IT-Einkauf ist kein Hexenwerk

Einkaufs-Praxis Die Beratung und das Coaching sind beim IT-Einkauf wichtige Vorausset- zungen, um nicht zu viel und unnötig Geld auszugeben und um sich keinen Ärger einzuhandeln. IT-Einkauf ist kein Hexenwerk 15 bis 20 Prozent können eingespart werden Der Einkauf von IT-Leistungen wird zu machen, ist nach meiner Erfahrung je- rungen in dieser speziellen Form des Pro- noch immer stiefmütterlich behan- denfalls zu 80 Prozent Einkaufswissen jekt-Einkaufes vorliegen oder unerwartet delt. Ohne ein strategisches Funda- und nicht IT-Know-how entscheidend. ein größerer Bedarf an Einkaufskapazität ment praktizieren die meisten Unter- Bei etlichen Unternehmen besteht das entsteht. Ein typisches Beispiel hierfür grundlegende Manko leider schon darin, sind komplexe Ausschreibungen. Da nehmen ihren IT-Einkauf nach Sche- dass der Einkauf überhaupt nicht mit am schaffen es die Unternehmen aufgrund ma F – und versäumen es durch ihr Tisch sitzt, wenn es darum geht, die Spe- unzureichender Personalressourcen so- Festhalten an vermeintlich bewährten zifikationen für die zu beschaffenden IT- wie fehlenden Spezial-Know-hows in Sa- Einkaufsriten, lukrative Einsparpo- Leistungen zu definieren. chen Ausschreibung oft einfach nicht, die tenziale auszuschöpfen. Vielen Unternehmen fehlt es an einer anstehenden Aufgaben allein zu bewälti- klaren Beschaffungsstrategie für ihre IT. gen. Ein erfahrener Externer kommt in Der Nachholbedarf auf diesem Feld ist solchen Fällen mit einer Auswahl geeig- xperten gehen von mindestens 15 bis besorgniserregend: Da fehlt es an et- neter und in vielen Fällen bewährter E 20 Prozent aus, die erfahrene Ein- käufer bei IT-Beschaffungen einsparen lichen grundlegenden Entscheidungen: ob man sich zum Beispiel auf nur wenige Templates ins Haus. Er weiß, wie er die unterschiedlichen Anforderungen aus könnten – nicht durch aggressives Feil- große Lieferanten beschränken oder Fachabteilung und IT unter einen Hut schen in den Preisverhandlungen, son- doch lieber eine Strategie des ‚best of bringt, worauf er achten muss, welche dern über die Optimierung des gesamten breed‘ verfolgen sollte. Vielfach fehlt es kaufmännischen Bedingungen zu erfül- Beschaffungsprozesses. Von Ausnahmen auch an der Kommunikation und an kla- len sind, welche Haftungs- und Wettbe- abgesehen, wird der IT-Einkauf noch im- ren Absprachen mit der IT über die wich- werbsklauseln gelten. Externe sind im mer von der IT selbst getätigt. Da deren tigsten Projekte des kommenden Jahres. Allgemeinen auch viel eher als der eigene Technikverliebtheit beim Einkauf oft Manchmal stellt sich schon bei solchen Einkauf in der Lage, losgelöst von irgend- über den Nutzen dominiert, kommt es in Gesprächen frühzeitig heraus, dass die welchen organisatorischen Strukturen vielen Fällen zu unnötig hohen Invests. daraus resultierenden Anforderungen und Befindlichkeiten eine Analyse der IT-Leistungen einzukaufen ist kein He- mit den eigenen Bordmitteln des Ein- Einkaufsprozesse durchzuführen, Ver- xenwerk. Einkäufer, die es gewohnt und kaufs überhaupt nicht zu stemmen sind. besserungen vorzuschlagen, Schulungs- erfahren darin sind, zum Beispiel Gebäu- Dann muss gegengesteuert und versucht maßnahmen zu empfehlen und Einkäu- de einzukaufen, können sich normaler- werden, sich mit Expertise und fer in IT-Fragen zu coachen. weise sehr schnell in die für den IT-Ein- Ressourcen von außen zu verstärken. Ein guter IT-Einkäufer wird Sorge da- kauf relevante Materie einarbeiten und Sinnvoll ist die Unterstützung durch für tragen, dass er über die strategischen sich das notwendige Zusatzwissen aneig- externe Spezialisten immer dann, wenn Ausrichtungen des Unternehmens und nen. Um den Job des IT-Einkäufers gut im Unternehmen keine eigenen