Zwei Kompetenzführer im Bereich automatisierte Dokumentenprozesse: Purchase to Pay und eInvoice: Oliver Hoffmann und die ReadSoft GmbH

Oliver Hoffmann und die ReadSoft GmbH - Zwei Kompetenzführer im Bereich automatisierte Dokumentenprozesse: Purchase to Pay und eInvoice Name: Oliver Hoffmann Funktion: Geschäftsführer Organisation: ReadSoft GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, im Rahmen unserer Competence Site möchten wir Ihnen kompetenzführende Experten und Organisationen aus Forschung und Praxis vorstellen. In diesem Interview sprechen wir mit Oliver Hoffmann, der im Januar 2009 als Managing Director die Führung von ReadSoft Deutschland übernommen hat. Hoffmann kommt von SAP, wo er mehr als zehn Jahre in verschiedenen Füh- rungspositionen tätig war. Zuletzt verantwortete er den Bereich SAP Netweaver als Solution Sales Director der deutschen Landesgesellschaft. ReadSoft ist marktführender Anbieter von Software im Bereich automatisierte Dokumentenprozesse (Document Automation) und widmet sich mit seinen Lö- sungen speziell der Prozessoptimierung von Post- und Rechnungseingang - Schwerpunkt ist die elektronische Prozessautomatisierung in SAP. Hauptsitz der Gruppe ist Schweden, wo das Unternehmen auch an der Börse notiert ist. Neben einer persönlichen Einschätzung zur Entwicklung des Bereichs der au- tomatisierten Dokumentenprozesse gibt uns Herr Hoffmann einen Einblick in die Historie der ReadSoft GmbH und geht dabei auch auf seinen eigenen Wer- degang ein. Im Anschluss stellt er die Leistungen seines Unternehmens sowie dessen Marktposition vor und verdeutlicht seine Arbeit an einem beispielhaften Projekt. Zum Schluss wagt Oliver Hoffmann mit uns einen Ausblick in die Zu- kunft der Branche. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Sehr geehrter Herr Hoffmann, Frageblock 1: ReadSoft und Oliver Hoffmann als Kompetenzführer im Bereich automati- sierte Dokumentenprozesse Competence Site möchte die Kooperation zwischen den führenden Kompe- tenzanbieter und ihren -Nachfragern fördern. Kooperieren setzt aber Kennen voraus und so möchten wir Sie und ReadSoft vorstellen, auch wenn Oliver Hoffmann und ReadSoft sicherlich zu den bekannten Kompetenzführern der Branche zählen. Daher als erstes vorweg: Können Sie uns aus Ihrer Perspektive die wichtigsten Meilensteine von ReadSoft skizzieren? Wie kam es zur Unternehmensgrün- dung? Wer sind typische Kunden und was sind typische Dienstleistungen der ReadSoft? Antwort: ReadSoft wurde im Jahr 1991 gegründet mit der damals noch neuen Idee, Papierformulare zu scannen, die Daten elektronisch auszulesen und somit die manuelle Erfassung weitgehend abzulösen. Unsere beiden schwedischen Firmengründer waren noch Studenten – ReadSoft war damals also eine typische Garagenfirma! Die Idee setzte sich durch, die Software wurde weltweit zu einem großen Erfolg. Rund um die Jahrtausendwende kam dann das Thema Rechnungsverarbeitung hinzu, wobei sich dies als weit anspruchsvoller herausstellte als das Auslesen von Formularen. Bei Rechnungen geht es ja nicht nur um das Erfassen von Daten, sondern auch um automatisierte Prozesse. Da ist die Integration in ERP-Systeme gefragt und auch komplette Workflow-Prozesse müssen unterstützt werden. Hier in Deutschland hat ReadSoft sich vor allem auf die Rechnungserfassung in SAP-geprägten Infrastrukturen spezialisiert und ist in diesem Umfeld führender Anbieter. In jüngerer Zeit wurde das Angebot so ausgeweitet, dass wir auch komplette Beschaffungs- und Lieferprozesse durchgängig abbilden. Unsere Kunden sind nach wie vor überwiegend unter den SAP-Anwendern zu finden. www.competence-site.de Seite 2 Hier addressieren wir mittelständische sowie auch große Unternehmen, darunter auch Konzerne mit Shared-Service-Strukturen. Heute beschäftigen wir weltweit 475 Mitarbeiter. ReadSoft ist in 16 Ländern mit Niederlassungen vertreten. Frageblock 2: Automatisierte Dokumentenprozesse, elektronische Prozessautomatisie- rung ReadSoft ist marktführender Anbieter von Software im Bereich Document Au- tomation und widmet sich mit seinen Lösungen speziell der Prozessoptimierung von Post- und Rechnungseingang. Wo stehen wir heute und was kann in Zukunft erwartet werden? Was sind Ihrer Einschätzung nach momentan die aktuellsten Konzepte für erfolgreiche auto- matisierte Dokumentenprozesse? Was versteht man in diesem Zusammenhang unter dem Schlagwort Purchase-to-Pay? Was sind die neuesten technischen Entwicklungen? Antwort: Speziell mit der Automatisierung des Rechnungseingangs wurde in der Vergangenheit ja am Ende der eigentlichen Prozesskette angesetzt. Dieses Vorgehen ist auch naheliegend, weil die Projekte schnell umgesetzt