablauf dezentral erfolgen muss. Deshalb benötigt der Bedarfsträger für die Beschaffung von Literatur detailliertere Informationen als beispielsweise der Bedarfsträger von Büromaterial. Es lohnt sich Der Einkauf von Literatur lässt sich standardisieren und automatisieren. Er kann vollständig von elektronischen Beschaffungssystemen abgebildet werden. Die elektronische Beschaffung von Verlagsprodukten ist durch die weltweit eindeutigen Identifikationsnummern für Bücher und Zeitschriften – ISBN und ISSN – hierfür geradezu prädestiniert. Zudem werden im Unternehmen die Interessen aller am Beschaffungsprozess Beteiligten berücksichtigt. Die Kaufentscheidung liegt beim Bedarfsträger. Der Einkauf profitiert von Instrumente für die Steuerung der Beschaffungsprozesse sowie der vollen Kostenkontrolle. Damit schafft der Einkauf für alle Fachabteilungen Mehrwert, der sich lohnt. Über VUB Printmedia: Die VUB Printmedia GmbH ist ein führender Konzept - und Systemanbieter für die elektronische Beschaffung und Verwaltung von Verlagsprodukten in Unternehmen -2- Fachartikel COMPETENCE-SITE und öffentlichen Einrichtungen. Das 4,2 Millionen Titel umfassende Sortiment reicht von Büchern über Zeitschriften, Zeitungen und Loseblattwerke bis zu CD -ROM- Datenbanken. Im Jahr 2004 hat das Unternehmen seinen 3.800 Kunden rund 400.000 Bücher und Abonnements geliefert. VUB Printmedia ist aus einer 1845 gegründeten Verlagsbuchhandlung hervorgegangen, hat seinen Hauptsitz in Köln und verfügt über Niederlassungen in Bonn, Berlin, Leipzig und Dresden. Das Unternehmen beschäftigt 125 Mitarbeiter und erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2004 einen Umsatz in Höhe von 23,2 Millionen Euro. Der Autor: Dr. Christian Preuss Neudorf ist Geschäftsführer der VUB Printmedia GmbH. -3-