Anwenderbericht: Automatisierter Rechnungsprozess "Gleich erkannt!"

Auszug unserer Kunden - Informationen ANWENDERBERICHT: AUTOMATISIERTER RECHNUNGSPROZESS „Gleich erkannt!“ Um bei der Erfassung von Eingangsrechnungen Zeit zu sparen, hat die Spedition Emons eine Erkennungssoftware eingeführt. Diese erledigt heute nach einer notwendigen Trainingsphase die Arbeit in der Hälfte der Zeit. Als Peter und Willi Emons im Jahr 1928 ihren ersten LKW kauften, hatte wohl niemand damit gerechnet, welch durchschlagender Erfolg sich für das Transportunternehmen einstellen würde. Die Emons Spedition mit Firmensitz in Köln beschäftigt heute mehr als 1050 Mitarbeiter und bietet mit 23 Niederlassungen in Deutschland, Italien und der Schweiz weltweite Transport- und Logistikdienstleistungen. Dabei ist Emons ein mittelständisches und konzernunabhängiges Familienunternehmen geblieben, das nicht zuletzt durch seinen hohen Qualitätsanspruch eine hohe Zahl an zufriedenen Großkunden aufweisen kann. Der Leitgedanke von Peter Emons lautet: „Ein zufriedener Kunde von heute sichert uns den Umsatz von morgen.“ Schnelligkeit ist dabei oberstes Ziel, sei es beim Umsetzen der Kundenaufträge oder auch bei der Unterstützung der internen Geschäftsprozesse durch moderne Informationstechnologie. So werden in der Spedition seit rund einem Jahr alle eingehenden Eingangsrechnungen digital erfasst und die Daten automatisiert in das Rechnungswesen von SAP R/3 eingespeist. Dabei ließ sich die Bearbeitungszeit im Vergleich zur vorherigen manuellen Erfassung um die Hälfte reduzieren. Erstes Erfassungs-Projekt mit SAP-Anbindung bundesweit Die Emons Spedition ist bundesweit das erste Unternehmen, das eine automatisierte Rechnungserfassung an SAP R/3 angebunden hat. Für die Umsetzung des anspruchvollen Projekts wurden zwei Softwarelösungen in Betracht gezogen. Entschieden hat sich Georg Haken, Leiter Rechnungswesen bei der Spedition, für die Lösung INVOICES des Anbieters ReadSoft, Neu-Isenburg. Diese hatte damit auch gleichzeitig einen namhaften Pilotkunden für ihr erstes SAP-Projekt mit der Software gewonnen. Bei der automatisierten Erfassung von Eingangsrechnungen stehen Unternehmen bei einer besonderen Herausforderung: Die Rechnungen jedes Lieferanten haben naturgemäß ein individuelles optisches Erscheinungsbild, so dass die auszulesenden Daten natürlich auch an den unterschiedlichsten Stellen im Dokument zu finden sind. Das Konzept von INVOICES überzeugte Georg Haken insbesondere dadurch, dass das System individuell auf die Rechnung jedes Lieferanten trainiert wird. Andere Anbieter verfolgen dagegen den Ansatz, eine allgemeingültige Matrix über das Rechnungsdokument zu legen. Um die Erkennungsquote aber gegen 100 Prozent zu fahren, ist es notwendig, dass die Software den entsprechenden Lieferanten einwandfrei identifiziert. Ein weiteres Entscheidungskriterium für die Lösung von ReadSoft war das attraktive Preis- /Leistungsverhältnis, da sich der Preis für die Softwarelizenz an der Menge der zu erfassenden Rechnungen orientiert. „Dies ist ein großer Vorteil für uns als mittelständisches Unternehmen. Bei jedem anderen Anbieter wäre das Projekt unverhältnismäßig teuer geworden“, so Georg Haken. Im laufenden Projekt wurden das System auf die unterschiedlichen Lieferanten und Partner von Emons eingestellt. Dass die Spedition ihre Partnerunternehmen dabei als Debitoren behandelt, war für ReadSoft eine Herausforderung, da die Software grundsätzlich auf die Verarbeitung von Kreditoren ausgelegt ist. Daher waren die Vorbereitungen vor der READSOFT - Document Automation Powering Your Business Efficiency! Auszug unserer Kunden - Informationen Implementation recht umfangreich. Nach diesen