Papierfabrik automatisiert zentralen Rechnungseingangs-Prozess

Anwender- Der ReadSoft Effekt bei: Papierfabrik August Koehler Lösung: Automatisierte Rechnungsverarbeitung bericht Branche: Produzierendes Gewerbe Land: Deutschland Papierfabrik Koehler automatisiert zentralen Rechnungseingangs-Prozess Die Papierfabrik August Koehler AG, Oberkirch, zieht zufrieden Bilanz nach der Einführung einer Lösung zur automatisierten Rechnungsver- arbeitung von ReadSoft. Die an drei Standorten vertretene Gruppe konnte mit der zentral eingesetzten Lösung eine deutliche Beschleunigung des Prozesses gegenüber der vorherigen manuellen Bearbeitung erreichen. Rund 65.000 Eingangs- „Neben beschleunigten rechnungen jährlich werden mit den modular Vorgängen und den damit aufeinander abgestimmten Komponenten der verbundenen Rationalisierungs- ReadSoft-Suite verarbeitet. potenzialen war es auch eines Das Gesamtpaket besteht aus der Software ReadSoft Invoices Projektziele, die Rechts- der Projektziele, die Rechts- und sowie den SAP-Add-ons Invoice Cockpit und Web Cycle, und Buchungssicherheit Buchungssicherheit zu erhöhen.“ die bei der Koehler-Gruppe nahtlos in das bestehende SAP- zu erhöhen“, sagt Walter Walter Hoferer, System integriert wurde. Die Anwendung wird über eine über- Hoferer, Leitung Finanz- Leitung Finanzbuchhaltung, sichtliche Benutzeroberfläche bedient. Im Auswahlprozess buchhaltung bei der hatten insbesondere die einfache Handhabung sowie der Papierfabrik August Koehler AG Papierfabrik. „Zusätzlich komfortable Prüf- und Genehmigungsworkflow überzeugt. Das zu den Rechnungsdaten Projekt startete mit einer intensiven, detaillierten Vorbereitungs- werden auch umsatz- phase. Im Anschluss wurde die Lösung nach einem Best- steuerliche Pflichtangaben sowie Bankverbindungen auf den Practice-Modell von ReadSoft innerhalb von 14Tagen eingeführt. Rechnungen ausgelesen. Dadurch lassen sich Eingabefehler vermeiden. Der Zeitgewinn war schnell spürbar.“ Der Web Cycle löste einen bereits eingesetzten Workflow ab, bei dem es durch Systemanpassungen und Releasewechsel Das System soll kontinuierlich optimiert werden. Neben immer wieder zu Problemen gekommen ist. Wie schon zuvor kleineren Zusatzentwicklungen ist bei Rechnungen mit Bestell- können die SAP-Funktionalitäten der Mengen- und Preissperre bezug geplant, bei vollständiger Übereinstimmung zwischen bei Rechnungen mit Bestellbezug genutzt werden. Ein zu- ausgelesenen Rechnungsdaten und den SAP-Systemdaten sätzliches Plus der neuen Lösung: Auch Nutzer ohne SAP- automatisch durchzubuchen. Ebenso will das Projektteam in Lizenz können per Web-Applikation Informationen und Frei- einem weiteren Schritt elektronisch übermittelte Rechnungen gaben einholen. Die von ReadSoft Invoices ausgelesenen („eInvoices“) einbinden. Rechnungsdaten werden sowohl an das SAP-System als auch an das elektronische Archivsystem weitergeleitet. Im Invoice Mit einem Umsatz von 600 Millionen Euro und einem Absatz Cockpit hat das Kreditorenmanagement alle buchungs- von 460.000 Tonnen Papier gehört die Koehler-Gruppe zu den relevanten Daten im Überblick, wo sie auch mit den SAP- wenigen unabhängigen deutschen Unternehmen in der Papier- Stammdaten abgeglichen werden. industrie. Die Gruppe produziert Feinpapier, Spezialpapiere, technische Papiere, Thermopapiere und vieles mehr. „Neben beschleunigten Vorgängen und den damit ver- bundenen Rationalisierungspotenzialen war es auch eines der