Rechnungsverarbeitungsprojekte setzen sauber definierte Prozesse voraus

Rechnungsverarbeitungsprojekte setzen sauber definierte Prozesse voraus Einkauf und Buchhaltung im Einklang Wer Prozessoptimierungen im Rechnungswesen plant, hat vor allem technische Aspekte vor Augen: Welche OCR-Software liest die Rechnungswerte mit der besten Trefferquote aus? Wie lassen sich die extrahierten Daten mit dem Bestellwesen abgleichen? Welche Lösung ist so komfortabel, dass sich die Prozesse direkt in SAP steuern lassen? Wie erfolgt die Rechnungsprüfung? Über SAP Business Workflow? Über Outlook? Oder benötigt man eine spezielle Workflow- Software? Organisatorische Herausforderungen wie die Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung und Einkauf finden häufig erst im zweiten Schritt Beachtung. Unternehmen verfolgen zwei wesentliche Ziele bei der Einführung einer Rechnungsverarbeitungslösung: Sie wollen den Rechnungsprozess insgesamt beschleunigen, und selbstverständlich sollen auch die Kosten reduziert werden. Die Situation jedes Anwenders ist dabei sehr individuell. Wer den gesamten Prozess schon recht straff organisiert hat, bei dem bietet die weiterführende Automatisierung zwar durchaus Einsparpotenziale. Diese sind aber tendenziell geringer als bei Unternehmen, die die Abläufe im Rechnungswesen in diesem Zuge grundsätzlich neu organisieren und strukturieren. Denn die notwendige Technik ist schnell bereitgestellt und eingesetzt. Erfahrungsgemäß „haken“ solche Projekte an ganz anderer Stelle, nämlich der Organisation. Bei der Einführung einer Rechnungsverarbeitungslösung ist daher zu beachten, dass sich in der Regel der gesamte Prozess verändert. Dies ist eine Chance, die die Unternehmen gerne nutzen. So wird etwa bei größeren Unternehmen mit mehreren Niederlassungen auf eine zentrale Rechnungsadresse umgestellt, so dass die eingehenden Rechnungsdokumente zentral gescannt und ausgelesen werden. Wie erfolgreich eine Lösung beim Scannen und Erkennen der Belege ist, hängt häufig vom Beleggut selbst ab, da die Qualität sehr uneinheitlich ist. In den Unternehmen trifft man auf Rechnungen, die auf dünnstem Papier mit Nadeldruck ausgedruckt werden, die trotz moderner Scan- Optimierungssoftware keine guten Erkennungsergebnisse liefern. Auch Überformate und farbige Rechnungen haben ihre Tücken. So lassen sich beispielsweise oft Rechnungspositionen, die per Zufall auf Linien gedruckt werden, schwer auslesen. Speziell Rechnungen aus dem Ausland, allen voran Asien, stellen die Unternehmen mit ihrer schlechten Papierqualität vor große Herausforderungen. Projektakzeptanz fördern Wichtig ist wie bei allen Software-Projekten, die Mitarbeiter frühzeitig in die Planung und Umsetzung einzubinden, um die Akzeptanz zu fördern. Was wie eine Binsenweisheit klingt, darf keinesfalls unterschätzt werden: Gerade wenn es um die Beschleunigung von Prozessen und die Automatisierung der Abläufe geht, fürchten viele Beschäftigte um ihren Arbeitsplatz. Insofern muss rechtzeitig kommuniziert werden, welche Ziele mit der Einführung einer solchen Lösung verfolgt werden und welche Aufgaben die Mitarbeiter künftig aufgrund der erreichten Zeitersparnis erwarten. In den seltensten Fällen sind bei solchen Projekten Entlassungen geplant. Vielmehr können die Buchhalter endlich für Aufgaben eingesetzt werden, etwa zur Unterstützung von weiteren SAP-Projekten bei Tochtergesellschaften oder anspruchsvolleren Tätigkeiten in der Buchhaltung selbst. Gewinnt der Leiter Rechnungswesen in seinen Mitarbeitern und Kollegen Mitstreiter für das Projekt, sind häufig auch die Ergebnisse sehr viel besser: Gerade in der Buchhaltung speichern die Mitarbeiter sehr viel Wissen im Kopf, aber nicht in EDV-Systemen. So werden etwa Belege aus Gewohnheit korrekt gebucht, bei denen keine OCR- Software der Welt die zugehörige Kundennummer auslesen könnte, weil sie etwa völlig losgelöst von einer Bezeichnung mitten auf dem Dokument zu finden ist. Nicht alles Wissen lässt sich auf eine solche Lösung übertragen. Andererseits kann der Automatisierungsgrad bei entsprechender Mitwirkung durch engagierte Buchhalter deutlich erhöht werden. Einkauf früh einbeziehen Zum Erstaunen