Anpassung und der Implementation der Software ging es an die „Trainingsphase“. Das Einscannen und Trainieren je Beleg dauerte durchschnittlich drei bis fünf Minuten. Besondere Mühe gab sich das Emons-Team allerdings mit großen Partnern und Lieferanten, von denen im Tagesgeschäft sehr viele Belege verarbeitet werden müssen. Mit diesen Dokumenten sollte bei der Erfassung möglichst keine Nachbearbeitung mehr notwendig sein; die Trainingszeit nahm in solchen Fällen daher durchaus auch einmal eine halbe Stunde Zeit in Anspruch. Während eines solchen Vorgangs lernt die Software an einem Beispielbeleg eines Partners oder Lieferanten, an welcher Stelle im individuellen Beleg Informationen wie Absender, Rechnungs-Datum, Rechnungs-Nummer, Nettobetrag und Bruttobezug auszulesen sind. Nach dieser Lernphase erkennt sie dann bei einem späteren Beleg automatisch, um welchen Absender mit welchen Eigenheiten es sich handelt. Im Stoppuhr-Vergleich war INVOICES doppelt so schnell Zunächst waren die Ergebnisse ernüchternd: Die Erkennungsraten lag lange nicht in den Regionen, die Emons und ReadSoft erwartet hatten. Wie sich jedoch herausstellte, lag die niedrige Erkennung nicht an der Erfassungssoftware selbst, sondern an einer veralteten Treibersoftware, die zunächst zum Ansteuern des bei der Spedition verwendeten Scanners verwendet wurde. Nachdem dieses Problem erkannt und behoben war, verbesserte sich die Erkennungsrate schlagartig. Um die Belege sofort in SAP weiter zu bearbeiten, wurde das INVOICES-Konzept in einem weiteren Punkt für Emons optimiert. Ursprünglich war vorgesehen, dass die Software jede einzelne gescannte Rechnung an SAP übergibt. Heute bildet die Spedition vor dem Scannen bestimmte Stapel. Die in einem Stapel enthaltenen Belege werden konsequent als Stapel weiter bearbeitet und die Ergebnis-Datei von SAP aus eingelesen. Eine Prüfsumme dient zur Kontrolle, ob der Vorgang fehlerfrei abgewickelt wurde. Insgesamt arbeiten heute sieben Mitarbeiter an ihren Arbeitsplätzen mit der Erfassungslösung. Die Akzeptanz für die Lösung ist sehr gut, seitdem sich die Erkennungsrate verbessert hat und nun gegen hundert Prozent geht. Auch Georg Haken ist mit der Erfassungslösung zufrieden: „Wir haben es mit der Stoppuhr nachgemessen: Gegenüber der manuellen Erfassung erledigt die Lösung von ReadSoft die Arbeit in genau der Hälfte der Zeit. Insgesamt ist die Zeitersparnis sogar noch größer, denn wir wollen die Belege abschließend in ein digitales Archiv einspeisen. Dann sind die Belege ja bereits eingescannt und mit den notwendigen Informationen versehen.“ Arbeitsqualität hat sich verbessert Das System ist heute auf 800 Lieferanten und Partner eingestellt, deren Rechnungen innerhalb von wenigen Sekunden erkannt werden. Der Vorteil der automatisierten Rechnungserfassung sieht man bei Emons nicht nur in der Zeitersparnis, sondern auch in der Qualitätsverbesserung. Die Rechnungen werden vom System einwandfrei identifiziert, was bei der anschließenden Buchung Sicherheit bringt. Eindeutiges Erkennungsmerkmal ist eine Kreditoren-Kontonummer, mit der dem Beleg der jeweilige Partner zugeordnet wird. Der schnelle Zugriff auf alle digitalisierten Daten ist ein weiterer Vorzug der neuen Lösung: Hier nutzte die Spedition vorübergehend das Repository von ReadSoft, einen Zwischenspeicher zu INVOICES, in dem die gescannten Belege digital zur Verfügung standen. Künftig steht für die Aufbewahrung der Belege das elektronische Archivsystem Hyparchiv zur Verfügung, welches aktuell bei Emons eingeführt wird. In diesem werden die Dokumente aus dem Rechnungswesen revisionssicher und gesetzeskonform abgelegt. READSOFT - Document Automation Powering Your Business Efficiency!