Die Bedeutung der Produktdaten für das E-Procurement

Katalogdaten in der Content Supply Chain: Die Bedeutung der Produktdaten für das eProcurement Unternehmen, die ihren Einkauf mit Hilfe von E-Procurement-Systemen abwickeln, brauchen elektronische Kataloge ihrer Lieferanten. Die Kataloge müssen einen hohen Qualitätsgrad aufweisen, um die Prozesskette zwischen Lieferant und Kundensystem tatsächlich zu schließen. Produktdaten in elektronischer Form werden heute Homogene Artikeldaten der Zulieferer von fast allen Lieferanten zur Verfügung gestellt. Die Voraussetzung für elektronische Beschaffung wäre so- Vollständige und homogene Produktinformationen bil- mit erfüllt. Es gibt aber große Unterschiede in der den die Basis eines Kataloges. Deshalb ist es notwen- Qualität der Daten, die weitreichende Folgen haben. dig, von allen Zulieferern die Produktdaten zu sammeln So reduziert beispielsweise ein standardisierter Kata- und zu konsolidieren. Diese Aufgabe wird wesentlich log den Aufwand für die Einbindung der Produktinfor- einfacher, wenn Zulieferer und Lieferant die Artikel- mation in eine E-Procurement-Lösung deutlich (siehe stammfelder untereinander abstimmen. Zulieferer Bild 1). müssen lediglich die definierten Felder ausfüllen. Die Von Katalogen mit hinterlegten Suchbegriffen zu einheitliche Artikelstammstruktur erleichtert einem Lie- den einzelnen Artikeln oder gar einer Materialklassifi- feranten deutlich, den Überblick über die kompletten zierung wie eCl@ss profitieren Kunde und Lieferant Lieferprogramme aller Zulieferer zu behalten. gleichermaßen. Im Einkauf werden die gewünschten Sonderbeschaffungen erweisen sich häufig als auf- Produkte schneller identifiziert und bestellt, wodurch wändig. Das muss jedoch nicht so sein. Wenn ein Lie- die Prozesskosten sinken. Die Lieferanten profitieren ferant die vollständigen Lieferprogramme seiner Zu- ebenfalls von prominenteren Produktdarstellungen lieferer erfasst hat, in denen die kataloggeführten Ar- durch höhere Umsätze und bessere Service-Level. Wie tikel und Artikel auf Sonderbestellung jeweils gekenn- aber sieht der optimale Katalog für die elektronische zeichnet sind, sind Produktinformationen wie Preis- Beschaffung aus? und Herstellerangaben für eine Sonderbestellung Lieferant • Produktspezifische • Unterstützung • Zentrales Informationen bei der Katalog- Kataloghosting • Unternehmens- erstellung • Pflege, Updates spezifische • Internationale • Onramping Informationen Distributions- • Imformationen & plattform Kommunikation Katalogverzeichnis • Elektronische Kataloge • Kataloghosting • Katalog-Download Einkäufer • Internationales • Zertifizierung • Projektspezifische • Download Sourcing • Qualitätsprüfung Kataloge für internationaler, • Lieferanten- und länder- – Einkaufs- qualitätsgeprüfter bewertung übergreifende organisationen Kataloge (auch Vereinheitlichung Teilkataloge) – Information & Kommunikation • Delta Reports Bild 1: Nur qualitativ hochwertige Kataloge schließen die Lücke in der Prozesskette zwischen Lieferant und Einkäufer. Katalogdaten in der Content Supply Chain: Die Bedeutung der Produktdaten für das eProcurement bereits vorhanden. Zeitraubende Rückfragen beim Zu- Prüfungen. Die Prüfungen werden unterteilt in lieferer entfallen. Online verfügbare Produktdaten müssen sich jederzeit einfach aktualisieren lassen. ■ horizontale Prüfungen (diese stellen die Integrität Dazu werden Import- und Exportformate des elektro- einer Position sicher, z. B. „Alle Pflichtfelder sind ge- nischen Kataloges definiert. Innerhalb des Uploads füllt“) und werden dem Lieferanten die möglichen Formate an- ■ vertikale Prüfungen (diese stellen die Integrität des geboten. Innerhalb des Exports der Hintergrundverar- Katalogs sicher, z. B. „Die angegebene Kataloggrup- beitung werden