Mit Spend Management Wettbewerbsvorteile erzielen

Mit Spend Management Wettbewerbsvorteile erzielen Vor zehn Jahren noch war das Beschaffungswesen nur eine Verwaltungsaufgabe für die Verwaltungsabteilung. Die für die Beschaffung Verantwortlichen dachten nicht strategisch. Sie leiteten einfach nur das Team, das für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen für das Unternehmen zuständig ist. Doch das hat sich geändert. Heute ist das Beschaffungswesen ein strategischer Geschäftsprozess, mit dem Wettbewerbsvorteile realisiert werden können. Die für die Beschaffung Verantwortlichen werden nicht mehr nur zur Berichterstattung in die Vorstandsetage gerufen, sondern sie haben jetzt einen Platz am Vorstandstisch. Dieser höhere Stellenwert hat natürlich seinen Preis. Durch die Kombination makroökonomischer Trends wie Globalisierung, Inflation, Handelsbilanzen, Einhaltung von Vorschriften und unvorhergesehenen wirtschaftlichen, gesellschaftlichen und politischen Ereignissen fällt es Unternehmen heute schwerer denn je, profitabel und wettbewerbsfähig zu bleiben. Und damit richten sich alle Augen auf die Einkaufsabteilung, als ob nur sie etwas an der Situation ändern kann. Im Mittelpunkt der Strategie eines jeden Unternehmens steht die Schaffung von „ h rh le V le . ifc fr l r - Steigerung der Umsätze, der S ae od r au “ Ena h o mui t e Rentabilität und des Marktanteils. Doch in der heutigen globalen Wirtschaft stellt eine Umsatzsteigerung eine große Herausforderung dar. Daher liegt der Schwerpunkt der meisten Unternehmen darauf, die Produktivität zu steigern und die Kosten im Griff zu halten. Im Jahr 2005 wurden weltweit über 20 Billionen US- Dollar für die Beschaffung von direkten und indirekten Gütern und Dienstleistungen ausgegeben. Laut Triple Tree, einem Marktforschungsunternehmen im Investmentbereich, können Unternehmen durch die Senkung der Betriebskosten um 1% den Gewinn pro Aktie um 20% steigern. Den gleichen Effekt bewirkt eine 10%-ige Umsatzsteigerung. Was ist einfacher? Spend Management ist das Thema dieser Zeit! Spend Management ist die schnellste und effizienteste Strategie, um Gewinne zu steigern, Risiken zu minimieren und Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Es ist eine Disziplin, mit der Unternehmen jedem einzelnen Euro nachgehen, diesen analysieren und kontrollieren können, bevor sie ihn ausgeben, anstatt ihn nur im Nachhinein zu verwalten, wenn an der Ausgabe nichts mehr zu ändern ist. Spend Management ist ein Prozess, der mit Einsparungen beginnt und mit der Veränderung von Geschäftsprozessen endet. Der Weg gestaltet sich bei jedem Unternehmen anders. Er hängt von der jeweiligen Strategie, von der bereits erreichten Maturität des Spend Managements und von den speziellen Bedingungen der jeweiligen Branche ab. Doch die Voraussetzungen für den Erfolg sind stets dieselben: Disziplin und der Fokus auf eindeutig definierte Prioritäten. Unternehmen jeder Art und Größe haben ähnliche Ziele, unabhängig davon, an welchem Punkt im Prozess des Spend Managements sich die Unternehmen befinden mögen. Nach einer vor kurzem von Ariba Inc. durchgeführten internationalen Umfrage bei mehr als 550 Unternehmen aus 17 Branchen lassen sich dabei folgende Ziele erkennen: 1) Erzielen messbarer Ergebnisse 2) Zugriff auf Ausgabendaten und deren Analyse 3) Durchführung von Projekten im vorgegebenen Zeit- und Kostenrahmen 4) Aufbau des Verantwortlichkeitsgefühls bei den Mitarbeitern 5) Festlegung klarer, effizienter Prozesse 6) Definition einer Strategie für das Spend Management 7) Unterstützung mehrerer Geschäftsbereiche / Niederlassungen in verschiedenen Regionen / Ländern 8) Verwaltung strategisch wichtiger Wirtschaftsgüter 9) Einhaltung festgelegter Prozesse 10)Steigerung der Effizienz der Geschäftsbeziehungen zu den Zulieferern Ein deutlicher Nutzwert steht eindeutig oben auf der Wunschliste mit Zielen, die durch Maßnahmen im Bereich des Spend Managements realisiert werden sollen. Die Unternehmen erkennen mehr und mehr, wie sich dies in einer höheren Rentabilität niederschlagen kann. Die Fachkräfte im Beschaffungswesen erkennen, dass ihre entsprechenden Bemühungen nur dann von der Unternehmensleitung anerkannt werden, wenn sie signifikante, messbare Ergebnisse liefern. Dazu reicht es nicht aus, bloß anzugeben, wi ve wi „ e il r en e p r h b n . ig s at a e “ Auch genauen Informationen darüber, was beschafft wird und von wem, kommt eine sehr hohe Priorität zu. Wenn Unternehmen keinen genauen Überblick darüber haben, wie viel sie bei welchen Zulieferern ausgeben, ist es ihnen nicht möglich, Einsparpotenziale deutlich zu erkennen. Dadurch wird letztendlich Geld verschwendet. Im vergangenen Jahr entgingen den Unternehmen aufgrund von Ineffizienz und mangels formalisierter Maßnahmen im Bereich des