Elektronische Eingangsrechnungen in der Praxis

Elektronische Eingangsrechnungen in der Praxis Oliver Berndt B&L Management Consulting GmbH VOI Competence Center Elektronische Signatur © B&L Management Consulting GmbH Elektronische Eingangsrechnungen in der Praxis DMS-Forum, CeBIT 2009 Rechnungsvolumina • 10 Mrd. Rechnungen p.a. in Deutschland geschätzt, davon 2/3 in Papierform in Konsumgüterwirtschaft schon heute 150 – 170 Mio. elektronisch Kanäle der Rechnungsübertragung Sonstiges Ausgangsrechnungen kosten Dienstleister 1,40 € – 15 €/Stück (Quelle: Diverse Studien) WebEDI EDI Eingangsrechnungen kosten 6,74 € - 22 € (Quelle: Bonpago) E-Mail Fax Post Quelle Grafik: Der elektronische Rechnungsaustausch, AWV 2006 © B&L Management Consulting GmbH Elektronische Eingangsrechnungen in der Praxis DMS-Forum, CeBIT 2009 Rechnungsaustausch in D Deutscher Gesetzgeber verlangt Physischer Elektronisch zusätzlich Austausch von Qualifizierte elektronische von Papier Standard- Signatur, QES (UStG §14, 3) Fax zu • Natürliche statt juristische Standard- Person Fax Vorsteuerabzug nur mit QES (UStG §15) Datei mit EDI Fax von & nach Standard- QES, (seit 01/2009 Fax-Gerät oder mit QES z.B. Mail (mit auch ohne Anhang) Sammel- rechnung) © B&L Management Consulting GmbH Elektronische Eingangsrechnungen in der Praxis DMS-Forum, CeBIT 2009 Hürden für die Signatur-Ausbreitung • Unzureichende Kenntnisse bei den potenziellen Anwendern ist das meist genannte Problem aus Sicht der Anbieter Hürden für die Ausbreitung Komplexität der Technologie 4% 4% Verbreitung PKI-Infrastruktur 12% Investitionen und lfd. Kosten 6% 19% Komplexität der Abläufe und Bedienung 10% Unzureichendes Nutzenpotenzial Unzureichendes Produktangebot Unzureichende Kenntnisse bei potenziellen Anwendern 14% Gesetzliche und regulatorische Vorgaben 21% Sonstiges (Bitte spezifizieren!) 6% 4% Archivierung signierter Dokumente © B&L Management Consulting GmbH Elektronische Eingangsrechnungen in der Praxis DMS-Forum, CeBIT 2009 EU-Richtlinienvorschlag vom 29.01.09 • Evtl. wird es 2013 eine Erleichterung geben Papierrechnungen und elektronische Rechnungen sollen „gleich behandelt“ werden Vorgabe der elektronischen Signatur soll entfallen, ABER • Integrität und Authentizität müssen nach wie vor sichergestellt werden • Keine Aussage zum „Wie“ • Klar ist lediglich: Signatur erfüllt die Vorgaben heute und in Zukunft Erforderlich ist (geschätzt aufgrund EU-Ablauf) • Finaler Bericht der Arbeitsgruppe (Ende 2009) • Richtlinie zur Änderung der MwSteuSysRL (2010) • Zustimmung von 27 Staaten (2011 ) • Umsetzung der Richtlinie in nationales Recht (2013) Bis 2013 ist Signatur stärker etabliert © B&L Management Consulting GmbH Elektronische Eingangsrechnungen in der Praxis DMS-Forum, CeBIT 2009 Ausgewählte Anwender E-Billing in D • E-Billing stärker verbreitet als angenommen. • Airberlin • Herth+Buss • PBS Network • Amadeus Germany • Hottinger Baldwin • Red Bull (CH) • ASL, Auto Service- Messtechnik • RWE Leasing • John Deere • Schering • Bausparkasse • Landefeld Druckluft • Siemens (Einkauf) Schwäbisch Hall & Hydraulik • Sipgate (Fax) • Bechtle • Mercoline • Solvay • Dow Chemical • Metro Group • SONEPAR • E.ON • Mink Bürsten (Fax) • Telekom und T-Mobil • Edeka Minden- • Mobility Concept • Trend Micro Hannover • Müller Touristik • Trox, Klima- und • Envia TEL • National Car Rental Lüftung • Fielmann Simyo • Volz Luftfilter • Fresenius • nexMart • Würth Quelle: Eigene • GASAG • Nieten Fracht • ZF Trading Recherchen, Stand 2007 • Heinemann Logistik • u.v.a.m. © B&L Management Consulting GmbH Elektronische Eingangsrechnungen in der Praxis DMS-Forum, CeBIT 2009 Organisatorische Alternativen (Empfänger) • Outsourcing auch für Empfänger interessant Ent- Doku- Konver- Archi- Empfang Prüfen schlüsseln mentieren tieren vieren Inhouse Mengen Dienstleister Portallösung © B&L Management Consulting GmbH Elektronische Eingangsrechnungen in der Praxis DMS-Forum, CeBIT 2009 Lösungsszenarien Service Provider Direkte Kundenanbindung A Rechnungs- Rechnungs- steller empfänger Signierte Rechnung Direkte Anbindung Service Prov. B Rechnungs- SP Rechnungs- steller empfänger Aufbereitete Signierte Daten Rechnung Druckdaten an Service Prov.