Deichmann setzt auf maßgeschneiderte Medienbeschaffung

Success Story Deichmann setzt auf maßgeschneiderte Medienbeschaffung Der 1913 in Essen gegründete Schuheinzelhändler ist mit mittlerweile 1.000 Filialen Marktführer seiner Branche in Deutschland. Mit rund 2.100 Filialen in 13 Ländern ist die gesamte Deichmann Unternehmensgruppe mit 24.000 Angestellten darüber hinaus auch Marktführer in Europa. 2006 verkaufte das Unternehmen rund 101 Millionen Paar Schuhe und erzielte damit einen Umsatz von etwa 2,5 Milliarden Euro. Die Situation Große Bestellmengen, ein weltweiter Produkteinkauf, eine kontinuierliche Marktsondierung und ein effektives Warenwirtschaftssystem kennzeichnen das Beschaffungswesen bei der Heinrich Deichmann-Schuhe GmbH & Co. KG. Das Unternehmen muss sich außerdem in einem Beschaffungsmarkt behaupten, der sich immer weiter ausdifferenziert, und in dem der Kostendruck für Einkäufer und Lieferanten gleichermaßen hoch ist. Die Einkaufsabteilung gliedert sich in den Einkauf für Handelsware und für Nichthandelsware. Die gesamte Beschaffung der Nichthandelswaren betreffen Güter und Dienstleistungen, die den Geschäftsbetrieb reibungslos organisieren, wie zum Beispiel Etiketten, Tragetaschen, Büromaterialien, usw. Aufgrund der vielen Filialen ergeben sich daraus erstens Bestellungen, deren Materialkosten durch Bedarfsbündelung und einen zentral organisierten Einkauf gesenkt werden können. Zweitens können die Prozesskosten durch ein strategisches, weltweites Ausschreibungswesen über ein einheitliches Lieferantenportal reduziert werden. Für das Unternehmen spielt neben der Lokalisierung des günstigsten Anbieters eine entscheidende Rolle, dass die bestellte Ware schnell verfügbar ist und die Produkte einen entsprechenden Qualitätsstandard erfüllen. Aus der Vielzahl von Angeboten können über ein zentrales Lieferantenportal auch die richtigen Lieferanten prozessoptimiert bestimmt werden. Die Aufgabe Deichmann führte bereits im Jahr 2003 die E-Procurement-Lösung Onventis Trade Core SRM (Supplier Relationship Management) ein, um den gesamten Einkauf von Nichthandelswaren elektronisch zu vereinheitlichen und zu organisieren. Die Lösung wurde direkt in das bestehende SAP-System integriert und ermöglicht die einheitliche Abbildung der gesamten Beschaffungsprozesse von der Bedarfserfassung über das Lieferantenmanagement und der Ausschreibung bis hin zur Bestellabwicklung von Nichthandelswaren. Der Einkauf von Fachzeitschriften, Büchern, Zeitungen und Loseblattsammlungen ist vergleichbar mit der klassischen Beschaffung von C-Artikeln. Das Unternehmen führte daraufhin eine Situationsanalyse für die Medienbeschaffung Success Story Deichmann -1- Success Story durch. Bis dahin erfolgte diese manuell und war mit hohem zeitlichem Aufwand verbunden. Die Analyse ergab weiterhin, dass die Medienbeschaffung durch eine Vielzahl von Einzelbestellungen (Maverick Buying) gekennzeichnet war und daraus unüberschaubare Abonnementsbestände resultierten. In der Summe lagen die Prozesskosten dadurch deutlich über dem eigentlichen Warenwert. „Wir haben uns auf Grundlage dieser Analyse entschieden, die Medienbeschaffung über eine in das SRM-System integrierte Lösung abzuwickeln. Damit wollten wir den Einkauf aller Medien zentralisieren und die Beschaffung durch einen einzigen Lieferanten bündeln“, so Yvonne Worlitschek, strategische Einkäuferin bei Deichmann. In