E-Interview zum Thema „E-Procurement auf dem Weg zu allgemeinen Standards, Integration und dem ROI-Nachweis?!“ mit Stefan Rosen

Virtual Roundtable E-Procurement Virtual Roundtable: „E-Procurement auf dem Weg zu allgemeinen Standards, Integration und dem ROI-Nachweis?!“ Teilnehmer: Stefan Rosen Organisation: Leiter Solution Center Sourcing & Procurement, Softlab GmbH Kurzeinführung in das Thema: Mittlerweile Allgemeingut ist: die große Hebelwirkung des Einkaufs für das Geschäftsergebnis macht ihn erstens strategisch wichtig. Zweitens lassen die Möglichkeiten, den Einkauf in ERP/SCM-Lösungen zu integrieren und dieses mit flexiblen Transaktionsmodellen zu verbinden, viele Augen ob der operativen Effizienzziele hell strahlen. Doch wie weit sind wir bis heute wirklich gekommen? Das 38. BME-Symposium bietet hier einen Anlass zu berichten, zu reflektieren, zu diskutieren und mit neuen Erkenntnissen zukunftsgerichtet zu handeln. Was ist nach dem e-Hype an Fundamentalem übrig geblieben und in den Unternehmen letztlich erfolgreich umgesetzt worden. Wie stellt sich eine (konsolidierte?) Anbieter- und Beraterbranche zur Zeit dar? Aktuell wird besonders diskutiert, welche der Ansätze Marktplatz, Lieferantenportal und Private Exchange einzeln oder zusammen, besonders geeignet sind, die Anforderungen der Unternehmen an Transparenz, Flexibilität, Integration, Sicherheit und ROI ausreichend zu erfüllen. Wie groß sind die Renditepotenziale im E-Procurement wirklich und wie lassen sich diese realisieren? Was ist aus den erfolgreichen Projekten – im Sinne von Best Practices – zu lernen? Alle reden von Integration: Wo ist sie nötig? Wie stellen sich Chancen, Kosten und Risiken in Bezug auf die technischen Integrationsthemen wie Content Management System und ERP/SCM sowie für die konzeptionellen Themen, z.B. aus den Bereichen Strategischer Einkauf und unternehmensübergreifende Produkt- entwicklung dar? Diese und weitere Fragen soll der vorliegende Virtual Roundtable beantworten, bei dem renommierte und erfahrene Vertreter der Branche und des BME, deren kritische Beobachter und Anwender eine Standortbestimmung und einen Ausblick zur Zukunft des E-Procurement in Deutschland und Europa geben. Dabei sollen die naturgemäß unterschiedlichen Blickwinkel der Teilnehmer klar werden. Virtual Roundtable E-Procurement Sehr geehrter Herr Rosen, Competence Site: Treiber und Getriebene des E-Procurement Mit welchem Gefühl / welchen Erfahrungen in Bezug auf E-Procurement sehen Sie dem diesjährigem BME Symposium entgegen (sofern Sie daran teilnehmen)? Wo stehen wir Ihrer Meinung nach heute, was die Umsetzung der Versprechen der Anbieter und Berater und die Erfüllung der Anforderungen der Unternehmen betrifft? Was sind Ihrer Erfahrung nach die wichtigsten Treiber für E-Procurement gewesen, welche werden es morgen sein? Inwieweit werden die Unternehmen als Anwender vom Wettbewerbsdruck im Einkauf getrieben und wie stark fordern die Unternehmen ihrerseits die Anbieter im Hinblick auf die technischen Möglichkeiten und die Punkte Leistung, Kosten und Effizienz? Stefan Rosen: Unternehmen suchen heute mehr denn je nach Möglichkeiten, die das operative Geschäft nachhaltig und schnell wieder profitabel machen. Zentral ist das Thema Kostenoptimierung, vor allem in Einkauf und Logistik und der BME Kongress ist nach wie vor ein wichtiges Symposium, um die neuesten Entwicklungen und Technologien im Bereich der Einkaufsoptimierung zu diskutieren. Hauptgrund für die Einführung einer eProcurement-Lösung bleibt die Reduzierung der Kosten und wird es auch zukünftig sein. Einsparungen, vor allem bei den Prozess- und Materialkosten, lassen sich erreichen durch die Verkürzung, Standardisierung und Beschleunigung der Bestellprozesse. Allerdings haben sich die ursprünglich prognostizierten Einsparungspotentiale von 60-80% in der Praxis als wesentlich zu hoch erwiesen. Es wurde vieles unterschätzt: Der Zeit- und Kostenaufwand für die Implementierung einer eProcurementlösung und die Aufbereitung bzw. die Anbindung der Lieferantenkataloge war meist erheblich aufwendiger als ursprünglich prognostiziert. Zudem realisierten sich die Einsparungspotentiale nicht so schnell wie erwartet, da Senkungen erst dann möglich sind, wenn sich die vereinfachten Prozesse vollständig etabliert haben und die Mitarbeiter (teilweise) für andere Aufgaben freigestellt werden können. Die Erfahrungen der letzten Jahre haben gezeigt, dass dennoch Einsparungen von 30- 40% vor allem im Bereich der Prozesskosten durchaus machbar sind. Virtual Roundtable E-Procurement Der Anbietermarkt hat sich in den letzten 2 Jahren dabei stark gewandelt. Neben Konsolidierung und Zusammenschlüssen vor allem kleinerer Software-Unternehmen, wird die Branche beeinflusst durch eine hohe Wettbewerbssituation als auch eine stärkere Nachfragermacht: Im Verlauf der eProcurement-Erfahrungen vieler Unternehmen werden nun konkrete funktionale Mindestanforderungen an eine Einkaufslösungen gestellt, ebenso hinsichtlich der