Enterprise Capture ermöglicht Verbesserung des Kundenservice, Reduktion der Kosten, sowie Compliance

Kofax White Paper Enterprise Capture ermöglicht Finanzinstituten eine Verbesserung des Kundenservice, eine Reduktion der Kosten, sowie Compliance Vor knapp zehn Jahren bestand die größte Sorge großer Finanzinstitute darin, ob ihre Systeme für den Datumswechsel gerüstet sind. Das Jahr-2000-Problem wurde überbewertet, und die Banken waren sehr gut für das Jahr 2000 gerüstet. Aber an das künftige gewaltige Bearbeitungsvolumen – zum größten Teil papiergestützt – dachte kaum jemand. Der Aufschwung des Wohnbaus der 1990er Jahre brachte eine Flut neuer Darlehen und Hypotheken und eine Vielzahl neuer, kreativer Prudukte im Bankensektor. Das Papieraufkommen nahm zu. Finanzinstitute erweiterten ihr Leistungsangebot um Wertpapierkonten, NOW Accounts und Roth IRAs (in den USA) sowie Sparpläne und Rahmenkredite. In der Folge nahm die Zahl der Einleger ständig zu. Dementsprechend nahm auch das Papieraufkommen zu. Heute durchleben die Finanzmärkte einen beispiellosen Wandel. Restrukturierung, Konsolidierung und Volatilität führen zu wesentlichen strukturellen Änderungen beim Investment- und Privatkundengeschäft der Banken. Diese reagieren, indem sie aktiv nach Wegen suchen, ihre Liquidität zu verbessern, das Vertrauen von Investoren zurückzugewinnen, die Kundenbindung zu verstärken und erfolgreicher um Kundeneinlagen zu konkurrieren. Sie erkennen die Notwendigkeit einer Straffung von Geschäftsprozessen, um ihre Kunden effizienter beim Eröffnen von Konten, der Kreditvergabe, Hypothekenbearbeitung und dem Portfolio-Management zu unterstützen. White Paper • Enterprise Capture ermöglicht Finanzinstituten besseren Kundenservice, Kostenreduktion, sowie Compliance • Seite 2 Banken müssen darüber hinaus die Probleme meistern, gestalten. Kundenkonten können schneller eröffnet, die sich aus der Einhaltung einer wachsenden Anzahl Darlehensanträge schneller genehmigt werden. von staatlichen Auflagen bzgl. Rechenschaftspflichten Transaktionen werden zuverlässiger bearbeitet, und auf und Transparenz ergeben. Die Einhaltung behördlicher Informationen kann über Abteilungsgrenzen hinweg Vorschriften wurde für Finanzinstitute zu einer rascher zugegriffen werden. Durch Automatisierung kritischen und kostspieligen Angelegenheit. Dabei von Routineaufgaben der Dokumentenbearbeitung, geht es nicht nur um Richtlinien zum Schutz von Dateneingabe und -validierung können Banken Einlegerdepositen (wie z. B. die CRD in Europa) und erhebliche Kosten beim Arbeitsaufwand, Aktionärsinteressen (wie etwa die SEC-Auflagen Risikomanagement und bei der Lagerung einsparen. in den USA). Vielmehr müssen sich Finanzinstitute Bei den Prozessen der Finanzinstitute mit hohem jetzt zusätzlich mit unzähligen regulativen Dokumentenaufkommen schlägt sich die Verbesserung Vorschriften befassen, welche dokumentengesteuert der Effizienz in erheblichen Kosteneinsparungen sind.. Neue Verordnungen, wachsende und sich nieder. Die manuelle Verarbeitung ist nicht nur verändernde Kundennachfragen, Refinanzierung, ineffizient und fehleranfällig, sondern auch teuer. ein neues Wettbewerbsumfeld und der Mangel an Durch die Automatisierung der sich wiederholenden Investitionskapital zwingen die Banken zu radikalen Aufgaben der Dokumentenbearbeitung, Dateneingabe Verbesserungen bei ihrem Risikomanagement, der und Validierung kann Personal abgebaut oder für betrieblichen Effizienz und dem Kundenservice. Das höherwertige Aufgaben eingesetzt werden. bedeutet, dass sie mit ständig wachsendem Papier- und Dokumentenaufkommen konfrontiert sind und vor Zweigniederlassungen haben Instrumente allem dessen effektive und transparente Verarbeitung zur