E-Invoicing für alle?! Interview mit Wolfram Priebsch, Director Consulting & Solution Central Europe bei StreamServe

E-Invoicing für alle?! Interview mit Wolfram Priebsch, Director Consulting & Solution Central Europe bei StreamServe Wo liegt die Kompetenz von StreamServe im Bereich E-Invoicing? Wir bieten eine Lösung an, die die Prozesse von der Rechnungserstellung, der Einbindung der elektronischen Signatur bis zum Versand über beliebige Kanäle softwaremäßig unterstützt. Unsere Kunden haben damit Transparenz und Kontrolle über den Gesamtprozess. Das können nicht alle Mitbewerber so leisten. Und ganz wichtig: Mit unserer Lösung stellen wir sicher, dass die jeweils rechtskonforme digitale Signatur eingebunden wird. Dafür arbeiten wir mit Partnern zusammen, deren zertifizierte Signaturlösungen nahtlos in den Rechnungsprozess integriert werden. Mal ganz konkret. Wie gewährleistet StreamServe beispielsweise die gesetzliche Vorgabe einer qualifizierten elektronischen Signatur für die Vorsteuerabzugsfähigkeit? Beispielsweise indem wir die Signaturlösung TrustWeaver on demand einbinden. Eine Lösung, die in sehr vielen Ländern für die Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen zertifiziert und akkreditiert wurde. Kurz zum Prozess: der Signaturserver von trustweaver erhält aus dem StreamServe Verarbeitungsprozess heraus die dort erstellten Rechnungen. Hier wird anhand der Storymaker GmbH, Derendinger Straße 50, 72072 Tübingen, Tel.: 07071-93872-0, Fax: -29 info@storymaker.de, www.storymaker.de Rechnungsadresse und einer hinterlegten Eintscheidungsmatrix entschieden, welche Methode angewandt wird, um die für das jeweilige Land vorgeschriebene digitale Signatur zu erstellen und dann wird diese eingefügt. Das Dokument mit der Signatur wird dann zurück an den StreamServe Server geschickt und von hier aus erfolgt der Versand über die gewünschten Kanäle – wie E- Mail, Portal oder Standleitung. Empfänger sollen von E-Invoicing profitieren, weil sie die Rechnungsdaten elektronisch erhalten und dann verarbeiten können. Wie stellt StreamServe sicher, dass die Daten ins System integriert werden? Die automatische Übernahme von eingehenden Rechnungsdaten in die Buchungssysteme des Rechnungsempfängers hängt nicht direkt mit E- Invoicing Lösungen zusammen, die die Echtheit der Dokumente durch elektronische Signaturen sicherstellen sollen. Unternehmen, die intensive Handlungsbeziehungen mit bestimmten Kunden oder Lieferanten eingehen, verwenden häufig andere Methoden für den elektronischen Datenaustausch, wie zum Beispiel EDI. Das ist meines Erachtens auch ein Grund, warum E- Invoicing noch nicht überall umgesetzt wurde. Andere Unternehmen wiederum erhalten zwar noch eine Papierrechnung, die sie für die Archivierung, die Betriebsprüfung oder die Steuerabzüge nutzen. Daneben bekommen sie aber die Rechnungsdaten auch auf elektronischem Weg und integrieren diese Daten dann in ihre Systeme. Storymaker GmbH, Derendinger Straße 50, 72072 Tübingen, Tel.: 07071-93872-0, Fax: -29 info@storymaker.de, www.storymaker.de 2 StreamServe unterstützt sehr viele Formate wie XML, Idoc oder CSV und eignet sich daher für die Optimierung der Unternehmensprozesse auch jenseits von E-Invoicing. Warum dann noch E-Invoicing? Für wen rechnet es sich? Für all jene Unternehmen, die sehr viele Dokumente mit ihren Kunden und Lieferanten austauschen und für jene, die weltweit agieren. Ab circa 200-300 Rechnungen im Monat lohnt sich der Einsatz mit Sicherheit. Wie erfolgt die Implementierung des Output- Management-Systems von StreamServe in die vorhandene IT-Landschaft? Problemlos und schnell. Denn aufgrund unserer Schnittstellenvielfalt - bezogen auf den Eingang als auch auf den Ausgang der Daten - ist die Integration in einem überschaubaren Zeitrahmen möglich. Für die Implementierung der Rechnungsstellung aus einer Geschäftsanwendung würde ich von einem Aufwand von zwei bis drei Wochen ausgehen. Dabei kann dann allerdings auch gleich das Rechnungslayout überarbeitet werden Was müsste Ihrer Ansicht nach an rechtlichen Vorgaben geändert werden, damit E-Invoicing zum Standard wird? Zunächst einmal einheitliche europäische bzw. internationale Richtlinien über die Signatur- Standards. Wenn Sie bedenken, dass selbst in der EU die Vorgaben für die E-Signatur und die Storymaker GmbH, Derendinger Straße 50, 72072 Tübingen, Tel.: 07071-93872-0, Fax: -29 info@storymaker.de, www.storymaker.de 3 Archivierungszeiträume variieren, dann können Sie sich vorstellen, welcher juristische Klärungsbedarf heute besteht, wenn Unternehmen international agieren. Wenn ich die Signale der EU richtig verstehe, dann wird es hier bald eine Vereinfachung geben. Ich denke, dies wird der Startschuss für den E-Invoicing-Boom. Storymaker GmbH, Derendinger Straße 50, 72072 Tübingen, Tel.: 07071-93872-0, Fax: -29 info@storymaker.de, www.storymaker.de 4