Erfah- die daraus resultierenden Konsequenzen 36 technik+EINKAUF 1/2008 informiert ist – sei es durch per- sönliche Teilnahme an Sitzun- gen, in denen diese Fragen the- matisiert werden, oder durch die regelmäßige Konsultation von Personen, die darüber Be- scheid wissen. In gewisser Hinsicht sitzt ein IT-Einkäufer zwischen allen Stühlen. Da sind als Key Player, die Lieferanten und die Fachab- teilung, zwischen denen der Einkauf vermitteln muss. Ande- rerseits bekommt es der Ein- käufer aber auch mit Juristen zu tun. Kleinere oder auch mal Autor Volker Lopp, selbständiger Managementberater, größere Streitigkeiten gehören spezialisiert auf IT- und Optimierungs-Management. zu seinem täglichen Geschäft. Auch in solchen Situationen ist der Ein- findet man in den Unternehmen leider käufer in seiner Rolle als Vermittler ge- viel zu selten. Neben der unzureichenden fordert. Zudem sollte er sich mit der Expertise und dem Mangel an qualifizier- Buchhaltung gut stehen, mit dem Waren- ten Strategen hapert es im IT-Einkauf eingang reden und grundsätzlich ‚das außerdem sehr oft auch an einer wohl Ohr auf der Schiene haben‘. Nur dann durchdachten Strukturierung der Prozes- kann er sich rechtzeitig mit anstehenden se und deren lückenloser Dokumenta- Neuerungen auseinandersetzen und da- tion. Und selbst wo es diese Dokumenta- für die geeigneten Weichen stellen. tion gibt, werden die Prozesse nicht ge- Die Liste der Beziehungen in diesem lebt. Wer den kompletten IT-Beschaf- cross-funktionalen Geflecht ließe sich fungsprozess von A bis Z durchdenkt, noch verlängern. Als Quintessenz ist fest- strukturiert, optimiert und dann auch zuhalten, dass der IT-Einkäufer zu einem professionell managt, wird nicht nur er- Supply Chain Manager reifen muss, zu kleckliche Einsparungen in finanzieller dessen Aufgaben es mehr und mehr ge- Hinsicht erzielen, sondern auch im Hin- hört, strategisch zu denken, zu reden, zu blick auf die Durchlaufzeiten eines Ein- vermitteln und zu verhandeln. kaufsvorgangs und bei der juristischen IT-Einkäufer, die über die geforderten Seite der Vertragsgestaltung wirksame cross-funktionalen Fähigkeiten verfügen, Verbesserungen erreichen. IT-Beschaffungsfahrplan Was Sie beim IT-Einkauf beachten müssen ■ Lassen Sie Ihre IT-Leistungen nicht ■ Auch wenn Sie prinzipiell an Ihren allein von der IT-Abteilung einkaufen. Lieferanten festhalten wollen: Führen ■ Installieren Sie eine speziell ausgebil- Sie Benchmarks durch – damit die dete, professionelle IT-Einkaufsabtei- Beteiligten es sich nicht allzu bequem lung oder besorgen Sie sich diese Ex- einrichten. pertise situationsbezogen vom exter- ■ Lassen Sie den IT-Einkauf nicht zu ei- nen Markt. nem Sammelbecken für mehr oder ■ Erarbeiten Sie eine Beschaffungs- minder verdiente Mitarbeiter werden, strategie für Ihre IT-Leistungen. denen man andere Aufgaben nicht an- ■ Sorgen Sie für eine klare Strukturie- vertrauen möchte. Dazu ist der IT- rung im IT-Beschaffungswesen (ein- Einkauf viel zu wichtig. schließlich eines funktionierenden ■ Achten Sie bei der personellen Beset- Vertragsdatenmanagements). Eine zung darauf, dass der IT-Einkäufer gründliche Vorbereitung und Struktu- genügend soziale Kompetenz mit- rierung sind im IT-Einkauf die sprich- bringt. Seine moderierenden Fähig- wörtliche ‚halbe Miete‘. keiten werden oft mehr gefragt sein, ■ Den größten Gewinn erzielen Sie im als sein fachliches Einkäufer-Know- IT-Einkauf nicht beim Feilschen um how. jeden Euro, sondern indem Sie das ■ Werten Sie die Position des IT-Ein- Richtige einkaufen. kaufs im Unternehmen auf. Gute Leu- ■ Überprüfen Sie Ihre IT-Einkaufspro- te zieht es auf Positionen mit hoher zesse. Wahrscheinlich schlummern Reputation. Die aber kann der IT-Ein- dort erhebliche Reserven. kauf gut gebrauchen.