vieler Projektleiter bedeutet eine automatisierte Rechnungsverarbeitungslösung, dass die Prozessoptimierung schon sehr viel früher ansetzen muss, nämlich bereits im Einkauf. Auch hier muss frühzeitig um Akzeptanz und Verständnis für das Projekt geworben werden. Der automatisierte Abgleich der Rechnungsverarbeitungssoftware mit Bestelldaten aus dem Materialmanagement (MM) ist nur dann möglich, wenn diese Daten mit den Daten auf der Rechnung auch tatsächlich übereinstimmen. Dies erfordert eine enge Abstimmung zwischen Einkauf und Buchhaltung, die sich in vielen Unternehmen hier erstmals annähern. Sind trotz der Einführung einer Rechnungsverarbeitungslösung zu viele Rückfragen an den Einkauf zu einzelnen Bestellungen notwendig, sind der Automatisierungsgrad und die Zeitersparnis im Prozess zu gering. Die Differenzen zwischen den Bestell- und Rechnungsdaten bestehen unter anderem in Stückzahlen: Erfasst der Einkäufer beispielsweise die Stückzahl eins für eine Palette Ware, auf der Rechnung werden aber statt der Palette 250 Stück der Ware aufgeführt, macht das für den Einkäufer keinen Unterschied – für den Buchhalter aber sehr wohl. Die Software kann diese Positionen nicht automatisch abgleichen und die Rechnung muss dann manuell nachbearbeitet werden. Im Projekt ist daher mit dem Einkauf abzustimmen, welche Informationen im Materialmanagement genau mit den Rechnungsdaten übereinstimmen müssen. Hierzu gehören neben Stückzahlen unter anderem Preise, Bezeichnungen und Artikelnummern. Viele Unternehmen streben einen derart hochgradig automatisierten Prozess an, dass Rechnungen, die bei einem automatischen Abgleich keine Differenz aufweisen, sofort und ohne manuelle Intervention durchgebucht werden können. Ziel ist es an dieser Stelle unter anderem auch, Skonto direkt einzubehalten und damit noch effektiver zu wirtschaften. Wer dieses Ziel verfolgt, muss seine Prozesse entsprechend sehr sauber definieren, um die Erfordernis von Rücksprachen gegen Null zu senken. Die Klärung von Unstimmigkeiten nimmt in beiden Abteilungen, dem Einkauf und der Buchhaltung, zu viel wertvolle Zeit in Anspruch. Prüf- und Freigabe-Workflows gestalten Es gibt auch Rechnungen, bei denen ein automatisierter Abgleich nicht möglich ist. Hierbei handelt es sich um alle Rechnungen, die keinen Bestellbezug aufweisen. Solche Rechnungen können beispielsweise Telefonrechnungen für die Handys von Mitarbeitern sein, aber auch Handwerker- und Hotelrechnungen, die im Materialmanagement nicht erfasst werden. Diese Belege werden im Rahmen der Rechnungsverarbeitung ebenfalls gescannt und dann über einen geeigneten Workflow zur Prüfung an die zuständigen Mitarbeiter und Sachbearbeiter geschickt. Per Klick auf den Link zum im elektronischen Archiv revisionssicher gespeicherten Rechnungsdokument kann der Anwender sich die gescannte Rechnung ansehen und im Workflow-Programm freigeben. Hierbei ist zu beachten, dass in vielen Unternehmen ein großer Teil der Anwender keine SAP-Lizenz hat und deswegen nicht über SAP Business Workflow für die Prüfung angesprochen werden können. Zu diesen Personengruppen zählen häufig Vorstände und leitende Mitarbeiter, die in den Rechnungsprozess mit eingebunden werden müssen. Es gibt daher spezialisierte Lösungen am Markt, die diesen Prozess auch zuverlässig außerhalb von SAP unterstützen. Komfort wird besonders geschätzt Für SAP-Anwender im Rechnungswesen ist es wichtig, dass sie weiterhin in ihrer gewohnten SAP-Oberfläche arbeiten. Sie benötigen ein Tool, das als Schaltzentrale in SAP einen Blick auf den Status aller Rechnungen ermöglicht und in dem der Absprung direkt in das Materialmanagement möglich ist, in dem sich aber per Mausklick auch die gescannten Rechnungen sofort öffnen. Komfort in der Handhabung und eine nahtlose SAP-Integration sind hier die mit Abstand am meisten gewünschte Eigenschaft einer solchen Lösung. Der Autor: Günter Brettschneider ist Chief Technical Officer (CTO) bei der ReadSoft GmbH, Neu-Isenburg Kontaktadresse: ReadSoft GmbH Frau Sandra Müller Martin-Behaim-Straße 10 63263 Neu-Isenburg Tel.: 06102 / 7162-40 Fax: 06102 / 7162-62 eMail: sandra.mueller@readsoft.de Internet: http://www.readsoft.de