E-Interview zum Thema „E-Procurement auf dem Weg zu allgemeinen Standards, Integration und dem ROI-Nachweis?!“ mit Sven Marlinghaus

Virtual Roundtable E-Procurement Virtual Roundtable: „E-Procurement auf dem Weg zu allgemeinen Standards, Integration und dem ROI-Nachweis?!“ Teilnehmer: Sven Marlinghaus Organisation: Projektleiter, arvato systems GmbH, Bertelsmann & diverse Kurzeinführung in das Thema: Mittlerweile Allgemeingut ist: die große Hebelwirkung des Einkaufs für das Geschäftsergebnis macht ihn erstens strategisch wichtig. Zweitens lassen die Möglichkeiten, den Einkauf in ERP/SCM-Lösungen zu integrieren und dieses mit flexiblen Transaktionsmodellen zu verbinden, viele Augen ob der operativen Effizienzziele hell strahlen. Doch wie weit sind wir bis heute wirklich gekommen? Das 38. BME-Symposium bietet hier einen Anlass zu berichten, zu reflektieren, zu diskutieren und mit neuen Erkenntnissen zukunftsgerichtet zu handeln. Was ist nach dem e-Hype an Fundamentalem übrig geblieben und in den Unternehmen letztlich erfolgreich umgesetzt worden. Wie stellt sich eine (konsolidierte?) Anbieter- und Beraterbranche zur Zeit dar? Aktuell wird besonders diskutiert, welche der Ansätze Marktplatz, Lieferantenportal und Private Exchange einzeln oder zusammen, besonders geeignet sind, die Anforderungen der Unternehmen an Transparenz, Flexibilität, Integration, Sicherheit und ROI ausreichend zu erfüllen. Wie groß sind die Renditepotenziale im E-Procurement wirklich und wie lassen sich diese realisieren? Was ist aus den erfolgreichen Projekten – im Sinne von Best Practices – zu lernen? Alle reden von Integration: Wo ist sie nötig? Wie stellen sich Chancen, Kosten und Risiken in Bezug auf die technischen Integrationsthemen wie Content Management System und ERP/SCM sowie für die konzeptionellen Themen, z.B. aus den Bereichen Strategischer Einkauf und unternehmensübergreifende Produkt- entwicklung dar? Diese und weitere Fragen soll der vorliegende Virtual Roundtable beantworten, bei dem renommierte und erfahrene Vertreter der Branche und des BME, deren kritische Beobachter und Anwender eine Standortbestimmung und einen Ausblick zur Zukunft des E-Procurement in Deutschland und Europa geben. Dabei sollen die naturgemäß unterschiedlichen Blickwinkel der Teilnehmer klar werden. Virtual Roundtable E-Procurement Sehr geehrter Herr Marlinghaus, Competence Site: Treiber und Getriebene des E-Procurement Mit welchem Gefühl / welchen Erfahrungen in Bezug auf E-Procurement sehen Sie dem diesjährigem BME Symposium entgegen (sofern Sie daran teilnehmen)? Wo stehen wir Ihrer Meinung nach heute, was die Umsetzung der Versprechen der Anbieter und Berater und die Erfüllung der Anforderungen der Unternehmen betrifft? Was sind Ihrer Erfahrung nach die wichtigsten Treiber für E-Procurement gewesen, welche werden es morgen sein? Inwieweit werden die Unternehmen als Anwender vom Wettbewerbsdruck im Einkauf getrieben und wie stark fordern die Unternehmen ihrerseits die Anbieter im Hinblick auf die technischen Möglichkeiten und die Punkte Leistung, Kosten und Effizienz? Sven Marlinghaus: Das Motto des diesjährigen BME-Symposium lautet „Rendite steigern“ – einen wesentlichen Beitrag hierzu leisten sicherlich professionell implementierte E- Procurement Systeme, indem sie den operativen und strategischen Einkaufsprozess technologisch unterstützen. Nachdem in den letzten 3 Jahren primär die Optimierung der operativen Beschaffungsprozesse durch workflowbasierte Katalogsysteme im Fokus stand, erwarte ich in diesem Jahr verstärkt Impulse und Lösungen für die Optimierung des strategischen Einkaufs unter dem Stichwort „Supplier Relationsship Management (SRM)“. Aktuelle Studien belegen, dass ein Großteil der Unternehmen mit mehr als 2.000 Mitarbeitern sich aktiv mit dem Thema E-Procurement beschäftigt. Hinterfragt man jedoch die einzelnen Studienergebnisse wird deutlich, dass wir uns noch am Anfang einer langen Reise befinden: Vielfach wird E-Procurement auf MRO-Güter begrenzt, Projekte verzögern sich um 1-2 Jahre und die Sichtweise beschränkt sich auf die Optimierung der Prozesse im eigenen Unternehmen. Die Herausforderung vor der wir heute stehen, ist die Ausweitung des Fokus auf strategisch relevante Themenfelder wie Global Spend Management, Total Cost of Ownership, Kollaboration mit Lieferanten und Partnern oder effiziente Unterstützung des Beschaffungsmarketings. Die führenden Anbieter von E-Procurement Technologie wie z. B. SAP, Oracle oder Ariba arbeiten zwar bereits an Lösungen zur Unterstützung der vorab genannten Themen, allerdings ist die Technologie hier bei Virtual Roundtable E-Procurement weitem noch nicht so ausgereift wie beim katalogbasiertem E-Procurement. Ursächlich hierfür ist sicherlich auch die Tatschache, dass der Markt in der Vergangenheit stark von den Anbietern getrieben wurde und diese die Bedürfnisse Ihrer Kunden oftmals erst im Projekt