Dynamische Beschaffung im Freistaat Bayern ‑ ausgezeichnet mit dem BME/BMWi-Innovationspreis 2006

Dynamische Beschaffung im Freistaat Bayern – ausgezeichnet mit dem BME/BMWi- Innovationspreis 2006 Die Ministerien des Freistaates Bayern, die Bayerische Staatskanzlei sowie ca. 90 weitere Behörden und Kommunen führen im Rahmen des Pilotprojektes "Elektronisches Beschaffungswesen (ELBE)" die Beschaffung von Waren in den Grenzen der Freihändigen Vergabe (Auftragswert je Auftrag unter 25.000 Euro incl. Umsatzsteuer) unter Einbindung des Internet durch. Das System “ELBE“ berücksichtigt alle vergaberechtlichen Vorschriften (Vergabe im Wettbewerb, Transparenz, Gleichbehandlung und Diskriminierungsverbot, Mittelstandsförderung, Prinzip der dezentralen Beschaffung etc.) und ist so konzipiert, dass möglichst vielen Bietern die Gelegenheit gegeben wird, Angebote abzugeben. Das Pilotprojekt startete am 29.4.2002 und war vorerst auf ein Jahr ausgelegt, wobei es durch den erfolgreichem Verlauf jährlich verlängert wurde. Früher holte der Einkäufer Angebote bei verschiedenen Anbietern per Telefon, Brief, Fax oder E-Mail ein, bewertete diese Angebote, erteilte den Zuschlag und bestellte schließlich bei einem Lieferanten. Diese Vorgehensweise zeichnete sich durch viele Medienbrüche sowie einen hohen Anteil an manueller Arbeit aus. Elektronische Preisanfragen haben genau die gleiche Aufgabe. Sie übermitteln die Daten aller Preisanfragen zu den einzelnen Anbietern und Marktplätzen. Der wesentliche Unterschied ist, dass die Bestellungen direkt aus dem Katalogsystem des Beschaffers erstellt werden und auf elektronischem Wege zu den Bietern übertragen werden. Eine erneute manuelle Beschreibung der Artikel auf dem Bestellzettel entfällt. Die Bedarfsmeldungen der Behörden werden an die angeschlossenen Unternehmen bzw. virtuellen Marktplätze weitergeleitet. Nach Abschluss der Angebotsfrist kann der Einkäufer die Angebote einsehen (diese sind nach aufsteigendem Preis sortiert) und frei entscheiden, welches Angebot er annimmt. Angebote, die nicht über das System oder per Mail abgegeben wurden (z.B. telefonisch oder per Fax), können nacherfaßt werden. Die Lieferanten erhalten eine Zu- bzw. Absage per Mail. Der Zuschlag erfolgt wieder über die Plattform. Er beinhaltet alle relevanten Informationen (Preis, Menge, Lieferzeiten, weitere Konditionen). Durch die Einführung von ELBE erhöhte sich die Wirtschaftlichkeit bei der öffentlichen Auftragsvergabe durch breiteren Wettbewerb sowie größere Transparenz und Verfahrenssicherheit. Auch für Lieferanten entstehen eine Reihe von Vorteilen: vereinfachte Auftragsabwicklung, weniger Vertriebskosten und Ausweitung des Geschäftes über das Internet. Mittelständische Unternehmen aus der Region konnten ohne besonderen Aufwand an die neue Technologie herangeführt werden und vermehrt Aufträge der öffentlichen Hand erhalten. Für das Konzept der dynamischen Beschaffung erhielt der Freistaat Bayern im März 2006 den vom BME und dem Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie verliehenen Innovationspreis.