Einführung eines unternehmensweiten Softwarelizenz-Managements

Einführung eines unternehmensweiten Softwarelizenz- Managements Autor: Arnd Pullem, Business Leader Software bei CC CompuNet Nahezu alle Bereiche des modernen Unternehmens arbeiten unter zur Hilfenahme von Informationstechnologie (IT). Je nach Geschäftsmodell und Unternehmensstrategie erfüllt die IT unterschiedliche Funktionen, besteht aber immer aus den Komponenten Hardware und Software, die durch menschliche Intelligenz den Unternehmenszielen entsprechend konfiguriert werden. Um sicherzustellen, dass die Zieladäquanz dieser Konfiguration auch eingehalten wird, sind Kontroll- und Managementprozesse notwendig. Die benötigte Software wird entweder als Standardpaket am Markt erworben oder individuelle Lösungen vom Unternehmen selbst oder einem externen Entwickler erstellt. Die Organisation der Eigentums-, Nutzungs- und Urheberrechte ist bei spezifischen Software- Applikationen einfach zu regeln. Bei Standardsoftware-Produkten ist dies anders, weil der Inhaber der Urheberrechte an der Software festlegt, unter welchen Bedingungen sein Produkt genutzt werden darf. Daher besteht in Unternehmen ein erhöhter Regelungsbedarf, das sogenannte Softwarelizenz-Management. Zwei Fallbeispiele verdeutlichen, welche Probleme entstehen und wie diese gelöst werden können: Fallbeispiel 1: Konsolidierung der Software-Komponenten Ein in den vergangenen Jahren durch externe Akquisitionen stark gewachsener Dienstleister in der Transport- und Logistik-Branche stand vor der Konsolidierung seiner IT-Infrastruktur, um seine Betriebskosten zu reduzieren. In der Planungsphase des umfassenden IT-Projektes war unklar, wie viele und welche Software Lizenzmanagement Seite 1 von 9 Applikationen zum Einsatz kommen, und ob für die gleiche Anwendung unterschiedliche Applikationen eingesetzt werden. Zudem war nicht klar, welche Lizenzen das Unternehmen bereits erworben hat und ob die bestehenden Lizenzen zur aktuellen beziehungsweise zukünftigen Installation passen. Ist die Ermittlung von Bestand, Wert und Konfiguration bei Hardware-Komponenten noch relativ einfach, bereitet die Analyse von Software- Komponenten größere Schwierigkeiten: • Lizenznachweise sind nur lückenhaft aufzufinden • „Gefundene“ Lizenznachweise können nicht mehr zugeordnet werden. Folgende Fragen sind unter anderem zu klären: Welche Updates passen zu welchen Vollversionen? Für welche Lizenzen ist die Software-Wartung noch aktuell? Welche Vertragsgrundlagen bestehen? Wie wurde in der Vergangenheit auf Veränderungen der Nutzungsrechte reagiert? • Eine weiteres Problem ist die unzulängliche Zuordnung der Software-Kosten zu den jeweiligen Kostenstellen. • Eine automatisierte Analyse der Software-Installation ist technisch problemlos möglich. Allerdings müssen hierbei alle Festplatten der Arbeitsplatzsysteme ausgewertet werden. Um diese Analyse durchzuführen, ist die Einwilligung des Betriebsrates erforderlich, der diese oft versagt. Außerdem sind die Ergebnisse der automatisierten Auswertung nur schwer zu deuten, da die Dateibezeichnungen stark von den Produktnamen der Lizenznachweise abweichen. Bei dem Dienstleister in der Transport- und Logistikbranche kam es in den einzelnen Funktionseinheiten zu erheblichen Problemen: Aufgrund nicht zu klärender Kompatibilitätsfragen bei der großen Menge unterschiedlicher Software-Produkte ergaben sich bei Konzeption und Design des neuen „Desktop- und Server-Standards“ erhebliche Projektverzögerungen. Das IT-Controlling musste das wirtschaftliche Risiko einer Falsch- oder Unterlizenzierung bewerten, während der Einkauf von einer deutlichen Überlizenzierung ausging. Die Geschäftsführung wurde auf die rechtlichen Folgen einer Software Lizenzmanagement Seite 2 von 9 möglichen Unterlizenzierung hingewiesen. Die einzelnen Fachabteilungen, die zukünftig anhand einer Kostenstellenrechnung die Software-Kosten selbst tragen müssen, sind über deren Höhe überrascht. Dadurch leidet die Akzeptanz des gesamten Projektes. Fallbeispiel 2: Definition der Verantwortungsbereiche Ein führendes Unternehmen der deutschen Energiewirtschaft hat sich in 2003 durch interne Auditierung einen Gesamtüberblick über den Stand der Software-Nutzung hinsichtlich Installation einerseits und Lizenzierung andererseits verschafft. Das Unternehmen dokumentierte die Ergebnisse und kommunizierte diese innerhalb des Unternehmens. Der durch Inventur festgestellte Bedarf an Investitionen zur Nachlizenzierung veranlasste die Geschäftsführung zur Frage nach dem zukünftigen Umgang mit den Software-Vermögenswerten im Unternehmen. Nach Meinung der IT-Abteilung sollte eine einfache Lösung über ein marktgängiges