erkannt haben – Softwareentwickler sind halt keine Einkäufer. Competence Site: Erfahrungen und Erfolgsfaktoren/Risiken beim E-Procurement In welchen Branchen und Unternehmenstypen haben sich – Ihrer Erfahrung nach – die prognostizierten E-Procurement-Potenziale am weitgehendsten realisiert? Für welche Güter und Leistungen sind die E-Procurement-Strategien bisher aufgegangen? Welches Beispiel aus Ihrer Erfahrung ist besonders illustrativ für erfolgreiches E-Procurement und was waren dabei Erfolgsfaktoren? Was sind die Hauptgründe für das Misslingen von E-Procurement-Projekten? Sven Marlinghaus: Wie bereits vorab erläutert, liegt der Fokus derzeit noch stark auf MRO-Gütern, die katalogbasiert beschafft werden. Technologie und Praxiserfahrung sind hier weit fortgeschritten. Nachholbedarf gibt es bei direkten Gütern, komplexen Dienstleistungen und Handelsware. Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass E-Procurement Projekte vor allem in den Unternehmen erfolgreich gewesen sind, in denen es einen organisatorischen Durchgriff auf die dezentralen Einheiten gibt. Dies ist vor allem dadurch begründet, dass erfolgreiche E-Procurement Projekte die konsequente Adaption von Prozessen und Ressourcen mit Hilfe von professionellem Change Management voraussetzen. Hierbei ist die Einbindung der Prozessbeteiligten zwar von signifikanter Bedeutung, der Schlüssel für einen weitreichenden, schnellen Roll-Out stellen jedoch die Unterstützung durch das TOP-Management und der organisatorische Durchgriff dar. Fehlt dies, können interne Blockaden oftmals nicht überwunden werden oder die Projektlaufzeit verlängert sich. Weitere kritische Erfolgsfaktoren sind unzureichende Standards bei der Klassifizierung und der Datenübertragung, nicht effiziente Content Management Prozesse, die häufig mangelnde Einbindung der beteiligten Lieferanten sowie fehlende oder oftmals technologiegetriebene E-Procurement Strategien. Als Erfolgsbeispiel und richtungsweisend kann sicherlich eine der weltweit ersten Virtual Roundtable E-Procurement Implementierungen der mySAP SRM Lösung bei der Bertelsmann AG angesehen werden, dass BeBuyer Portal. Das BeBuyer Portal unterstützt selbstverständlich den katalogbasierten Einkauf, bietet aber darüber hinaus internetbasierte Tools der neusten Generation für strategisches Spend Management, Demand Aggregation, Real Time Collaboration oder Knowledge Management im Einkauf. Competence Site: Wie viel Integration ist angesagt und mit welchen Zielen? Alle reden von Integration des E-Procurement in die ERP-Welt der Unternehmen. Warum und wo genau ist Integration nötig? Wie stellen sich Chancen, Kosten und v.a. auch mögliche Risiken der Integration dar? Welchen technischen bzw. konzeptionellen Bezug hat E-Procurement zu Content Management Systemen und insb. zu ERP/SCM? Was bedeutet E-Procurement aus strategischer Sicht für den Einkauf und für unternehmensübergreifende Konzepte der Produktentwicklung dar? Sven Marlinghaus: „Integration is Key“ – Da die ERP-Systeme heute noch maßgeblich die Unternehmensprozesse unterstützen und dokumentieren, ist die Integration der E- Procurement Systeme ein entscheidender Faktor. Dies gilt besonders für das Spend Management und die Unterstützung der operativen Beschaffungsprozesse. Nur so können die vorhandenen Daten und Infrastruktur genutzt werden. Insellösungen , also nicht integrierte E-Procurement Systeme, sind oftmals schnell zu realisieren, führen jedoch langfristig zu redundanten Daten und einem hohen manuellen Aufwand bei Datenübergabe und -abgleich zwischen den Systemen. Den Schwachpunkt der ERP-Welt bildet sicherlich eine geringe Flexibilität und Zugänglichkeit gegenüber internetbasierten Systemen. Diese sind besser skalierbar und weltweit sicher zugänglich. Vor allem Dritte, wie z. B. Lieferanten oder andere Business Partner, können leichter integriert werden. Optimierungspotential bietet definitiv noch die Integration der einzelnen „Produktfamilien“ wie z. B. CRM, SRM, SCM oder Internet Sales untereinander. Beispielhaft hierfür ist das Katalog Management. Warum sollte der Katalog für eine CRM Lösung zukünftig noch ein anderer sein als der für eine SRM-Lösung? Würden beide Seiten die gleiche Technologie nutzen, könnten wertvolle Skaleneffekte generiert werden. Virtual Roundtable E-Procurement Technologische Unterstützung des Einkaufs und Zusammenarbeit und Vernetzung über die Unternehmensgrenzen hinweg setzt im Einkauf vor allem eines voraus: Partnerschaftliches Denken und Handeln – ergo eine Konzentration auf „die Besten“. Konsolidierung des Artikel- und Lieferantenstamms sind Voraussetzung hierfür und erfordern eine hohe soziale und fachliche Kompetenz. Die Orientierung an den „Total Cost of Ownership“, Messung der internen und externen Performance sowie professionelles Risikomanagement werden zukünftig einen weit höheren Stellenwert im Einkauf einnehmen als noch heute.