sind, nur wenige Stellen einbezogen werden müssen und die Nutzen- und Einsparpotenziale in den meisten Fällen sehr groß sind. Hierzu zählen die Zeitersparnis, mehr Transparenz in Bezug auf Verbindlichkeiten und Liquidität sowie auch häufig eine verbesserte Skonto-Ausschöpfung. Nachdem diese Aufgabenstellung inzwischen bei vielen Unternehmen gelöst ist, steht nun die Durchgängigkeit der Prozesse auf der Agenda, angefangen beim Bestellvorgang über den Lieferprozess bis hin zu Erfassung und Buchung einer Rechnung. Auch der elektronische Posteingang ist bislang nur bei wenigen Unternehmen umgesetzt. ReadSoft hat sein Lösungsportfolio auf diese Anforderungen abgestimmt. Wir unterstützen komplette Purchase-to-Pay- www.competence-site.de Seite 3 Prozesse mit unserem Process Director, bei denen in einem übersichtlichen Cockpit Transparenz über die Prozesse gewährleistet ist. Ähnlich wie bei Rechnungen erhält der Anwender einen Überblick über den aktuellen Status von Prozessen und Dokumenten. Was den Posteingang betrifft, bieten wir mit der Lösung Classify & Index die Möglichkeit, alle Dokumente des Posteingangs nach dem Scannen zu klassifizieren und ein Dokument je nach Dokumententyp in den richtigen Prozess zur weiteren Bearbeitung zu leiten. Frageblock 3: Purchase-to-Pay (P2P) und eInvoice Von welchen Mehrwerten profitieren Unternehmen, die sich an Sie wenden? Welche Lösungen und Dienstleistungen bieten Sie Ihren Kunden im Bereich Purchase-to-Pay ganz konkret? Und wie setzen Sie die Anforderungen an E- Invoices dabei um? Was sind die Voraussetzungen für einen erfolgreichen Ein- satz dieser ReadSoft-Lösungen? Bedienen Sie spezielle Zielsegmente oder können Lösungen Branchen-unabhängig verwendet werden? Antwort: Bei der Rechnungsverarbeitung ist die nahtlose Integration in die ERP-Umgebung ein großer Faktor für die führende Stellung von ReadSoft im Markt. Das erweiterte Lösungportfolio bildet nun auch den gesamten Purchase-to- Pay-Prozess ab. Unsere Anwender profitieren von harmonisch aufeinander abgestimmte Komponenten, die die Verarbeitung von Standarddokumenten von der Beschaffung bis hin zum Rechnungswesen optimieren. Konkret bedeutet das, dass wir aktuell Bestellungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen sowie die Rechnungen abwickeln. Die Rechnungen können sowohl auf Papier als auch elektronisch im Unternehmen eintreffen. Die aus gesetzlicher Sicht erforderlichen Prüfungen der qualifizierten elektronischen Signatur sind in unsere Lösungen integriert. Eine SaaS-basierte Applikation erstellt und verifiziert Signaturen. Verarbeitet werden elektronische Rechnungen in allen gängigen Formate wie XML, EDI, iDoc und PDF. Sobald ein Verifikationsreport vorliegt, werden sie im Invoice Cockpit genauso aufgeführt, wie es der Nutzer von den gescannten Papierrechnungen her gewohnt ist. So entsteht völlige Transparenz über den gesamten Rechnungseingang und den jeweiligen Status www.competence-site.de Seite 4 der Rechnungen. Und natürlich können die E-Invoices auch zur Prüfung und Genehmigung in den Web Cycle geleitet werden. Die Anwender profitieren auch hier wiederum von einem nahtlosen Prozess ohne Medienbrüche. Spezielle Voraussetzungen für den erfolgreichen Einsatz der P2P-Lösung oder E-Invoices im SAP-Umfeld gibt es keine. Unsere Consultants machen im Vorfeld eine umfassende Analyse der vorhandenen Infrastruktur und Prozesse und schlagen hierauf basierend eine optimale Vorgehensweise im Projekt vor. Die Lösungen sind branchenunabhängig. Installationen und Referenzen und somit Know-how bestehen wir in allen denkbaren Marktsegmenten: Finanzen, Versicherungen, Industrie und Handel, Healthcare, Behörden und weitere. Wir richten uns an große Unternehmen und Konzerne – auch weltweit – sowie an den SAP-Mittelstand. Frageblock 4: Unterstützung automatisierter Dokumentenprozesse durch ReadSoft Zum Teil scheuen Anwender die für sie schwer einschätzbaren Konsequenzen von innovativen Lösungen im Bereich Document Automation – besonders jetzt zu Zeiten der Finanzkrise, in der der ROI besonders stark an Bedeutung ge- winnt. Wie sehen typische Projekte bei ReadSoft aus? Mit welchem Ergebnis kann, mit welchem Aufwand muss man dabei rechnen? Was ist Ihre Rolle bzw. was sind Ihre Dienstleistungen und Ihre Aufgaben und welche Aufgaben über- nehmen andere Projekt-Partner, z.B. Ihre Kunden selbst? Welche Document Automation Strategien führen dauerhaft zum Erfolg? Antwort: Der ROI von automatisierten Dokumentenprozessen ist ja von mehreren Faktoren abhängig, wie beispielsweise der Zahl der Dokumente, den Strukturen im Unternehmen, den bisherigen Prozessen überhaupt und der Anzahl beteiligter Stellen und Personen.