Rechnungsprozesse vereinheitlichen und automatisieren

ANWENDERBERICHT ZF Friedrichshafen AG Rechnungsprozesse vereinheitlichen und automatisieren RECHNUNGSPROZESSE vereinheitlichen und automatisieren Automobilzulieferer ZF Friedrichshafen AG führt unternehmensweit Rechnungsverarbeitungslösung von ReadSoft ein Die ZF Friedrichshafen AG, ein weltweit führender Automobilzulieferkonzern für Antriebs- und Fahrwerktechnik, optimiert die Prozesse im Rechnungswesen mit einer Automatisierungslösung von ReadSoft. Ziel der Softwareeinführung ist es, die Kreditorenprozesse in den Gesellschaften weltweit zu standardisieren. Zuvor gab es zwar bereits an einigen Standorten in Deutschland und in den USA eine Lösung zur Rechnungserfassung und -verarbeitung, deren Handhabung in den einzelnen Gesellschaften jedoch sehr unterschiedlich und individuell geregelt war. Insbesondere konnten mit der bisherigen Anwendung die Abläufe in SAP nicht automatisiert werden und keine durchgängige Prozessunterstützung gewährleistet werden. Die Entscheidung für eine neue, einheitlich eingesetzte Lösung wurde auch deshalb getroffen, weil der hohe Anteil an EDI-basierten Rech- nungen mit der gleichen Lösung verarbeitet werden sollte wie alle anderen eingehenden Rechnungen. Dies war eine wesentliche Anforde- rung des Unternehmens, da in der Automotive-Branche ein Großteil aller Rechnungsdaten zwischen Herstellern und Lieferanten auf elektronischem Wege via EDI ausgetauscht wird. Das Rechnungsvolumen weltweit beträgt 1,5 Millionen Belege im Jahr. Insbesondere von der automatisierten Verarbeitung der Eingangsrechnungen will ZF künftig unternehmensweit profitieren und transparenter arbeiten. „Wir wünschten uns eine Lösung, die sich für den internationalen Roll-out eignet und somit in der Lage ist, die Prozesse in allen Divisionen und an allen Standorten einheitlich zu gestalten. Die Wahl fiel unter anderem deshalb auf ReadSoft, weil das Unternehmen als internationaler Anbieter die notwendige Projektunterstützung und fachliches Know-how vor Ort bieten kann“, berichtet Michael Heuss, IT-Projektleiter im zentralen Roll-out-Team. ZF ist ein weltweit führender Automobilzulieferkonzern in der Antriebs- und Fahrwerktechnik mit 123 Produktions- gesellschaften in 27 Ländern. Der Konzern mit rund 64.000 Mitarbeitern erzielte 2010 einen Umsatz in der Größenordnung von 12,9 Milliarden Euro. Auf der Rangliste der Automobilzulieferer ist ZF unter den zehn größten Unternehmen weltweit. In Bezug auf das Lösungskonzept überzeugte ReadSoft mit einer SAP-zertifizierten Lösung, die die Prozesse im Rechnungswesen optimal und durchgängig unterstützt. Schlüsseldaten auf den Rechnungen werden mit den Bestelldaten im SAP-System abgeglichen. So können viele Belege bei entsprechender Übereinstimmung automatisiert gebucht werden. Die eingesetzte Cockpit-Lösung bietet einen vollständigen Überblick über alle Rechnungen, einschließlich der per EDI übermittelten Rechnungsdaten. Die Workflow-Komponente, ebenfalls ein zertifiziertes SAP- Add-on, ermöglicht es, Rechnungen zur Prüfung an die zuständigen Mitarbeiter weiterzuleiten und Rechnungsfreigaben einzuholen. Mehrstufiges Auswahlverfahren und Pilotphase Nachdem das Auswahlverfahren im März 2009 mit einer umfangreichen Shortlist begonnen hatte, wurden zwei ausgewählte Software- Anwendungen im August und September 2010 zum Test installiert. Die Entscheidung fiel zugunsten der ReadSoft-Lösung, die die Anforde- rungskriterien am besten erfüllte. Besonders überzeugt hat die Möglichkeit, Workflows schnell und einfach zu konfigurieren und anzupassen. Von ebenso großer Wichtigkeit war die Unterstützung der EDI-Funktionalitäten im Standard sowie anderer Formate elektronischer Rech- nungen unter Berücksichtigung der Signaturverfahren. Da die erforderlichen Funktionen Bestandteil der ReadSoft Standard-Lösung sind, ist eine anhaltende Unterstützung dieser Prozesse im Rahmen Standard-Pflege gewährleistet. Beginnend mit dem ersten Standort Mitte August 2010 ist die automatisierte Rechnungsverarbeitung Stand März 2011 an sieben Standorten im Livebetrieb. Mit Hilfe eines einheitlichen Templates und einem zentralen Team erfolgt der Roll-out, bei dem noch in 2011 drei weitere Gesellschaften in Deutschland mit der Anwendung