Quality Sourcing - Business Excellence im Einkauf

…from quotation to business relation Quality Sourcing Business Excellence im Einkauf Quality Sourcing als Teil von TQM Quality Sourcing als Teil von Total Quality Management ist ein wesentlicher Baustein zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit. Die Integration in die verschiedenen Unternehmensbe- reiche gemäß der Total Quality Management-Philosophie ist eine Voraussetzung für den op- timalen Wirkungsgrad und die nachhaltige Prozessverbesserung. Unter dem Stichwort Restrukturierung wurden in den vergangenen Jahren nur allzu oft mit vereinfachten Konzepten, die bei flüchtiger Betrachtung durchaus sinnvoll erscheinen, kurz- fristige Erfolge angestrebt. Dass dabei gleichzeitig Wissen, Erfahrung und das Engagement betroffener Mitarbeiter vernichtet wurde mag eine Ausnahme sein. Dass aber gerade in sol- chen Werten die Zukunft eines Unternehmens liegt ist unbestritten. Unter dem Druck des kurzfristigen Erfolgs wurden und werden zweifelhafte Kostensen- kungsmaßnahmen durchgeboxt und Synergieprognosen propagiert. Unternehmensentwicklung Um die Entwicklung des eigenen Unternehmens bestmöglich zu unterstützen ist der richtige Umgang mit den Partnern der Umgebung unverzichtbar. Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten finden sich darin, verbunden mit der Überzeugung, dass sie die eigentlichen Erfolgsfaktoren ausmachen. Auch wenn es sich bei Total Quality Management inzwischen um ein Schlagwort handelt, zeigt die Ganzheitlichkeit der TQM-Kultur doch den Weg zum Unternehmenserfolg auf. Quality Sourcing ist dazu ein Baustein, der nachfolgend näher beleuchtet wird. Interaktion mit anderen Prozessen und Abteilungen Der Sourcing-Prozess ist oft nicht nur auf den Einkauf beschränkt sondern hängt direkt mit der Entwicklung, der Logistik und dem Qualitätsmanagement zusammen. Der günstigste Einkaufspreis ist, zu Zeiten da überall „Geiz ist geil“ verkündet wird, nicht alleine ausschla g- gebend für den Erfolg eines Unternehmens. Deshalb müssen folgende Bereiche ebenfalls beleuchtet werden: - Entwicklung: da der Produktentstehungsprozess in der Entwicklung angesiedelt ist, und Teile oft in einem sehr frühen Entwicklungsstadium angefragt werden müssen, ist die Einbeziehung der Entwicklung vor allem bei zeichnungsgebundenen Teilen ein Thema. Bei make-or-buy-Entscheidungen spielt der Einkauf eine entscheidende Rolle in der Umsetzung der Firmenstrategie. - Logistik: Bestellungen mit Angebotsbezug machen meistens einen Großteil der zei - t intensiven manuellen Tätigkeiten aus. Bei einer Integration des eSourcing-Tools wer- den Daten automatisch für den Bestellprozess verfügbar gemacht. Potentielle Fehle r- quellen werden bereits im Vorfeld eliminiert. Verzögerungen der Lieferanten oder Un- ter- bzw. Überlieferungen werden festgehalten und im Zuge der Lieferantenbeurtei- lung dokumentiert. Diese sollte über einen Bonus oder Malus wiederum bei der nächsten Vergabeentscheidung eine Rolle spielen, damit die Lieferantenbeurteilung kein „Papiertiger“ bleibt. - Qualitätsmanagement: die gute Qualität der gelieferten Produkte ist ein wesentli- cher Bestandteil einer TCO-Rechnung. Wenn die Wareneingangskontrolle immer wie- der fehlerhafte Teile des Lieferanten findet, ist dies mit einem wesentlich höheren Aufwand pro Teil verbunden, was sich in einem höheren TCO widerspiegelt. Selected Services Beratungs - Vertriebs - und BeteiligungsgesmbH. Ÿ A-1100 Wien, Hertha-Firnberg-Straße 10, Top 2.1.01 Phone +43 (1) 80 490 80 Ÿ Fax +43 (1) 80 490 80 – 99 Ÿ Email: office@pool4tool.com Ÿ Internet: www.pool4tool.com 1/4 Bank: Sparkasse Baden Ÿ BLZ: 20205 Ÿ Account no.: 1500-004625 Ÿ BIC: SPBDAT21 Ÿ IBAN: AT252020501500004625 General Manager: Thomas Dieringer Ÿ Reg. no.: FN 64149m Ÿ UID no.: ATU42754907 …from quotation to business relation …from quotation to business relation Der durchgängige Beschaffungsprozess 1.) Lieferantenklassifizierung Vorausgesetzt, es ist bereits ein Warengruppen-Management im Unternehmen vorhanden, werden Lieferanten einer bestimmten Warengruppe zugeordnet. Dabei sollten unterschiedli- che Stati verwendet werden, um einerseits bestehende Lieferanten einer Warengruppe zum Beispiel nach A- oder B-Lieferant zu klassifizieren. Andererseits ist auch die Klassifizierung von potentiellen Lieferanten wichtig, um sie in bedingt freigegebene oder gesperrte Lieferan- ten unterteilen zu können. 2.) Lieferantenstammblatt Wenn sich der Lieferant über ein Lieferantenportal als potentieller Lieferant gemeldet hat, kann man die verfügbaren Informationen leichter klassifizieren, da mittels Muss-Feldern der Lieferant eine Mindestmenge an Daten selbstständig erfassen muss. Zusatzdaten wie ange- botene Technologie n, Informationen zum Maschinenpark, wirtschaftlichen Eckdaten sowie Zertifikate vereinfachen den Beschaffungsprozess, da bei neuen Ausschreibungen gezielt Lieferanten angesprochen werden können. 