Verbesserung der Büroproduktivität wie bewältigen müssen. Multifunktionsgeräte (MFPs), Desktop-Scanner und Faxsysteme eingesetzt. Es besteht aber die Die Dokumentenerfassung nimmt irrige Vorstellung, diese Instrumente seien nur für zwei Wege Büroaufgaben wie Kopieren und Dokumentensharing Banken und andere Finanzinstitute haben auf da und nicht integraler Bestandteil einer Lösung zur diese Papierlawine mit dem Einsatz einer Reihe Automatisierung dokumentengesteuerter Prozesse. von Backoffice-Dokumentenerfassungssystemen reagiert, die in der Regel an einer zentralen Stelle Backoffice-Bereiche, die mit der Bearbeitung oder in einer Fernverarbeitungseinrichtung für von Darlehensunterlagen, Kreditanträgen, Dokumente untergebracht sind. Indessen haben Investmentunterlagen und Kontenblättern befasst sind, die örtlichen Zweigstellen dieser Finanzinstitute in haben ebenfalls eigene Hochgeschwindigkeitsscanner, dem Bestreben, ihre Rückstände in der Verarbeitung Erfassungssoftware und Archivierungslösungen. von Papierdokumenten abzubauen, gesondert in Auch hier besteht die irrige Auffassung, diese die Automatisierung ihrer dokumentengesteuerten Instrumente seien nur zur Schriftgutverwaltung und Geschäftsprozesse investiert. Archivierung da und nicht integraler Bestandteil der Geschäftsprozessautomatisierung. Durch diese Die automatisierte Dokumentenerfassung bringt Systeme, die Millionen Seiten Papier verarbeiten zahlreiche Vorteile. Geschäftsprozesse lassen sich können, werden so arbeitsintensive Funktionen in einer elektronischen Datenumgebung effizienter wie das Postöffnen, das Schecksortieren und die White Paper • Enterprise Capture ermöglicht Finanzinstituten besseren Kundenservice, Kostenreduktion, sowie Compliance • Seite 3 Formularverarbeitung automatisiert. Informationen Transaktionen beginnen aus strukturierten Dokumenten werden mit Hilfe in der Zweigstelle – die ausgeklügelter Anwendungen zur Zeichen- und Informationserfassung sollte es auch Dokumentenerkennung extrahiert. Für die meisten Finanzinstitute beginnt eine Transaktion in der Geschäftsstelle und nicht im Backoffice-Bereich. Da große Backoffice-Erfassungssysteme ursprünglich Mit dem zunehmenden Einsatz von Geldautomaten und bei der Extraktion von Daten aus hochstrukturierten des Internet-Bankings für Routinetransaktionen werden in Formularen am effektivsten waren, beschränkte Bankfilialen zunehmend kompliziertere (und für die Bank sich ihre Anwendung auf immer wiederkehrende höherwertigere) Transaktionen durchgeführt. Kunden Dokumente, die in sehr großer Zahl zu verarbeiten können ebenso gut ein Konto eröffnen, eine Kreditlinie waren. Die sorgfältig kodierten Magnetschriftzeichen oder eine Wohnungsbauhypothek beantragen wie einen auf Schecks sind ein Beispiel hierfür. Im Laufe Scheck einlösen. Booz Allen Hamilton berichtet, dass 63 der Zeit ist die Software für immer komplexere % der Privatkunden einem Giro- oder Sparkonto bei einer Dokumentenverarbeitungsaufgaben eingesetzt Bankfiliale den Vorzug vor alternativen Möglichkeiten wie worden (aber fast immer für die großvolumige dem Internet- oder dem Telefonbanking geben. Verarbeitung strukturierter Formulare). Diese Entwicklung hat zur Abkopplung zwischen den Dabei erwartet der Kunde eine umgehende kundenbezogenen Frontoffice-Prozessen, von denen Antwort, wenn er sich im Zusammenhang mit viele Transaktionen ausgehen, und dem Backoffice- einem Kredit an einen Kreditsachbearbeiter oder Dokumentenerfassungssystem geführt, das die Kreditspezialisten wendet. Durch Nutzung des Datenarchive speist. bereits vorhandenen Dokumentenerfassungssystems besteht die Möglichkeit, diese Transaktionen Die Abkehr von der Speicherung in Papierform sofort zu automatisieren.