ausgestattet werden sollen. Zudem ist noch im gleichen Jahr geplant, einen Standort in USA sowie Tschechien auf die ReadSoft Standard-Lösung zu bringen. Einheitliches Rechnungseingangsbuch für alle Rechnungsformate Im Automotive-Markt wird ein großer Teil an Rechnungen via EDI ausgetauscht. Eingangsrechnungen müssen gegen aktuelle Lieferscheine sowie langfristige Lieferpläne geprüft werden. Die Lieferpläne sind in SAP angelegt und definieren teilweise über mehrere Jahre hinweg, welche Komponenten die Lieferanten von ZF liefern müssen. Diese für den Automotive-Markt typische Besonderheit soll durch die Automatisierung des Prozesses mit der Cockpit-Lösung von ReadSoft effizienter und transparen- ter abgewickelt werden. Die schwer lesbaren Informationen aus den EDI-Datenströmen werden in einer nachvollziehbaren und verständlichen Form aufbereitet und zusammen mit den Informationen aller anderen Eingangsrechnungen in einem zentralen Rechnungseingangsbuch zur Weiterverarbeitung bereitgestellt. Zusätzlich wird ein lesbares Rechnungsbild aus dem EDI-Datenstrom erzeugt. Dieses erleichtert die elektronisch unterstützte Nachbearbeitung und die Nachvollziehbarkeit für Buchhalter und externe Prüfer. Der Buchhalter kann über die neu eingeführte Workflow-Komponente einen Freigabe-Prozess starten. Per E-Mail erhalten die zuständigen Mitarbeiter dann eine Nachricht mit Link zum webbasierten Work- flow. Die zu prüfende Rechnung kann freigegeben oder – bei Nachfragen – mit Informationen er- gänzt werden. In Bezug auf Preisdifferenzen wird der Workflow automatisch an den zuständigen Einkäufer geschickt, der durch seine Freigabe – ebenfalls automatisiert – eine Belastung generiert. Auch von dieser Funktionalität der Lösung verspricht sich ZF eine erhebliche Beschleunigung der Ab- läufe, denn bei unstimmigen Rechnungen wurden zum Teil in der Vergangenheit noch Belege mit der Hauspost in Umlauf gegeben. Durch die Freigabe im System sind die einzelnen Freigabeschritte im Sy- stem dokumentiert und auch für externe Prüfer (Finanzbehörden, Wirtschaftsprüfer) nachvollziehbar. Vor dem Hintergrund der Änderung der EU-Mehrwertsteuer- richtlinie 2006/112/EC und dem Entwurf des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 sind die Anforderungen an einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung eine wesentliche Voraussetzung für die steuerli- che Akzeptanz von elektronischen Rechnungen. Ein Genehmigungs- workflow, der automatisiert gestartet wird und zu klärende Rechnungen an die zuständigen Personen leitet, stellt den nächsten, wesentlichen Schritt zur effizienteren Prozess- gestaltung dar. ANWENDERBERICHT ZF Friedrichshafen AG Hohe Akzeptanz durch Kommunikation und Training Da die neue Lösung auch eine Umstellung der Prozesse und Arbeitsweise der Kreditorenbuchhalter mit sich bringt, setzt ZF auf eine offene Kommunikation und Trainingsprogramme begleitend zur Implementierung. Diese Maßnahmen sollen zu einer höheren Akzeptanz beitragen und den Mitarbeitern den Umgang mit den Veränderungen in den Abläufen erleichtern. Das Ziel von ZF ist es, eine Eingangs- rechnung so früh wie möglich in SAP zu erfassen. Hierzu wird sie zunächst gebucht, dann vorerst für die Zahlung gesperrt, bis sie von der Fachabteilung zur Zahlung freigegeben wird. Vorteil dieser Reihenfolge ist eine vollständige und stets aktuelle Übersicht über den Rech- nungsstatus und das Cashflow-Management. Alexander König, Leiter Betreuung Auslandsgesellschaften: „Als international tätiger Konzern ist es wichtig, dass die Finanzprozesse standardisiert, transparent und effizient sind. Wir haben uns deshalb für ReadSoft entschieden, weil die Rechnungsverarbeitungslösung in SAP integriert ist und eine durchgängige Prozessunterstützung leistet. Unser Ziel ist es, einen so hohen Automatisierungsgrad zu erreichen, dass unsere Buchhalter in Zukunft weniger Routine-Tätigkeiten ausführen und vermehrt den Rechnungsbearbeitungsprozess managen, indem sie entsprechende Nachfragen effizient und schnell bearbeiten.“ ZF Friedrichshafen AG Graf-von-Soden-Platz 1 D-88046 Friedrichshafen Telefon: +49 7541 77-0 postoffice@zf.com www.zf.com ReadSoft GmbH Hugenottenallee 175 D-63263 Neu-Isenburg Telefon: +49 6102 71 62-0 info@readsoft.de www.readsoft.de