Internationale Lieferantenverträge ‑ Vertragsgestaltung im Global Sourcing

Internationale Lieferantenverträge – Vertragsgestaltung im Global Sourcing Dr. Markus Felsner, Rechtsanwalt und Sabine Kurz, LL.M. Rechtsanwältin, Rödl & Partner Die Vernetzung des internationalen Handels, die Schaffung einheitlicher Währungs- und Wirtschafts- räume, internationale Abkommen zur Rechtsvereinheitlichung und die Verbreitung der englischen Sprache als lingua franca des Welthandels haben dazu beigetragen, daß die weltweite Beschaffung nicht länger ausschließlich großen Konzernen vorbehalten bleibt. Wer die Regeln beherrscht, hat auch als mittelständisches Unternehmen Chancen, gleich ob der Partner in Hamburg, Shanghai oder Hong- kong ansässig ist. Erfolgreiches Einkaufen und Verhandeln im globalen Markt verlangt aber nach wie vor, die Gegebenheiten in unterschiedlichsten Kulturen und die erhöhte Komplexität internationalen Vertragsmanagements angemessen zu berücksichtigen. Viele Unternehmen vergeben gerade auf die- sem Feld unnötig Chancen. Verträge verhandeln mit ausländischen Lieferanten Wie wichtig in einem international orientierten Unternehmen die Fähigkeit ist, in einer fremden Kul- tur angemessen zu agieren, zeigt sich in keiner Situation so deutlich wie in der Verhandlung mit aus- ländischen Zulieferern. Beantwortet etwa ein Verhandlungspartner eine Frage mit Ja, ist eine vertiefte Kenntnis der Mentalität erforderlich, um zu bestimmen, ob er damit die Frage positiv beantwortet oder lediglich signalisieren will, er habe die Frage verstanden (zum Beispiel in Japan und China). Das Erheben der flachen Hand im Gespräch kann als Wunsch verstanden werden, der Gesprächspartner möge seine fünf Sinne verlieren (zum Beispiel in Nordafrika). Lehnt ein Verhandlungspartner trotz Einigung über alle Punkte wortlos die Unterzeichnung des überreichten Vertrages ab, kann dies daran liegen, daß dieser Tag in dem betreffenden Land als ungeeignet zum Abschluß von Verträgen angese- hen wird (zum Beispiel in Indonesien). Ob Schweigen ein Zeichen für Zustimmung, für schroffe Ab- lehnung oder für ein angemessenes Nachdenken und Abwägen darstellt, kann von Land zu Land un- terschiedlich zu beurteilen sein. Es ist daher empfehlenswert sich vorher durch geeignete Literatur oder Gespräche mit erfahrenen Beratern oder Geschäftspartner, mit den Eigenheiten der jeweilig lan- destypischen Verhandlungskultur vertraut zu machen und sich auf diese Situationen umfassend vor- zubereiten. So wird beispielsweise in China - derzeit einem der interessantesten Märkte im Bereich des Global Sourcing - regelmäßig versucht, den Verhandlungspartner unter Zeitdruck zum Vertrags- abschluss zu bewegen. Zudem sind die meistens langen Verhandlungen, bei welchen die einzelnen Punkte in der Regel mehrmals erörtert werden, gefolgt von den abendlichen Esseneinladungen für europäische Verhandlungsführer sehr ermüdend. Die Organisation des bei einer Vertragsverhandlung erforderlichen Informationsaustauschs folgen weitgehend Grundsätzen, die weltweit Geltung besitzen. So ist eines der wichtigsten allgemeingülti- gen Verhaltensgebote, den Verhandlungspartner nicht durch Überraschungen zu destabilisieren. Man erscheint nicht zu Verhandlungen mit anderen als den dem Partner zuvor angekündigten Teilnehmern. Man hält Termine für die Übermittlung von Informationen ein. Man legt dem Verhandlungspartner seine wahren Interessen offen und versucht nicht, sie durch Extremforderungen zu verschleiern. Man legt schriftliche Vertragsentwürfe nicht ohne vorherige Abstimmung mit dem Verhandlungspartner vor, usw. Im internationalen Umfeld schätzen viele Unternehmen gerade des Mittelstands ihre Ver- handlungsposition und ihre Erfahrungen im Einsatz taktischer Mittel aber falsch ein. Vorsicht ist hier geboten. Verhandlungs- und Vertragssprache Es entspricht dem natürlichen Bedürfnis, Verhandlungen in der Sprache zu führen, die man selbst am besten beherrscht. Zu Schwierigkeiten kommt es, wenn die Sprachkompetenz der Parteien unter- schiedlich verteilt ist und die einmal gewählte fremde Sprache bei der Verhandlung konkreter Ver- tragsformulierungen beibehalten werden muß. Die Rückkehr zur eigenen Sprache ist dann nämlich häufig nur noch schwer durchsetzbar. Nicht weniger wichtig ist eine frühe, eindeutige Entscheidung der Parteien über die Sprache, in der der Vertrag abgefaßt wird. Der oft gewählte Kompromiß, schrift- liche Vereinbarungen der Parteien zweisprachig abzufassen, verursacht zusätzliche Kosten und besei- tigt das Problem selten