einer öffentlichen Ausschreibung hat Deichmann nach einem zuverlässigen Dienstleister gesucht, der eine maßgeschneiderte Lösung für eine zentrale Medienbeschaffung anbieten kann. Die Lösung In dem Kölner Mediendienstleister VUB Printmedia hat Deichmann einen Lieferanten gefunden, der seinen externen elektronischen Medienkatalog über eine OCI- Schnittstelle in das E-Procurementsystem von Deichmann einbindet. Die standardisierte Beschaffungslösung für Literatur wird dabei an die technischen Anforderungen angepasst. „Das Projekt wurde mit großer Unterstützung von VUB und zeitnah abgewickelt. Die Integration des externen Medienkataloges in unsere IT- Architektur über die OCI-Schnittstelle wurde durch fachkompetente Berater der VUB Printmedia schnell und problemlos umgesetzt“, so Worlitschek. Deichmann geht mit dem VUB-Medienkatalog konsequent einen weiteren Schritt, die Beschaffung von Nichthandelswaren unternehmensweit zu automatisieren und zu vereinheitlichen. Die Lösung deckt den Medienbedarf bei Deichmann vollständig ab. Beschaffungsvolumina und die effektive Bestandsführung von Zeitungs- und Zeitschriftenabonnements lassen sich dadurch einfacher bestimmen und bündeln. Wichtig war es Deichmann darüber hinaus, dass der Einkauf in allen Fragen der Literaturbeschaffung auch kompetent beraten und betreut wird. Gerade im Einkauf von Literatur und bei der Bestandsführung von Abonnements lassen sich Prozesse optimieren und so entscheidend Kosten einsparen. Effektive Prozess- und Kontrollmechanismen über ein Online-Reporting helfen Deichmann, Bedarfe exakt zu bestimmen und daraus transparente Bestellrhythmen abzuleiten. Alle Bestellungen werden monatlich in einer Sammelrechnung von VUB gelistet und unter Angabe der Kostenstelle an Deichmann übermittelt. Die aufwändige Bearbeitung von Einzelrechnungen, die jedes Verlagshaus in der Vergangenheit ausstellte, wird mit der zentralen Einkaufslösung umgangen. Damit wird auch das Rechnungswesen in die Lage versetzt, Geschäftsprozesse deutlich zu vereinfachen. Success Story Deichmann -2- Success Story Denn sämtliche Prozesse der Rechnungslegung können nun direkt im SAP-System verbucht werden. Der Partner VUB Printmedia ist ein führender Konzept- und Systemanbieter für die elektronische Beschaffung und Verwaltung von Medien, Literatur und Verlagsprodukten für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen. Das 4,2 Millionen Titel umfassende Sortiment reicht von Büchern über Tageszeitungen, Zeitschriften, Loseblattlieferungen und Online-Dokumenten bis zu CD-ROM-Datenbanken. Im Durchschnitt liefert VUB Printmedia seinen rund 3.800 Kunden rund 400.000 Bücher und Abonnements. Das Unternehmen ist aus einer 1845 gegründeten Verlagsbuchhandlung hervorgegangen, hat seinen Hauptsitz in Köln und verfügt über Niederlassungen in Berlin, Bonn, Dresden und Leipzig. VUB Printmedia beschäftigt derzeit rund 140 Mitarbeiter und erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2006 einen Umsatz in Höhe von 23 Millionen Euro. Zitat „Das Projekt wurde mit großer Unterstützung von VUB und zeitnah abgewickelt. Die Integration des externen Medienkataloges in unsere IT-Architektur über die OCI- Schnittstelle wurde durch fachkompetente Berater der VUB Printmedia schnell und problemlos umgesetzt“, so Yvonne Worlitschek, strategische Einkäuferin bei Deichmann. Zeichen (mit Leerzeichen): 6.534 Success Story Deichmann -3-