Werkzeug zum Lizenzmanagement geschaffen werden. Der Einkauf hatte durch die intensive Beteiligung bei der Software-Inventur „seine Schuldigkeit getan“ und fühlte sich nicht weiter verantwortlich. In den Fachabteilungen herrschte geringes Bewusstsein um die Zusammenhänge zwischen Software- Installation, Supportfähigkeit und Lizenzierung. Die Schnittstellen und Verantwortlichkeiten zwischen den einzelen Abteilungen waren nicht definiert, somit waren folgende Fragen offen: • Wer prüft, ob eine Lizenz für eine Neuinstallation vorhanden ist oder beschafft werden muss? • Wer veranlasst diese Prüfung? • Wer entscheidet, welche Unternehmens-Software genutzt wird? • Wer nimmt Lizenzen „auf Lager“, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet und sein Arbeitsplatzsystem abgebaut wird? • Wer macht überflüssige Lizenzen anderen Unternehmensteilen zugänglich? Software Lizenzmanagement Seite 3 von 9 Als deutlich wurde, dass die einzelnen Funktionsbereiche keinem Lizenzmanagement-System zugeordnet werden konnten, brach das Unternehmen den Prozess zur Auswahl einer Lizenzmanagement- Software ab. Der Lösungsweg: Gliederung des Lizenzmanagement-Systems An beiden Fallbeispielen wird deutlich, dass die Arbeitspakete zur Erstellung eines Lizenzmanagements genau definiert und durchgeführt werden müssen. Die Verwaltung von Lizenzen besteht in beiden Fällen aus den vier Bausteinen „Sammeln“, „Verwalten“, „Reporten“ und „Auditieren“. Im Fallbeispiel 1 musste die Software-Installation und die Lizenzierung in kurzer Zeit analysiert werden. Die Auswertung der Software-Installation wurde wie folgt vorgenommen: Sammeln • Der Betriebsrat wurde in das Projekt einbezogen. Beispiele aus anderen Projekten verdeutlichten, dass alle personenbezogenen Daten nach dem Schritt „Verwalten“ durch Aggregierung anonymisiert werden müssen. Nur in besonderen Fällen (kriminelle/ moralisch unvertretbare Softwarenutzung am Arbeitsplatz) und in Absprache mit dem Betriebsrat sollen die individuellen Daten verwendet werden. • Ein Software-Werkzeug las die Software-Installationen aller Arbeitsplätze aus und sendete die Daten an eine zentrale Datenbank. Verwalten • Durch die Summierung der Einzelpositionen fand eine Vedichtung der Daten statt. • Eine Datenbank übersetzte die technisch geprägten Dateibezeichnungen in Produktnamen mit Versionsangabe. Software Lizenzmanagement Seite 4 von 9 Reporten • Innerhalb von drei Wochen hatte das Unternehmen einen kompletten Überblick über Anzahl, Art und Version der verwendeten Software-Produkte. • Dieser technische Ist-Zustand wurde den verschiedenen Unternehmensteilen als Arbeitsgrundlage zur Verfügung gestellt. Das Design des zukünftigen Standardwarenkorbs „Software“ konnte so beschleunigt und die Kompatibiltätstests in Angriff genommen werden. Zudem lag eine Basis zur Überprüfung der Lizenzierung vor. Die Analyse des Lizenzbestandes erfolgte anhand der gleichen Bausteine: Sammeln • Der Einkauf sammelte und katalogisierte sämtliche auffindbaren Lizenzbestätigungen. • Die Lizenzbestätigungen wurden mit den auffindbaren Rechnungsbelegen verglichen. Es ergab sich ein deutlicher Überhang an Rechnungsbelegen. Mit den unterschiedlichen Software-Herstellern wurde geklärt, wie viele Lizenzen tatsächlich vorhanden sind. Verwalten • Die unterschiedlichen Vollversionen und Update-Lizenzen kombinierte das Unternehmen so, dass die maximale Anzahl an aktuellen Versionen ausgewiesen werden konnte. • Die Software-Wartungsvereinbarungen wurden dokumentiert und die letzten aktuellen Versionen vor Ende der jeweiligen Wartung festgehalten. Reporten • Aus den verdichteten Ergebnissen erstellte der Logistik- und Transportdienstleister einen Report mit dem kaufmännischen Ist-Zustand, in dem jede Position dokumentiert ist. Der Report Software Lizenzmanagement Seite 5 von 9 weist die größtmögliche Anzahl an Lizenzen in den höchst möglichen Versionen aus. Nach der Analyse konnten beide Ist-Situationen verglichen werden und der vierte Schritt „Auditieren“ wurde durchgeführt. Das IT- Controlling hatte dadurch die Möglichkeit die wirtschaftlichen Risiken zu bewerten. Zudem konnten rechtliche Risiken unter Zugrundelegung der zukünftigen IT-Landschaft durch Gespräche mit den Software-Herstellern ausgeräumt werden. Dadurch war die Basis für die Konsolidierung der Software-Ausstattung gelegt. Wurden ursprünglich zirka 400 Software-Applikationen im Gesamtunternehmen genutzt, konnte diese Zahl durch die Inventarisierung und Konsolidierung auf etwa 100 reduziert werden. Der IT-Betrieb konnte so deutlich vereinfacht und Kostenersparnisse sowie Qualitätsverbesserungen in Lizenzierung, Usersupport und Change-Management ermöglicht werden.