3.) Request for Information (RFI) Bei neuen Produkten wird oft vorab eine Anal se vorgeschaltet, die klären soll, ob der Liefe- y rant in der Lage ist, das Produkt zu produzieren. Über die Beurteilung jeder einzelnen Ant- wort erfolgt die Gewichtung, mit der man automatisiert eine Vorauswahl der Anbieter treffen kann. 4.) Potentialaudit Falls ein neuer Lieferant aufgrund einer RFI interessant aussieht, wird bei kritischen Teilen ein Potentialaudit vor Ort durchgeführt, um offensichtliche Schachstellen zu dokumentieren und in der Lieferantendatenbank festzuhalten. Punkte die der Lieferant v erbessern muss können zum Beispiel über das Collaboration-Portal von POOL4TOOL einfach vom Lieferanten aktualisiert und von Kunden kontrolliert werden. 5.) Dokumentenaustausch Der Austausch von geschäftsrelevanten Dokumenten ist ein weiterer Prozessschritt, der oft viel zeit in Anspruch nimmt. Die Unterzeichnung von Geheimhaltungsvereinbarungen oder Geschäftsbedingungen muss intern revisionssicher dokumentiert werden. Anfragerelevante Dokumente wie CAD-Zeichnungen müssen dem Lieferanten schnell und einfach zur Verfü- gung gestellt werden. Der Versand von Zeichnungen als CD-ROM oder die zur Verfügungstel- lung über einen eigenen FTP-Server haben immer den Nachteil, dass intern der Versand und der Empfang beim Lieferanten dokumentiert werden müssen. Abgesehen davon muss der Prozess für zeichnungsgebundene Teile soweit automatisiert sein, dass der Einkauf ohne Unterstützung der Entwicklung auf Dokumente zugreifen kann. Optimalerweise können die anfragerelevanten Dokumente gleich im ERP-System selektiert oder zumindest mit dem Tei- lestamm zum Beispiel über den Dokumenteninfosatz verknüpft werden. Optimalerweise sind der Versand der Dokumente gleich im Sourcing-Prozess dokumentiert damit man jederzeit nachvollziehen kann, auf Basis welcher Version der Lieferant sein Ange- bot abgegeben hat. 6.) Request for quotation (RFQ) Der klassische Ausschreibungs-Prozess beinhaltet nicht nur einen Vergleich der Angebots- preise sondern auch der einzelnen Angebotsparameter. Das Angebot dient dabei nicht nur dazu Preise einzuholen sondern auch als Vorarbeit für einen möglichst einfachen Bestellpro- zess, ohne dass Daten vom Lieferanten nochmals intern erfasst werden müssen. 2/4 …from quotation to business relation …from quotation to business relation 7.) Cost-Break-Down Über die Anfrage wird gleich ein gewünschter Cost-Break-Down vorgegeben, der oft Waren- gruppen-spezifisch ausgerichtet ist. Die einzelnen Parameter des Cost-Break-Down werden über einen Formeleditor miteinander verknüpft um dem System die Möglichkeit zu geben, in Verbindung mit einem Bonus-Malus-System gleich einen Lieferanten vorschlagen zu können. 8.) Lieferantenauswahl Die Dokumentation der Lieferantenauswahl im System ermöglicht Entscheidungsprozesse auch lange Zeit später nachzuvollziehen. 9.) Bestellung Das Auslösen einer Bestellung mit Angebotsbezug erleichtert auch für den Lieferanten die Zuordnung der Bestellung und die Überprüfung der wichtigsten Bestelldaten. 10.) Auftragsbestätigung Wenn die Bestellung mit POOL4TOOL übertragen wird hat der Lieferant die Möglichkeit, gleich seine Auftragsbestätigung online zu erfassen. Der Disponent auf Kundenseite hat so- mit den Vorteil, sehr schnell planbare Logistikdaten zur Verfügung zu haben. Vor allem bei stark schwankenden Bedarfen kann mit Hilfe eines Workflow-Systems der Abstimmungsauf- wand stark reduziert werden, da Änderungen der Auftragsbestätigungen gezielt abgearbeitet werden können. 11.) Lieferavis Über das Lieferavis können „out-of-stock“-Situtionen einfach vermieden werden. Der Liefe- rant erfasst sämtliche Lieferdaten inklusive der Verpackungsinformationen, womit der Wa- reneingang wesentlich schnelle r erfolgen kann. Falls das Lieferavis nicht rechtzeitig erfasst wird können bereits im Vorfeld, noch vor der geplanten Anlieferung der Ware, Maßnahmen kurzfristig in die Wege geleitet werden. 12.) Wareneingang Im Zuge des Wareneingangs wird die Lieferantenbeurteilung aktualisiert, um ein Feedback zur Qualität und Lieferperformance des Lieferanten zu erhalten. 13.) Reklamation Die automatisierte Übertragung von Reklamationen über POOL4TOOL an den Lieferanten sowie die automatisierte Rückmeldung der 8D-Reports durch den Lieferanten sind ebenfalls Teil der TQM-Strategie, um den Lieferanten bei der Verbesserung der Prozesse einzubinden. 14.) Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Sämtliche Maßnahmen zur Verbesserung der Performance werden interaktiv mit dem Liefe- ranten geplant, rückgemeldet und kontrolliert. Die Kommunikation der Resultate spielt eine wesentliche Rolle.