die ausgewählten Formate an den pe ist vorhanden“). Online-Shop oder die Katalogplattform exportiert. Qualitätsstufen von Katalogen Qualitätsgeprüfte Produktdaten Hilfreich für Einkäufer ist eine Qualitätsmatrix, die Elektronische Kataloge sollten vor ihrer Veröffentli- über die Kataloggüte informiert. Die Suche über chung einer Qualitätsprüfung unterliegen. Anhand Schlagworte, die Angabe von Langtexten zusätzlich zu der Prüfprotokolle dieser Tests kann dann der Liefe- den Kurztexten sind beispielsweise Kriterien dieser rant den Prozess für die Bereitstellung von Produktda- Matrix. Sie weist aber auch aus, über welche Klassifi- ten verbessern und weiter entwickeln. kation (eCl@ss, ETIM, UNSPSC) ein Katalog verfügt, Die formale Richtigkeit des Katalogs ist auf jeden oder ob er Klassifikationsmerkmale enthält. Ein Bei- Fall sicher zu stellen. Die für den BMEcat 1.2 vorgege- spiel für eine Qualitätsmatrix (siehe Bild 2) finden Sie benen Anforderungen bestimmen den Umfang der auf der Plattform www.eubicon-kataloge.de . Bild 2: Die Qualitätsmatrix liefert Kunden aussagekräftige Informationen über den Zustand elektronischer Kataloge. Katalogdaten in der Content Supply Chain: Die Bedeutung der Produktdaten für das eProcurement Klassifikationen, Mappings und manueller renzierungstabelle verknüpft unterschiedliche Pro- Abgleich duktklassifikationen miteinander („mappen“). Such- anfragen führen dann zu nahezu identischen Aussa- Unternehmensübergreifende Klassifikationen, wie gen, unabhängig davon, welche Klassifikation als Ein- eCl@ss (siehe Bild 3) und UNSPSC, setzen sich im- stieg dient. Da nun Warengruppen unternehmens- mer mehr durch. Große Unternehmen ersetzen übergreifend austauschbar sind, können auch Infor- schrittweise ihre interne Warengruppennomenklatur mationen die mit diesen Warengruppen verknüpft durch eCl@ss. Der wesentliche Vorteil liegt darin, dass sind ausgetauscht werden. die Kommunikation auf Warengruppenebene sowohl Häufig unterscheiden sich aber die Artikelbezeich- mit den verbundenen Unternehmen als auch mit Zu- nungen. Sogar in den Katalogen ein und desselben lieferern erheblich vereinfacht wird. Unternehmens kommt es vor, dass derselbe Artikel Weiter setzen diese Unternehmen eCl@ss vermehrt unter verschiedenen Bezeichnungen und Artikelnum- als Ordnungs- und auch als Orientierungshilfe in ihren mern geführt wird. Zudem zeigt sich, dass das einer Ausschreibungsplattformen ein. Warengruppe zugeordnete Artikelspektrum häufig Während „früher“ die Informationsstrukturierung sehr heterogen ist. Dies hat zur Konsequenz, dass die nach Branchencodes (SIC, WZ0X) erfolgte, wird heu- Warengruppen-Referenzierung in Abhängigkeit von te auf Produktklassenebene zugeordnet. Konkret dem heterogenen Artikelspektrum sehr breit gefasst heißt dies, während früher nur nach „Büromaterial“ sein muss. recherchiert werden konnte, kann heute nach „Blei- Teilweise sind identische Artikel mit unterschiedli- stift“ recherchiert werden. Auch Merkmale (Proper- chen Artikelnummern und unterschiedlichen Waren- ties) werden erfasst, um eine Produktsuche zielge- gruppen zugeordnet. Aus Marketinggesichtpunkten nauer durchführen. ist eine solche Mehrfachzuordnung sicherlich sinnvoll, aus Sicht des Einkaufs könnten hier Skaleneffekte un- Referenzierung ausgenutzt bleiben. Die Bearbeitung dieser Problembereiche erscheint Ein Bleistift soll immer ein Bleistift sein, unabhängig vor dem Hintergrund der sich abzeichnenden Ent- vom verwendeten Klassifikationsschema. Eine Refe- wicklung sehr wichtig. Kunden brauchen für eine eCl@ss-Beispiel 19-06-01-06 (Mobiltelefon) 19 Informations- Kommunikations- und Medientechnik Sachgebiet 19-06 Hardware Kommunikationstechnik Hauptgruppe 19-06-01 Telekommunikationsgerät Gruppe 19-06-01-01 Telefon [s] Untergruppe ...