vollständig. Übersetzungen hinreichender Qualität sind bei Vertragstexten nur von wenigen der professionellen Übersetzungsbüros zu bekommen. Ein guter Berater wird hier stets zumindest eine Überprüfung der Übersetzung durch einen in beiden Rechtskulturen geschulten Juris- ten anbieten. Dringend zu empfehlen ist stets eine ausdrückliche Regelung, welcher Fassung des Ver- trages im Streitfall der Vorrang zukommen soll. Zu beachten ist hierbei, dass trotz abweichender Ver- einbarung in manchen Länder, wie bespielsweise in China, der Übersetzung in Landessprache in der Praxis eine große Bedeutung zukommt und auch diese Übersetzungen sorgfältig inhaltlich zu überprü- fen sind. Oftmals werden in China die Verträge den chinesischen Behörden zur Genehmigung oder zur Abwicklung des Exportes vorgelegt und diese nehmen aus praktischen Gesichtspunkten nur von der chinesischen Sprachfassung Kenntnis, auch wenn eine andere Sprache als die maßgebende ver- einbart wurde. Regelungen eines ausländischen Investitionsstandorts können im übrigen ebenso Auswirkungen auf die Verhandlungs- und Vertragssprache haben. Hier helfen auch Vereinbarungen über die führende Vertragsfassung nicht. Modularer Aufbau von Lieferantenverträgen Rechtskulturen und Gewohnheiten in der Formulierung von Vertragswerken unterscheiden sich von Land zu Land – nicht aber die eigenen Ziele und die regelungsbedürftigen Sachverhalte. Viele mittel- ständische Unternehmen, die weder intern noch extern über ein zentrales Vertragsmanagement verfü- gen, erleiden erhebliche Effizienzverluste in ihrem internationalen Einkauf dadurch, daß sie Vereinba- rungen mit Lieferanten fallweise und teilweise gar nach den Vorgaben des einzelnen ausländischen Gesprächspartners verhandeln und dementsprechend formulieren. Zeitaufwand und Kosten eines op- timalen Vertrages steigen unter solchen Umständen erheblich, je komplexer der wirtschaftliche Zu- sammenhang des Lieferverhältnisses ist. Das gilt etwa bei der Mitentwicklung von Maschinen und Prozessen gemeinsam mit einem ausländischen Zulieferer: Die vertragliche Regelung bleibt notwen- dig unvollkommen, wenn die Leistungsbeziehungen der Partner mit jeweiligen Kunden, Beratern, dritten Partnern und Rechteinhabern sowie die Rechtsbeziehungen der Partner untereinander nicht mitgedacht werden. Grundsätzlich empfiehlt es sich, in der Verhandlung und Gestaltung von Lieferantenverträgen die Regelungsgruppen zu betrachten, die in der nachstehenden Übersicht zusammengestellt sind: Vertragsdesign im Lieferantenvertrag Grundlagen des Vertrages Vertragspartner • Leistungsrelevante Fähigkeiten der Parteien • Geltungsbereich des Vertrages (räumlich, sachlich) • Austausch- oder Gesellschaftsvertrag / Rang- verhältnis der Vereinbarungen Leistungsinhalt • Leistung der Partei A • Leistung der Partei B Leistungssicherung • Gewährleistung, Vertragsstrafen • Sicherung von Know-how • Information, Rechte Dritter Durchführung des Vertrags • Dauer, Beendigung • Überwachung der Leistungserbringung • Leistungsänderungen Allgemeines • Schriftform, Salvatorische Klausel • Rechtswahl • Gerichtsstand, Erfüllungsort • Sprache Vertragsdesign im Lieferantenvertrag Anlagen zum Vertrag (technische Beschreibung, Preise Nebenverträ- ge) Besteht Einigkeit darüber, daß auf einen zu schließenden Vertrag deutsches oder ein anderes konti- nentaleuropäisches Recht angewandt werden soll, ist bei der Wahl der Vertragssprache Vorsicht vor scheinbar einfachen Kompromissen geboten. Etwa bei einem Vertrag zwischen deutschen und franzö- sischen Parteien ist die Wahl des „neutralen“ Englischen oft gut gemeint, aber selten auch gut. Wird ein Vertrag allein in englischer Sprache abgefaßt, obwohl er deutschem Recht unterworfen sein soll, treten nämlich regelmäßig Unklarheiten bei der Auslegung rechtlicher Begriffe auf. Mindestens muß in solchen Fällen versucht werden, Zweifel durch Klammerzusätze des deutschen Rechtsterminus zu vermeiden. Anglo-amerikanische Verträge ruhen im Vergleich dazu auf einem Gerüst von considera- tions, representations und warranties, covenants, events of default, einem Katalog von definitions und allgemeinen Klauseln, deren unkritische Übertragung in eine andere Rechtsordnung regelmäßig Anlaß zu Verwirrung und Rechtsunsicherheit bietet. Vertragsmanagement und Vertragscontrolling Genauso wichtig wie eine erfolgreiche Planung der Vertragsverhandlungen und der erfolgreiche Abschluß selbst ist die Sicherstellung eines weiterführenden Projektmanagements in bezug auf den abgeschlossenen Vertrag im Rahmen der Durchführung.