Spend Managements Mittel, die den Jahresgewinn um mehr als 500 Mrd. US-Dollar schmälerten. Mit der richtigen Strategie für das Spend Management hätte ein Großteil dieser Gelder eingespart werden können. Der Erfolg jeder Maßnahme im Bereich des Spend Managements hängt letztlich vom Einkauf ab - und zwar nicht nur auf der Führungsebene, sondern auf allen Ebenen des Unternehmens. Werden Initiativen für das Spend Management in Angriff genommen, muss den Mitarbeitern des Beschaffungswesens bekannt sein, wer sie dabei unterstützt und welche Schwierigkeiten auf sie zukommen können. Dementsprechend müssen sie dann das Veränderungsmanagement planen. Letztendlich geht es bei Spend Management um Geschwindigkeit. Unternehmen sind bestrebt, Möglichkeiten besser zu erkennen und Projekte schneller abzuwickeln. Sie möchten schneller Anlagenrenditen realisieren und möglichst zeitnah Einsparungen erzielen. Investitionen, die sich erst nach zwei oder drei Jahren amortisieren, sind nicht mehr akzeptabel. Die Geschäftsleitung fordert Rentabilität innerhalb eines Jahres. Die Führungskräfte im Beschaffungswesen suchen nach innovativen Möglichkeiten, die funktionalen und geographischen Grenzen des Spend Managements zu überwinden, um schneller einen höheren Mehrwert zu erzielen und um die Renditen für ihre Ausgaben und für ihre Kosten senkenden Maßnahmen zu maximieren, ohne zusätzliche Ressourcen einsetzen zu müssen. Spend Management ist dafür die Lösung. Mithilfe der richtigen Technologie, der nötigen Fachkompetenz und den erforderlichen Dienstleistungen verfügen Unternehmen über Mitarbeiter, Prozesse und Technologien, mit denen sie in der Lage sind, das Risiko zu senken, die Ressourcenverwaltung zu optimieren und die Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern. Nachdem die Prioritäten festgelegt wurden, müssen die Unternehmen den erforderlichen Rahmen für deren Umsetzung schaffen. Unternehmen, die von Spend Management profitieren möchten, müssen diese Kompetenzen entwickeln und sich überlegen, wie sie diese zur Verbesserung der Leistungsfähigkeit nutzen können. Dieser Vorgang kann in jeder Phase des Spend Management Prozesses einsetzen. Dazu ist es erforderlich, sich folgende fünf Fragen zu stellen: 1. Wie wirkt sich dies auf meine Geschäftsergebnisse aus? Beschaffungsabteilungen, die sich darauf konzentrieren, nachweisbare Ergebnisse zu liefern, und die demonstrieren können, wie sich diese Ergebnisse in Verbesserungen der Rentabilität jedes aufgewendeten Euros und im Gewinn pro Aktie niederschlagen, bekommen die Unterstützung, die sie benötigen, um erfolgreich zu arbeiten. 2. Was kaufe ich bei wem ein, und wie passen diese Ausgaben zu den aktuellen Ausgabenrichtlinien des Unternehmens? Solange Sie diese Nuss nicht knacken, werden Sie immer im Trüben fischen. 3. Was benötige ich, um interne Unterstützung auf allen Ebenen des Unternehmens zu erhalten? Durch verlässliche Messverfahren und kontinuierliche Aufklärung können Sie selbst die schärfsten Kritiker überzeugen. 4. Wie kann ich schneller einen höheren Nutzwert realisieren? Konzentrieren Sie sich auf die Effizienz der Prozesse, auf die Zeit, die für die Implementierung und die Amortisation von Projekten erforderlich ist. So kann die Renditeabschöpfung beschleunigt werden, und es können zeitnah Einsparungen erzielt werden. Auf diese Weise realisieren Sie ein langfristiges Engagement und eine nachhaltige Finanzierung für Ihre Maßnahmen im Bereich des Spend Managements. 5. Wie kann ich meine Schritte und Maßnahmen im Bereich des Spend Managements global einsetzen? Je mehr Ausgaben Sie kontrollieren, desto eindrucksvoller sind die Ergebnisse, die Sie erzielen. Das Beschaffungswesen hat eine umfassende Entwicklung durchlaufen. Doch was bisher möglich ist, ist nur die Spitze des Eisbergs. Schöpfen auch Sie alle Potentiale des Spend Managements aus und sichern sich Ihre Wettbewerbsvorteile. Informationen zu Ariba Ariba, Inc. ist der führende Anbieter von Spend Management (SM)-Lösungen. Ariba unterstützt Unternehmen dabei, ihre Ausgabenverwaltung als Kernkompetenz zu entwickeln und durch den Einsatz dieser Lösungen eine deutliche Verbesserung des Betriebsergebnisses zu erzielen. Mit Ariba Spend Management-Software und -Services erhalten Unternehmen die Möglichkeit, sich auf ihre Ausgaben zu konzentrieren und durch die Anwendung von in sich geschlossenen Proz s e ( ls dL o P o e s s me r fze zu d e s n ’ o e o p rc s e ’ C ) h Ef in ni nachhaltige Einsparungen zu realisieren. Die Ariba Deutschland GmbH befindet sich in Frankfurt, die Ariba Switzerland GmbH hat ihren Sitz in Zürich. Weitere Informationen über Ariba sind unter www.ariba.com zu finden. Ulrich Pusch ist Sales & Country Manager Central Europe bei Ariba Inc., dem führenden Anbieter von Spend Management Lösungen.