technischen Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit. Bei zunehmender Marktsättigung akzeptieren Unternehmen schließlich nur noch solche eProcurement-Lösungen, die sich zudem in ihre Lieferketten und Prozesse integrieren lassen. Teils überzogene Versprechungen der Anbieterseite in der Vergangenheit sind ein Grund dafür, dass heute nicht selten Pilotprojekte den ersten Schritt zum erfolgreichen Auftrag darstellen. Resultat sind gesunkene Lizenz- und Dienstleistungspreise. Competence Site: Erfahrungen und Erfolgsfaktoren/Risiken beim E-Procurement In welchen Branchen und Unternehmenstypen haben sich – Ihrer Erfahrung nach – die prognostizierten E-Procurement-Potenziale am weitgehendsten realisiert? Für welche Güter und Leistungen sind die E-Procurement-Strategien bisher aufgegangen? Welches Beispiel aus Ihrer Erfahrung ist besonders illustrativ für erfolgreiches E-Procurement und was waren dabei Erfolgsfaktoren? Was sind die Hauptgründe für das Misslingen von E-Procurement-Projekten? Stefan Rosen: Unternehmen nahezu aller Branchen haben ersten Erfahrungen mit dem Einsatz von eProcurement-Lösungen gemacht. Zu den Vorreitern zählen aber dennoch die Branchen Chemie, Logistik und Elektronik, gefolgt von den klassischen Industriesektoren wie Automobilindustrie, Maschinenbau und Metallverarbeitung. Gerade die Chemie und Automobilbranche zählt nicht nur zu den großen Anwendern, sondern auch zu den erfolgreichen Betreibern von elektronischen Marktplätzen. Ein Lieferant, der den Einkäufer zum Blättern in gedruckten Katalogen nötigen will, hat schon verloren. Im Einkauf sind elektronische Marktplätze, Online- Verhandlungen und Ausschreibungen sowie elektronische Kataloge auf dem Vormarsch. Vor dem Hintergrund eines hohen Wettbewerbs- und Kostendrucks sowie einer sinkenden Fertigungstiefe, liegt es nahe, die enge Integration der Lieferanten, die für Bauteile und technische Komponenten erfolgreich realisiert wurde, auch auf MRO Virtual Roundtable E-Procurement Güter sowie B- und C- Güter auszuweiten. Obwohl MRO-Güter nicht unmittelbar in den Produktionsprozess integriert sind, kann ihre Beschaffung komplexe Prozesse verursachen, da ihre Verfügbarkeit sichergestellt werden muss. Ganz im Gegensatz zur Beschaffung von C-Gütern, auf die sich manche Anbieter von eProcurement- Lösungen gerne konzentrieren. Sie eigenen sich vor allem für den Beginn einer eProcurement-Lösung, da das Verhältnis zwischen dem Wert der zu beschaffenden Güter und den damit verbundenen Prozesskosten extrem groß ist und sich Einsparungen schnell realisieren lassen. Der Erfolg bei der Einführung einer eProcurement-Lösung hängt allerdings bereits von den organisatorischen Voraussetzungen ab. Vielen Unternehmen fehlt eine konsequente eProcurement - Einführungsstrategie, die sich durch die parallele Berücksichtigung von inhaltlicher, materialgruppenspezifischer Einkaufsarbeit, IT und Neugestaltung von Prozessen auszeichnet. Organisationsstrukturen, Geschäfts- prozesse und IT-Systeme werden nur selten wirksam aufeinander abgestimmt. Zwei Beispiele für die erfolgreiche Einführung und vor allem Roll-Out einer eProcurement-Lösung sind die Projekte „Global Purchasing System“ und „Speed- Buy“ bei der BMW AG. Das „Global Purchasing System“ (GPS) wurde von Softlab entwickelt und ist bereits seit 8 Jahren im Einsatz. Dieses System wird konzernweit für die Bestellabwicklung genutzt. Besonders für den Materialeinkauf wurden massive Einsparungen in der Bestellverwaltung erzielt, durch die umfassende maschinelle Unterstützung des Einkaufsprozesses bei technischen Änderungen, durch periodische Anpassungen von Materialteuerungszuschlägen und bei den jährlichen Preisverhandlungen mit den Lieferanten. Für indirekte Güter wurde das eProcurement System „SpeedBuy“ implementiert. Das Projekt ging im Oktober 2000 als produktives Pilotsystem mit einem ausgewähltem Scope von Lieferanten und Usern live. Dabei wurden die Bestellungen an die Lieferanten automatisch weitergeleitet, die Waren ausgeliefert und per Gutschriftverfahren bezahlt. Softlab betreibt dieses System und arbeitet gezielt an seinem weiteren Ausbau. Seit seiner Einführung hat SpeedBuy stetige Zuwachsraten an Benutzern, Warengruppen und Transaktionsvolumen und damit an eingesparten Transaktionskosten. Somit wird es mittlerweile von über 10.000 Mitarbeiter genutzt, die auf über 150 Lieferantenkataloge zugreifen können, mit steigender Tendenz. Wesentlich für den Projekterfolg war eine intensive Unterstützung durch Sponsor und Promoter bis hin auf Bereichsleiterebene verschiedener Fachbereiche und der Informationstechnik. Über Change Management Maßnahmen wurden sämtliche Managementebenen laufend über den Projektfortschritt informiert. Alle Beteiligten aus den Bereichen IT und Finanzen sowie User und Lieferanten wurden frühzeitig in das Projekt eingebunden. Virtual Roundtable E-Procurement Competence Site: Wie viel Integration ist angesagt und mit welchen Zielen? Alle reden von Integration des E-Procurement in die ERP-Welt der Unternehmen.