Rechnungsverarbeitung in SAP - E-Statement von Gisela Krüsch, Marketing Managerin (ReadSoft GmbH)

Rechnungsverarbeitung in SAP - E-Statement von Gisela Krüsch, Marketing Managerin (Readsoft GmbH) Name: Gisela Krüsch Funktion/Bereich: Marketing Managerin Organisation: Readsoft GmbH Kompetenzbereich: Document Automation URL: www.readsoft.de Liebe Leserinnen und liebe Leser, Readsoft bietet SAP-zertifizierte Lösungen, mit deren Hilfe sämtliche Prozesse aus den Bereichen Finance, Supply Chain und Business Support elektronisch abgebildet werden. Dazu gehört auch der Rechnungseingangsprozess und die Rechnungsverarbeitung in SAP. Eingehende Rechnungen zum Beispiel, ob papierbasierend oder als EDI-Transaktion, werden einer Invoices-Lösung zuge- führt, Daten aus Papierrechnungen oder eingehenden PDF-Dateien werden zuverlässig ausgelesen. Worin genau der Readsoft-Effekt besteht, dazu nimmt Gisela Krüsch, Marketing Managerin bei der Readsoft GmbH, Stellung. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen, Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Sehr geehrte Frau Krüsch, Frageblock 1: Für welche Kunden sind Ihre Softwarelösungen geeignet? Unternehmen benötigen meiste eine perfekt auf sie zugeschnittene Softwarelö- sung. Inwiefern kann Readsoft Unternehmen, die mit SAP arbeiten, die pas- sende Software für Ihre Anforderungen bieten? Antwort: Mit unseren Lösungen erleichtern, vereinfachen und unterstützen Unternehmen ihre Prozessgestaltung in SAP. Speziell für die Rechnungseingangs- Bearbeitung bieten wir ein Tool, das die Funktion eines globalen Rechnungs- eingangsbuches hat: das sogenannte Cockpit, ein Bestandteil des Process Di- rector für Eingangsrechnungen. Hier werden sowohl Papier- als auch elektroni- sche Rechnungen nach dem Auslesen der Rechnungsinformationen zentral in einer Übersicht erfasst und zur Weiterverarbeitung bereit gestellt. Die Rech- nungsdaten werden mit den im SAP System befindlichen Daten - beispielswei- se Steuernummer, Bankangaben oder Firmenname – aus der Bestellung, den Lieferantenstammdaten und/oder dem Lieferschein abgeglichen. Bei Abwei- chungen wird automatisiert ein Workflow gestartet, um eine zeitnahe Bearbei- tung zu gewährleisten, bei Übereinstimmung der Daten wird die Rechnung au- tomatisch im SAP-System gebucht. Bei Bedarf lassen sich auch mehrstufige Genehmigungs- und Freigabeprozesse individuell konfigurieren. Besonders hervorzuheben ist die übersichtliche und individuell konfigurierbare Ansicht im Process Director, die alle eingehenden Rechnungen und deren Be- arbeitungsstatus anzeigt. Wichtig zu wissen: unsere Lösungen sind durchgän- gig SAP zertifiziert und befinden sich in einem ReadSoft eigenen Namensraum. Dadurch bleiben Entwicklungen unserer Lösung von SAP Release-Updates und kundeneigenen Erweiterungen unberührt. www.competence-site.de Seite 2 Frageblock 2: Rechnungsverarbeitung in SAP Wie sieht die typische Einbindung von Readsoft-Software in die SAP- Anwendung eines Unternehmens aus, welche Schritte gehen der Integration normalerweise voraus? Antwort: Zunächst erstellen wir gemeinsam mit dem Kunden ein Lösungskonzept, das sich am individuellen Bedarf und an den jeweiligen Anforderungen orientiert. Darüber hinaus treffen wir Abstimmungen hinsichtlich Serverlandschaft, Daten- bank und Scanner, um unsere Erkennungs-Komponente DOCUMENTS zu in- tegrieren. Nach der Bestätigung des Konzepts erfolgen dann die Installation der erforderlichen Hard- und Software-Komponenten sowie das Customizing der definierten Prozesse. Anschließend bauen wir eine Testumgebung auf, in der wir kundenspezifische Einstellungen und gegebenenfalls Erweiterungen vornehmen. Nachdem wir alle Komponenten integriert und eingestellt haben, durchläuft die Gesamtlösung eine entsprechende Testphase. Wenn nötig, nehmen wir je nach Bedarf und Anforderungen des Kunden weitere Anpassungen vor, bevor der Process Direc- tor dann produktiv zur automatisierten Rechnungsverarbeitung in SAP einge- setzt wird. Vielen Dank für das Statement! www.competence-site.de Seite 3